データを共有・管理できるオンラインストレージには、メリットとデメリットの両方があります。効果的に活用するには、オンラインストレージの特徴を理解した上で導入することが大切です。この記事では、オンラインストレージのメリットとデメリットについて解説します。オンラインストレージの利用を検討している方はぜひ参考にしてください。
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、クラウド上にファイルを保管できるサービスです。PCやタブレット端末などからアクセスすることで、ファイルの管理や共同編集などができます。保存できるデータ容量が大きいことがオンラインストレージの特徴です。また、簡単な操作でファイル共有ができることから、社内だけでなく社外とのデータのやり取りにもオンラインストレージが使われています。
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージの主なメリットは次の通りです。
メールでは難しい容量の大きなファイルも共有できる
オンラインストレージを利用すると、大容量のファイルを共有できます。メールにもファイルの添付機能が備わっているものの、データ容量に上限があることが一般的です。メールでは共有が難しい長時間の動画ファイルやビッグデータなども、オンラインストレージなら簡単に共有できます。
使用する場所やデバイスを選ばない
オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境があればアクセスすることが可能です。また、アカウントのIDとパスワードを入力すれば、デバイスの種類を問わずオンラインストレージにアクセスできます。在宅ワーク中や外出先など、場所を問わず利用できることがオンラインストレージのメリットです。
最新のファイルを共有できる
共同編集機能が備わっているオンラインストレージなら、最新のファイルを共有できます。同じファイルを複数人で扱う場合、バージョン管理を適切に行うことが大切です。オンラインストレージで共同編集をすれば、常に最新のデータにアクセスできるため、古いバージョンのファイルを使ってしまう心配がありません。オンラインストレージの種類によっては、ファイルの編集履歴やバージョンごとの差分を確認できる場合もあります。
セキュリティリスクが比較的少ない
セキュリティ性の高いサーバを使用しているため、情報漏洩などのリスクが比較的少ないこともオンラインストレージのメリットです。通信経路や保存するファイルを暗号化しているオンラインストレージなら、第三者から情報を盗まれるリスクを抑えられます。自社でストレージを用意する場合と比べて、サイバー攻撃や不正アクセスへの体制が高い点もオンラインストレージの特徴です。
オンラインストレージのデメリット
オンラインストレージの導入前に把握しておくべきデメリットは次の通りです。
慣れるまでに時間がかかることがある
オンラインストレージの種類によっては、慣れるまでに時間がかかる場合があります。アカウントの管理方法やアクセス権限の設定など、サービスの使い方を理解するための時間が必要です。ITサービスの活用に苦手意識がある方が多い場合は、できるだけシンプルで使いやすいオンラインストレージを選びましょう。体験版やデモ版が用意されているサービスなら、導入前に使い勝手を試すことが可能です。
高機能なサービスは有償のこともある
機能が充実しているオンラインストレージの中には、導入や運用が有償のものもあります。ファイルの共同編集や高度なセキュリティ機能が搭載されているサービスは有償であることが一般的です。有償のオンラインストレージの利用料は、ユーザアカウントの数や保存するデータの容量によって変わる場合もあります。導入にかかる費用をシミュレートした上で、自社の予算やニーズに合うサービスを選ぶことが大切です。
システム管理者の運用コストが発生する
システム管理者が行うべきタスクが発生し、作業時間が増える場合があることもオンラインストレージのデメリットとして挙げられます。新入社員に対する新規アカウント発行や使い方の教育、退職者のアカウント削除などが主なタスクです。また、使われていない古いデータの削除やフォルダ構造の整理なども定期的に行う必要があります。どのようなタスクが発生するか洗い出し、運用体制を準備した上でオンラインストレージを導入しましょう。
メリット・デメリットを把握した上でオンラインストレージを活用しよう
オンラインストレージを導入すると、大容量ファイルを安全に共有できるなどのメリットが得られます。ただし、サービスによっては金銭面や作業時間のコストが発生するなどのデメリットに注意が必要です。企業向けオンラインストレージFleekdriveなら、使いやすい操作画面で簡単にデータ共有・共同編集ができます。オンラインストレージを活用したい方はぜひFleekdriveの導入をご検討ください。
