ビジネスの円滑な進行・発展には、企業間・社内間などさまざまな関係値における「データ授受」が欠かせません。データ授受は、日常業務のなかでも頻繁に発生する業務です。近年デジタル化が普及したことで、以前と比べてデータ授受もスムーズに行えるようになりました。一方で、データ授受を行う際には、プライバシー保護やセキュリティなどの課題があるのも事実です。本記事では、データ授受を行う際に発生しやすい課題とその解決策について解説します。また、記事の後半ではデータ授受に役立つ機能を多数搭載したクラウドストレージのFleekdriveについても紹介します。
データ授受の重要性とは
デジタル化の進展に伴い、データ授受の重要性は年々高まっています。企業が競争力を維持し、売り上げを拡大させていくためには、迅速かつ正確なデータの授受が欠かせません。また、顧客データを適切に活用することで、パーソナライズされたサービス提供が可能となり、顧客満足度を向上させられます。データから顧客の嗜好や行動パターンを把握することで、個別に最適化されたサービスを提供でき、長期的な顧客関係の構築にもつながります。データ活用は、ビジネスの成長と革新を支える重要な企業活動の一つです。
ビジネスにおけるデータ授受の課題
ビジネスでのデータ授受では、おもに以下の面で課題が発生します。
- 容量とストレージ管理
- ファイル転送の効率化
- セキュリティ
ここでは、上記のポイントを解説します。
容量とストレージ管理
ビジネスにおけるデータ授受では、データの容量に関する課題が重要なポイントとなります。容量に関する課題と解決策の例は以下の通りです。
| 課題 | 解決策 |
| データのサイズが大きい | ・圧縮する ・分割する |
| ストレージが足りない | ・外付けHDD増設する ・容量が大きいプランに契約を変更する ・不要なデータを削除する |
容量面では、一つひとつのデータのサイズが大きい場合と、保存先のストレージの容量が足りなくなる問題が頻発します。円滑なデータ授受に支障をきたす可能性が高いため、迅速な対応が求められます。
効率面
ビジネスにおけるデータ授受では、何らかの原因でデータの転送に時間がかかりすぎる場合、業務全体の効率が低下する点に注意が必要です。データ転送の面で効率を上げるための解決策は以下の通りです。
- ファイル共有に長けたクラウドストレージを活用する
- データ転送を自動化できるソリューションを導入する など
特にメール添付で大容量データを送る場合、相手側のメールサーバーに大きな負担がかかることがあるため注意が必要です。多くの場合、負荷を避けるために容量制限がかけられているケースもあります。さらに、モバイル通信下で大容量データを送信してしまうと、相手方の受信にも時間がかかるでしょう。このように、データ授受の効率性を高めるためには、容量制限や通信環境なども考慮に入れて、最適なソリューションを選ぶ必要があります。
セキュリティ面
データ授受で最も被害が大きくなる懸念材料がセキュリティ面でのリスクです。データ授受の際に発生するセキュリティリスクの例は以下の通りです。
- 情報漏洩
- 不正アクセス
- 盗難・盗聴
- 内部脅威 など
不正アクセスによって情報が流出してしまえば、プライバシー保護の観点からも問題が生じるでしょう。上記のセキュリティリスクを発生させないためには、多角的な強化策を講じる必要があります。具体的なセキュリティ強化策については次項で解説します。
データ授受のセキュリティ強化策
データ授受が抱えるセキュリティリスクの発生を抑制できる強化策は、以下の通りです。
- 暗号化技術の活用
- 従業員教育を充実させる
- 定期的なセキュリティ監査を実施する
ここでは、上記の強化策について解説します。
暗号化技術の活用
データの暗号化は、データ授受におけるセキュリティ強化の基本的な手段です。通信中および保存中のデータを暗号化すれば、データが第三者に不正にアクセスされた場合でも、その内容を解読されるリスクを大幅に低減できます。暗号化は専用のソフトやツールを利用して自分で行えますが、クラウドストレージならデータをアップロードした時点で自動的に暗号化が可能なタイプもあります。暗号化技術を活用すれば、データの安全性を高め、ビジネスにおけるリスクを最小限に抑えられるでしょう。
従業員教育を充実させる
データ授受のセキュリティを強化するためには、従業員の教育を充実させることも重要です。従業員一人ひとりがセキュリティに関する知識を持ち適切な行動を選択できれば、企業全体のデータセキュリティを向上させる基盤となります。従業員へのセキュリティに関する教育面・体制で効果的なものは以下の通りです。
- 具体的なセキュリティ対策の概要やツールの使い方を講習する
- セキュリティに関する疑問や問題を相談しやすい環境に整える
- 新入・中途社員が入社したらすぐにセキュリティに関する教育が実施できるように整備する など
また、セキュリティに関する教育は定期的に実施し、最新情報があればすぐに共有できる体制の構築も大切です。
定期的なセキュリティ監査を実施する
データ授受のセキュリティを強化するために、定期的な監査を実施するのも有効な手段の一つです。定期的にセキュリティ監査を行うことで、システムやネットワークに存在する脆弱性を早期に発見でき、適切な対応策を講じられます。また、セキュリティ監査を通じて、従業員のセキュリティに関する意識を確認できます。ポリシーや手順が正しく守られているかを定期的にチェックし、問題があれば改善指導を行うと、従業員のセキュリティ意識を向上させられるでしょう。
データ授受の課題解決にはクラウドストレージ
データ授受の際に発生するさまざまな課題の解決には、クラウドストレージの利用がおすすめです。クラウドストレージが課題解決に役立つ理由は以下の通りです。
- 大容量のファイルでも授受が容易
- 効率的にファイルを授受できる
- 高度なセキュリティ対策が施されている
ここでは、上記の理由について解説します。
大容量のファイルでも授受が容易
クラウドストレージは、大容量のファイルであってもデータ授受が容易に行えます。データ授受で用いられやすいメール送信やUSBなどの手段では、添付・保存できるデータの容量に制限があるため、大容量ファイルの授受が難しいのが弱点です。一方で、クラウドストレージであれば大容量ファイルであってもWeb上で全て授受が可能で、自社の使い方に合わせてプランを選べば、容量の心配をする必要がありません。クラウドストレージは、迅速なデータ授受に向いているサービスといえるでしょう。
効率的にファイルを授受できる
クラウドストレージは、大量のデータを一度にアップロード・ダウンロードできるため、効率的なファイル授受が可能です。また、クラウドストレージは世界中のどこからでもアクセスできるため、テレワークや複数拠点でのチーム作業においても柔軟に対応できる点も効率化に役立ちます。
高度なセキュリティ対策が施されている
多くのクラウドストレージサービスでは、多角的なセキュリティ対策が施されています。クラウドストレージサービスに搭載されているセキュリティ機能の例は以下の通りです。
- データ暗号化
- アクセス制限
- 端末認証
- アクセスログの取得 など
また、クラウドセキュリティの国際認証規格である、ISO/IEC 27001およびISO/IEC 27017や、「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」などを取得しているクラウドストレージサービスなら、さらに安心して利用できます。上記のセキュリティ機能を搭載し、認証規格を取得しているのがFleekdriveです。Fleekdriveの特長については次項にてさらに詳しく紹介します。
データ授受の課題解決に役立つクラウドストレージ
Fleekdriveは、データ授受が抱えるさまざまな課題を解決できる機能を搭載したクラウドストレージです。データ授受の課題解決に特に役立つ機能は以下の通りです。
ファイル共同編集機能
- リアルタイムに複数人で共同編集が可能
- ファイルへのアクセスをロックし編集不可の状態にできる
- ファイルごとのチャットでリアルタイムに資料やファイル更新がスムーズに進められる
セキュリティ機能
- 全てのファイルを暗号化して保管
- ウイルスチェック
- アクセス元を個別にIPアドレス制限可能
- PDFのコピー・印刷制限で情報漏洩を防止
上記のほかにもファイル共有機能や文書管理機能などで、データ授受を安全かつスムーズに実施できます。ぜひお気軽にお問い合わせください。
