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ファイル共有で業務を効率化!気になるその手段とは

石部 智則 石部 智則
2017-07-14 | ファイル共有

デジタル化が進んだ現代、データの共有や受け渡しの方法も日々進歩を遂げています。ただ毎日扱うデータの量が多い分だけ、やり方によっては業務が停滞してしまうおそれも。仕事で使うファイルやフォルダをスムーズに誰かと共有できれば、仕事はもちろん社内外のコミュニケーションもうまくいきそうですよね。

ここでは日々の業務を円滑に進めるためにも知っておきたい、効率的なファイル共有方法について紹介します。

仕事をもっと快適に!データにまつわる不満な部分は?

部署によっては日々業務をこなしていくうえで、取引先との間や社内で大量のデータをやり取りすることになります。そんなとき社内の環境によっては不便さを感じることもあるはずです。そこで、全国の男女を対象にアンケート調査を実施し、業務上のデータのやり取りに関する不満について訊ねました。

【質問】
会社で使用するデータのやり取りで不満に感じているのはどのようなことですか?

【回答結果】
大容量ファイルの受け渡しに時間がかかる:64
定期的なバックアップが必要:40
異なるOS間でのやり取り:11
モバイル端末未対応:12
その他:23

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 – 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年04月27日~2017年05月04日
有効回答数:150サンプル

容量が大きすぎ、スマホで使えない……データを扱うのは大変!

回答の中で特に多かったのが、「大容量ファイルの受け渡しが不便」という意見です。

・画像データが多いので、大容量ファイルになり、時間がかかる。(56歳/女性/パート・アルバイト)
・容量が大きく時間がかかる為、仕事が遅れてしまう(28歳/男性/正社員)

データサイズが大きい分だけ、メールなどではやり取りに時間がかかって大変なようです。また「バックアップに手間がかかる」という意見も目立ちました。

・多忙でバックアップを取り忘れてトラブルになった時に困ります。(43歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・万が一バックアップをとっていなかったときのリスクが大きい(22歳/女性/パート・アルバイト)

バックアップの必要性は感じているものの、いちいち取るのは大変……ということのようです。さらに、「モバイル端末に対応していない」や「異なるOS間のやり取りが不便」という意見も一定の支持を集めました。

・モバイル端末に対応していないと、何かと不便に思うから。(35歳/男性/派遣社員)
・winとmac間のVBAファイル移行時の文字化けに悩む。(45歳/男性/正社員)

モバイル端末から必要なデータを見られない、OS間のやり取りに制約が出る……どちらもシチュエーションによっては、かなり困ることになりそうです。困るポイントは人それぞれ違うとはいえ、多くの人が日々のデータのやり取りでストレスを感じていることがわかります。どうすればもっとデータの共有ややり取りがうまくいくのでしょうか。以下具体的に方法を探っていくことにしましょう。

ファイル共有の方法Mac編!仕事をもっと快適に!

職場によってはMacを使っているところもありますよね。なかにはMacとwindowsという2つのOSが共存しているというケースもあるかもしれません。Mac同士、Mac・windows間、同じネットワーク上にあるパソコン同士であればどちらの場合でもファイルの共有設定は可能です。Mac同士であれば「システム環境設定」の「共有」で簡単にデータの共有ができます。Mac・windows間でも、Mac側の「Finder」や「システム環境設定」から設定すれば、共有フォルダ内のデータを相互利用できるようになります。

Macとモバイル端末の間でファイルを共有することも可能です。iOS 端末なら標準機能のAirDropが使えますし、Android端末の場合でも専用のアプリがあります。

端末ごとにファイル共有設定をするのが面倒という場合には、オンラインストレージを利用するという手段もあります。

詳しくは、「ファイル共有を使いこなす!Mac編」をご参照ください。

ファイル共有の方法windows編!業務効率の改善に!

職場のパソコンが全部windowsという場合は、OSに標準搭載されているファイル共有機能を利用してファイルの共有設定ができます。OSのバージョンによって操作方法は違いますが、共有したいフォルダを右クリックするとwindows7なら「共有」、windows10なら「プロパティ」という項目が出てくるはずです。ここから必要な設定を行うことができます。社内ネットワーク限定でファイル共有を行なうならこの方法でも十分かもしれません。

しかし、社内ネットワーク限定で行なうファイル共有には、モバイル端末でデータを使えない、社外の人間とやり取りしづらいといった不便さがあります。出張先などでもデータを閲覧したい、取引先とのデータのやり取りが頻繁にあるというのであれば、オンラインストレージなど他の手段を検討する必要があるといえるでしょう。

詳しくは、「「ファイル共有で仕事をもっと快適に!windows編」をご参照ください。

bluetoothを活用したファイル共有の方法まとめ

有線LANのような社内ネットワークではなく、bluetooth経由でデータのやり取りをするという方法もあります。モバイル端末にはbluetoothがほぼ標準装備されていますし、パソコンも機種によってはbluetooth機能がついてきます。WiFiに比べて通信速度が遅いため、大容量ファイルのやり取りには向きませんが、スマートフォン内の音楽データや画像データくらいのデータを送るのであれば、データの転送手段として十分に使えます。OSのファイル共有設定を利用するよりも設定が簡単なので、手軽にデバイス間でデータのやり取りができます。ただし、bluetoothを使ったファイル共有には、データ漏洩のリスクがある点に注意が必要です。職場のパソコンでbluetooth機能を利用している場合、私用のスマートフォンなどでデータを持ち出されるおそれがあります。

詳しくは、「bluetoothでファイル共有!業務の幅を広げよう!」をご参照ください。

ファイル共有サービスにはメリットがいっぱい!仕事にどんどん取り入れよう!

より便利に、安全にファイル共有を行いたいのであれば、オンラインストレージのようなファイル共有サービスの利用はメリットがたくさんあります。

ネット上のデータ保管庫であるオンラインストレージには、標準機能として共有機能がついてきます。この機能を利用すれば、Web上にデータをアップロードするだけで簡単にファイルを共有できます。しかもWeb上のサービスなので、OSの違いやデバイスの種類による利用制限もありません。インターネットがつながっていれば、モバイル端末からでも必要なデータにアクセスできます。自社サーバーを用意するよりも、ストレージ容量の増減が自由にできることやサーバーのメンテナンス費用がかからないこともメリットです。法人用の有料プランなら管理機能やセキュリティ機能も充実しているので、安心してデータを扱えるはずです。

詳しくは、「ファイル共有サービスのメリットまとめ!オンラインストレージを積極的に使おう!」をご参照ください。

ファイル共有サービスを選ぶコツ!重視したいポイントはココ!

仕事でファイル共有サービスを利用するのであれば、まずは機能やサービスが充実した法人向けの有料サービスがおすすめです。コストはかかるかもしれませんが、無料版よりもセキュリティ面で信頼が置けます。

有料版に限った場合でも、ファイル共有サービスを提供している事業者は無数にあります。数あるサービスから後悔のない選択を行うためには、セキュリティや操作のわかりやすさ、サポートの充実度、コストといったポイントに注目してみましょう。

ビジネスユースなら情報漏えいや不正アクセスといったセキュリティ事故は絶対に避けたいですし、サポート体制が充実していないとトラブルが発生したときに業務が停滞してしまうおそれがあります。また、操作しづらいシステムだと、せっかく導入しても社内で普及してくれません。もちろん月々の運用費や初期費用といったコストの問題も重要です。

詳しくは、「賢く選ぶファイル共有サービス!選択の重要ポイント4つ」をご参照ください。

ファイル共有をスマホで!仕事がどんどん早くなる!

スマホ同士やパソコン・スマホ間でファイルの共有をする方法としては、先ほど紹介したオンラインストレージやBluetoothなど以外にも、ファイル転送サービスや専用のファイル共有アプリを使うという方法があります。ファイル転送サービスは大容量ファイルも簡単にやり取りできますし、専用アプリを使えば複数のデバイス間で素早くデータのやり取りができます。

ただし、こうしたファイル共有は手軽にできるものの、データの共有状況を会社側で把握できないなどのデメリットもあります。やり取りするデータの内容にもよっては、こうした共有方法が不向きということもあるはずです。情報漏えい防止などのセキュリティ対策と、ファイル共有による利便性を両立させたいのであれば、まずはオンラインストレージを使ったほうが無難といえるでしょう。

詳しくは、「ファイル共有はこんなに簡単!スマホを使ったファイル共有方法まとめ」をご参照ください。

ファイル共有サービスなら大容量ファイルでも安心

画像データなどの大容量ファイルは、添付メールでやり取りするには不向きです。そのまま送ると相手に迷惑がかかりますので、あらかじめデータの圧縮などでデータサイズを小さくしておく必要があります。

しかし、データのやり取りをする際、いちいちデータを加工するのも大変です。こうした手間を省きたいのであれば、データ転送サービスやファイル共有サービス(オンラインストレージ)を利用することをおすすめします。これらのサービスを使えば、メールで送るのが難しい大容量のデータも簡単に相手と共有できます。

特にオンラインストレージのようなファイル共有サービスには、データ転送サービスと違ってデータの保管期限がありません。相手がダウンロードする前にデータが消えるといった事態を防止できます。また、ファイルの共有状況などの監視もできるため、セキュリティという意味でも安心です。

詳しくは、「ファイル共有を便利に!大容量ファイルを共有できるサービスまとめ」をご参照ください。

まとめ

各デバイス間でファイルを共有する手段には、OSの標準機能や専用アプリを使う、bluetoothで機器同士を接続するなどの方法があります。なかでもオンラインストレージを使ったファイル共有はおすすめです。比較的利便性とセキュリティ面のバランスが取れているため、ビジネスの現場でも導入しやすいでしょう。大容量ファイルを扱う、モバイル端末からデータを見るなど、さまざまな活用の仕方が考えられます。日々の業務の効率化に大いに役立ってくれるはずです。

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