クラウドベースのプロジェクト管理とは？重要性やメリットを徹底解説

慢性的な人材不足の課題を抱える現代において、各企業は業務の効率と生産性を向上させる戦略を模索しています。そのなかで「なぜクラウドベースのプロジェクト管理が重要なのか？」「オンプレミスとクラウドベースのプロジェクト管理ではどちらが我が社に合っているのだろう？」という疑問を抱くご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、クラウドベースのプロジェクト管理に関する重要性やメリット、またオンプレミスで運用する際との比較について解説します。

クラウドベースのプロジェクト管理の重要性

プロジェクトを成功に導くために、計画をコントロールして管理することを「プロジェクト管理」といいます。プロジェクトの目標と達成方法を事前に細かく設定することで、プロセスごとに目標を達成できるようにプロジェクトを管理します。ただ、大規模なプロジェクトでは、紙やExcelベースでの管理は非常に困難です。そこで、クラウドベースのプロジェクト管理システムを活用することで、効率性と生産性を大きく向上させることができます。
クラウドベースの特長は、場所を問わずプロジェクト管理システムへアクセスできることです。プロジェクトチーム内で情報をリアルタイムに共有できるため、プロジェクトを効果的に進行できます。また、オンプレミスベースに比べ初期費用を抑えられ、サーバーの管理や運用はクラウド事業者へ任せることができます。それにより、IT人材の不足という課題を解消できるため、オンプレミスベースからクラウドベースへ移行させる企業が増えています。

クラウドベースのプロジェクト管理のメリット

クラウドベースのプロジェクト管理システムは、企業に広く導入されています。そのメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

• チームの円滑なコミュニケーション
• コスト削減の大きな効果
• 場所を選ばずアクセスが可能

それぞれ解説します。

チームの円滑なコミュニケーション

クラウドベースのプロジェクト管理ツールは、メンバー間のコミュニケーションを円滑にします。リアルタイムで情報共有できるため、フィードバックも活発になります。また場所を問わず同じプラットフォーム上で作業ができるため、プロジェクトの進捗を把握しやすくなります。

コスト削減の大きな効果

クラウドは初期投資や運用コストを抑えられるのが大きなメリットです。従来のオンプレミスのシステムと比較すると初期投資や保守コストが低く抑えられます。また、クラウドサーバーの台数の増減を調整しやすいため、コスト面において効率的な運用が可能です。

場所を選ばずアクセスが可能

クラウドであれば外出先からでもプロジェクトのデータにアクセスできます。いつでもプロジェクトのデータやドキュメントにアクセスできるため、外出先や自宅でもプロジェクトの進捗を確認することが可能です。

オンプレミスとクラウドの比較

サーバの構築方法は、主に「オンプレミス」と「クラウド」の2つがあります。それぞれの特性と利点を理解することで、企業は自身のニーズと目標に最適な選択を行えるでしょう。ここからは両者の違いとセキュリティ面での考慮点に焦点を当てて比較を行います。

両者の違い

オンプレミスとクラウドの主な違いは、サーバーを管理する場所です。オンプレミスは、物理的なサーバー上で管理します。対して、クラウドはインターネットを通じてクラウド事業者が管理する外部のデータセンターなどで管理されます。オンプレミスは高いカスタマイズ性を持ちますが、初期投資や運用・保守コスト、また管理の手間がかかります。一方クラウドは、低コストで導入でき運用や保守の手間を削減できる特長があります。
ただ、安定したネットワーク環境の構築が必要で、オンプレミスと比較するとカスタマイズの範囲が限られるサービスもあります。クラウドサーバーの導入においては、快適に利用できるネットワーク環境の構築と、自社にとって活用可能なカスタマイズが可能であるか、しっかりとした事前確認が重要です。

セキュリティ面で考慮する点

オンプレミスではセキュリティについては企業自身の責任となり、必要に応じて専門のセキュリティチームを雇う、もしくは外注することが求められます。対してクラウドは、クラウド事業者が最新のセキュリティ対応などを担います。ただし、データのプライバシーやコンプライアンスの観点から、最重要データをクラウドへ保存するかは慎重に判断する必要があります。
また、セキュリティアップデートが自動で行われるためシステム担当者の手間を省けます。一方で、自社でコントロールできない部分もあるでしょう。このようにセキュリティに関する管理・運用については、オンプレミスとクラウドのどちらかを選択する上で、重要な判断材料となるケースがあります。

効果的なプロジェクト管理ツールの選択とカスタマイズ

大規模のプロジェクトをトラブルなく進行させるためには、プロジェクト管理ツールの活用が不可欠です。プロジェクトの効率性と生産性を大きく向上させます。ここからは、どのようにすれば最適なプロジェクト管理環境を構築できるかについて説明します。

ニーズに応じたツールの選定

プロジェクト管理ツールの選定の際、まずは自社の要件と目標を明確化します。プロセスごとにリソースやタスクを詳細に確認し、ツールに必要な機能を洗い出します。次に、利用可能なツールをリサーチして複数比較します。自社に必要な機能があるか、また使い勝手やサポート体制の充実度合いも確認しましょう。ツールの代表的な機能は、例えば以下のようなものがあります。

• 予算策定
• 原価計算
• 案件管理
• アクセスログ管理
• リスク管理
• リアルタイムの情報共有
• タスクの管理
• リソース管理
• レポート作成

自社にとって導入が効率的であるかをよく確認し、必要に応じて製品のデモやトライアルを利用してみてください。

ツールのカスタマイズ方法

ツールの選定後は、自社の要件に合わせてカスタマイズすることで、更なる効果を発揮できます。ワークフローやレポートのカスタマイズなどを行うことでプロセスを最適化します。カスタマイズは設定オプションや拡張機能、APIを利用して行うことが可能です。自社独自のレポートテンプレートを作成すれば、データ入力や課題の分析が容易になります。

まとめ

大規模なプロジェクト管理を行う場合は、クラウドベースのプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。それにより、効率的なプロジェクト管理を行えるようになります。クラウドベースはオンプレミスと比較すると利便性に優れており、自社の要件に合ったサービスを選定しましょう。
Fleekdriveはクラウドベースのプロジェクト管理においても利用できます。Fleekdriveを利用することでプロジェクト関連のファイルや情報を安全に保存し、チーム全体で共有することが可能です。また、Fleekdriveは直感的なインターフェースと高度なコラボレーション機能を備えており、プロジェクト管理を効率化するのに役立ちます。さらに、容量に応じて複数の料金プランを提供するなど、大規模なプロジェクトに必要な要素が揃っています。本記事が、クラウドベースのプロジェクト管理を採用するきっかけとなれば幸いです。