電子メールに添付するには大きすぎるファイルを共有したい。そんなときに便利に利用できるのがファイル転送サービスです。しかし、いろいろなファイル転送サービスがあるので、どれを選べばよいか迷ってしまいますよね。
そんなときは、オンラインストレージの利用も解決策になります。ここでは、オンラインストレージを利用したファイル共有について紹介します。
どうしてファイル転送サービスが必要なのか
仕事でデータファイルのやり取りをする際の一般的な方法は電子メールへの添付が挙げられます。
しかし、ファイルサーバが添付ファイルのデータサイズに制限をかけている場合が大半であり、また重要な情報を含んだファイルをやり取りする際にはセキュリティを確保することも求められます。そのために、事前に添付ファイルを暗号化して、別メールで復号のためのパスワードを送付することもよく行われますが、この作業には手間がかかります。
そんなときに利用されるのがファイル転送サービスです。
送信者がファイル転送システムにファイルをアップロードし、受信者は送られてきたURLにアクセスすることでファイルをダウンロードします。
機能としてシンプルかつ、電子メールの添付ファイルとは比べ物にならないほど大きなファイルサイズのアップロードが可能、ファイルは自動で暗号化されるためセキュリティを確保しながらデータファイルのやり取りができるため、多くの企業で利用されています。
オンラインストレージとファイル転送サービスの違い
オンラインストレージは、クラウド上でデータを保管することが主目的とされているストレージサービスです。また、ファイル共有機能が備わっているためファイル転送サービスと同じ用途での利用も可能です。
特にオンラインストレージの特徴として、デバイスや人ごとにアクセス権限を管理することができるため、より強固なセキュリティを実現することができます。
オンラインストレージを利用するメリット
1. 情報共有の一元管理
データを全て一元管理することで、自社に問わず各拠点、クライアントへ共有する際の工数を大幅に削減できます。従来であればメールやUSB等のデバイスからデータ共有を行っていた運用を、オンラインストレージに集約することで必要な時に必要な情報を使うことができます。
2. アクセス権限によるリスク回避
ファイルやフォルダの階層ごとに細かくアクセス制御を行うことができます。
部署や人単位での設定ができる他、デバイスやIPアドレスでの制限を加えることで、仮にファイル共有時に送信先を誤ってしまった場合でも、アクセス権限により閲覧を防ぎ情報漏えいのリスク回避をします。
また、Fleekdriveにはアクセスログを記録する機能も備わっているため、不審な動きがあった場合、管理者へリアルタイムで通知されます。
3. 職場を選ばずどこでもアクセス
インターネット環境があればいつどこからでもアクセスできます。外出先で急遽別の資料が必要になった、緊急で確認しなければならない書類がある等、オンラインストレージ内に保存していればどんな時でも素早く用意できます。
4. ファイルの共同作業
複数のデバイスからアクセスできることはもちろん、複数人・各拠点間での共同作業が可能になります。作業者同士で何度もファイルを往復させることなく、1つのファイルを同時にリアルタイムで作成・更新できるため、業務スピードの向上に繋がります。
Fleekdriveでは、Office製品(Excel/Word/PowerPoint)に対応しているためPCへダウンロードすることなく、オンラインストレージ上で直接資料を編集することも可能なのでより一層の業務効率化を図ることができます。
5. 導入、管理、人件費のコスト削減
社内サーバの管理・運用には数百万単位でのコストがかかりますが、オンラインストレージであれば比較的低コストで導入することができる上に、管理・運用に関わる手間もないため人件費の削減にも貢献します。
オンラインストレージの活用でファイルのやり取りをもっと便利に
離れた相手とデータをやり取りする方法としては電子メールへのファイル添付が一般的です。それでは足りない場合にはファイル転送システムの利用も行われます。しかし、オンラインストレージを活用すれば、ファイルの保管・管理に加えて離れた相手とファイル共有できるので、面倒なファイル転送の往復を避けられます。ファイルのやり取りの悩みから開放されるためにオンラインストレージを導入してはいかがでしょうか。
Fleekdriveについて
「Fleekdrive （フリークドライブ） 」は企業の情報資産を社内外問わず有効活用することができる、強固なセキュリティを備えた企業向けオンラインストレージサービスです。誰もが使いやすいインターフェースとビジネスニーズに応える豊富な管理機能で、在宅勤務やサテライトオフィスとのやり取り、モバイルを活用した現場とのファイル共有などのシーンで、すばやく安全なやり取りを可能にします。
