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もうファイル転送システムに頼らない!オンラインストレージの活用法| ファイル共有 | Fleekdrive ブログ

菅原 輝之 菅原 輝之
2019-10-07 | ファイル共有

電子メールに添付するには大きすぎるファイルを共有したい。そんなときに便利に利用できるのがファイル転送システムです。しかし、いろいろなファイル転送システムサービスがあるので、どれを選べばよいか迷ってしまいますよね。そんなときは、オンラインストレージの利用も解決策になります。ここでは、オンラインストレージを利用したファイル共有について紹介します。

ファイル共有にはオンラインストレージがとっても便利

どうしてファイル転送システムが必要なのか

仕事でデータファイルのやり取りをする際の一般的な方法は電子メールへの添付でしょう。しかし、データサイズが大きなファイルを電子メールに添付することはビジネスマナー違反とされています。そもそも、ファイルサーバが添付ファイルのデータサイズに制限をかけている場合が大半です。また、重要な情報を含んだファイルをやり取りする際にはセキュリティを確保することも求められます。そのために、事前に添付ファイルを暗号化して、別メールで復号のためのパスワードを送付することもよく行われますが、この作業には手間がかかります。

そんなときに利用されるのがファイル転送システムサービスです。このサービスでは、まず送信者がファイル転送システムサービスにファイルをアップロードします。この際には、電子メールの添付ファイルとは比べ物にならないほど大きなファイルサイズのアップロードが可能です。アップロードされたファイルは自動で暗号化されて、受信者に向けてダウンロード用のURLが送信されます。そして、受信者が送られてきたURLにアクセスすることでファイルをダウンロードします。ファイル転送システムの利用によって、添付ファイルのデータサイズを気にせずに、セキュリティを確保しながらデータファイルのやり取りができるようになります。

オンラインストレージを利用すればファイル転送は不要になる

データファイルをやり取りするための方法は、ファイル転送システムの利用だけではありません。オンラインストレージを利用することによっても、データサイズを気にせずに、セキュリティを確保しながらファイルをやり取りすることが可能になります。オンラインストレージは、インターネットを介してデータファイル保管用のストレージを利用できるサービスです。ファイルをやり取りしたい相手と共有しているオンラインストレージにファイルを保存すれば転送する必要なく、ファイルをやり取りすることができます。

オンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージを利用すると、ファイル転送システムを利用した場合よりもいろいろなことができるようになります。オンラインストレージ上では、様々なファイルがフォルダごとに整理されて保管されます。これによって、オンラインストレージ上に大量のファイルが存在する場合でも、素早く目的のファイルにたどり着くことが可能です。このことは、受信者がどのファイルを必要としているかわからない場合に大きなメリットになります。ファイル転送システムを利用する場合には、受信者が必要とする可能性があるファイルを含んだ大量のファイルの全てを転送することが必要です。しかし、オンラインストレージを利用する場合には、受信者に自ら目的のファイルを探してもらうことができるようになります。

さらに、オンラインストレージを利用する場合には、各ユーザーに対して詳細な権限を設定することが可能です。これにより、あるユーザーはファイルの閲覧はできるが編集はできない、あるユーザーにはどのフォルダの中のファイルしか閲覧させないなどの運用ができます。

現行システムと連携しやすいオンラインストレージも

オンラインストレージを利用するメリットは分かったけれど、既存の社内システムから乗り換えるのは大変だと尻込みしてしまう人もいるでしょう。しかし、オンラインストレージサービスの中にはAPIを公開しているサービスもあります。APIを使用することによって、既存のシステムとオンラインストレージを容易に連携させることが可能なります。例えば、既存のシステムの中で共有したいファイルのみを自動でオンラインストレージにアップロードさせるということも可能になります。APIすることで、既存のシステムから乗り換えるのではなく、既存のシステムに新たにオンラインストレージのメリットを加えることもできるのです。

オンラインストレージの活用でファイルのやり取りをもっと便利に

離れた相手とデータをやり取りする方法としては電子メールへのファイル添付が一般的です。それでは足りない場合にはファイル転送システムの利用も行われます。しかし、オンラインストレージを活用すれば、離れた相手とファイルを共有できるので、面倒なファイル転送の往復を避けられます。ファイルのやり取りの悩みから開放されるためにオンラインストレージを導入してはいかがでしょうか。

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