社外へ資料を共有する際、「確認してもらうだけ」の資料までダウンロードされると、相手の端末にファイルのコピーが残ります。ダウンロード後のファイルは送信側で管理しにくく、端末の紛失・盗難による情報漏洩や、誤操作による第三者への再共有などにつながるおそれがあります。

ブラウザプレビューを使えば、アプリの起動やダウンロード操作をせずにブラウザ上で資料を確認できるため、確認だけで済む場面では不要なファイルの複製を減らせます。本記事では、ブラウザプレビューのメリットと、プレビューとダウンロードを用途に応じて使い分ける方法を解説します。 

ブラウザプレビューとは

ブラウザプレビューとは、アプリのインストールやファイルのダウンロードをせずに、ブラウザ上でファイルの中身を閲覧できる機能です。Fleekdriveのブラウザプレビューは、主なOfficeファイル（Word、Excel、PowerPoint）やAdobeファイル（PSD、AI、EPS）に対応しています。また、動画18種類・音声13種類を含む多様なファイルも再生できます。

ダウンロードせずブラウザで確認することの主なメリットは次のとおりです。

  • アプリの起動やダウンロード操作が不要で、ブラウザだけで確認が完結する
  • Office主要ファイルやAdobeファイル、動画・音声など多様な形式に対応している
  • 確認のためだけに資料をダウンロードする必要がなくなる

プレビューに向く資料・向かない資料

営業・管理部門が社外共有でよく扱う資料を例に、プレビューでの共有が向いているかどうかを整理します。

資料の目的プレビューでの共有
見積書やデザイン案の内容確認向いている（Office・Adobeファイルを閲覧可能）
説明用の動画・音声資料の視聴向いている（動画18種類・音声13種類に対応）
相手が編集・加工・二次利用する資料ダウンロードが必要になる場合がある

確認だけで完結する資料はブラウザプレビューを優先し、ダウンロードもさせたくない場合は、共有時の権限や設定でダウンロードを制限します。一方、相手側での編集や保存が必要な資料については、ダウンロードを許可する共有方法を選びます。

共有相手・権限設定に応じた共有方法の使い分け

Fleekdriveのファイル共有機能には、共有相手や用途に応じて選べる複数の方法があります。

共有方法主な用途ダウンロードに関わる設定
ファイル配信アカウントを持たない相手にメール添付せず共有するパスワード、ダウンロード回数、公開期間を指定できる
公開スペースアカウントを持たない相手と複数ファイルを広く共有するフォルダ専用URLでファイルを共有できる。ダウンロードを許可せず、ブラウザでの閲覧のみに制限することも可能。アップロード許可設定もできる
共有リンクファイル単位でURLを発行するダウンロードさせる相手をファイルごとに決めたり、フォルダ内の一部ファイルだけを公開できる

ファイル配信・公開スペース・共有リンクは、いずれもFleekdriveのアカウントを持たない社外の相手との共有に利用できます。公開スペースは複数のファイルをまとめて共有する場合に、共有リンクはファイル単位でURLを発行する場合に利用します。確認だけが目的なら、公開スペースの「ダウンロードを許可」をオフにして、ブラウザでの閲覧のみに制限します。ダウンロードが必要な場合は、ファイル配信で回数・公開期間を設定するなど、資料の用途に応じて共有方法を選びます。

ダウンロードを許可するかどうかの判断基準

社外共有の際、ダウンロードを許可するかどうかは次の順で確認します。

  1. 資料が確認だけで完結するかを確認する。見積書の内容確認やデザイン確認であれば、ブラウザプレビューを優先します。ダウンロードも許可しない場合は、公開スペースの「ダウンロードを許可」をオフにします。
  2. 相手が資料を編集・保存する必要があるかを確認する。必要がある場合は、共有リンクやファイル配信によるダウンロードを検討します。
  3. 相手がFleekdriveアカウントを持っているかを確認する。アカウントを持つ相手に閲覧のみを許可する場合は、共有するスペースに「ビューア」権限を割り当てます。アカウントを持たない相手には、ファイル配信・公開スペース・共有リンクから用途に合う方法を選びます。
  4. ダウンロードを許可する場合、回数や公開期間を限定する必要があるかを確認する。必要であれば、ファイル配信のパスワード・ダウンロード回数・公開期間の設定を利用します。

共有後の記録を確認する

ファイル配信でダウンロードを許可した場合は、配信履歴から受信者のダウンロード状況を確認できます。ただし、配信履歴だけでは、ブラウザプレビューで閲覧されたかどうかや、ダウンロード後にファイルがどのように利用されたかまでは判断できません。閲覧状況を把握したい場合は、利用している共有方法に応じて取得できる操作ログ・証跡を確認します。

よくある質問

Q. ブラウザプレビューで閲覧したファイルは、相手の端末に残りませんか。

ブラウザプレビューを使えば、ファイルをダウンロードする操作をせずに内容を確認できます。ただし、スクリーンショットや画面撮影による情報の保存まで防ぐことはできません。ダウンロードを許可しない場合は、共有時にダウンロード制限を設定してください。

Q. Fleekdriveのアカウントを持たない社外の相手にも共有できますか。

公開スペースやファイル配信を使うと、アカウントを持たない相手ともファイルの閲覧やダウンロードのやり取りが可能です。

Q. ダウンロードさせたくない場合、どの共有方法を選べばよいですか。

Fleekdriveのアカウントを持たない相手に閲覧のみを許可する場合は、公開スペースを利用し、「ダウンロードを許可」をオフにします。アカウントを持つ相手には、共有するスペースに参照のみ可能な「ビューア」権限を割り当てる方法もあります。

まとめ

確認だけで完結する資料まで一律にダウンロードされてしまうと、社外共有後の管理範囲は広がっていきます。ブラウザプレビューを軸に据え、編集や保存が必要な資料に限ってダウンロードを伴う共有方法を選ぶことで、資料の用途に応じた共有設計が可能になります。Fleekdriveでは、こうしたプレビューとダウンロードの使い分けを、共有相手や資料の性質に応じて選べる複数の共有方法で実現しています。まずは30日間無料お試しで、自社の共有場面に合わせた使い分けを確認してみてください。