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ファイル共有を便利に!大容量ファイルを共有できるサービスまとめ

石部 智則 石部 智則
2017-07-14 | ファイル共有

図面や写真といった画像データや大量の文書ファイルなど、職場によっては大容量のファイルをやり取りしなければいけないことがあります。そのようなとき、いちいちメールにデータを添付しているのでは相手とスムーズにやり取りできません。データのサイズによってはそもそも添付ファイルでデータを送れないこともあります。そこで、大容量ファイルを共有・送信するのに便利なサービスをまとめました。

大容量ファイルのやり取りは問題が多い?

大容量ファイルのやり取りは、やり方によっては送る側も受け取る側も面倒なことになりがちです。そこで、全国の男女を対象にアンケート調査を実施、大容量ファイルのやり取りで困った経験があるかどうかについて調査しました。

【質問】
大容量ファイルのやり取りに困った経験はありますか?

【回答結果】
はい:77
いいえ:23

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 –
調査期間:2017年04月27日~2017年05月04日
有効回答数:100サンプル

大容量ファイルは取り扱いに注意が必要?

調査の結果、全体の8割近くの人が「大容量ファイルのやり取りに困ったことがある」と回答したことがわかりました。まずは困ったことがない方の回答を紹介します。

・業務で使うファイルが小さいものばかりだから。(37歳/男性/正社員)
・困ったことは無い(46歳/女性/専業主婦(主夫))

扱うファイルが小さいなどの理由で業務上問題が起きなかったケースもある一方、ファイル容量が大きいと何かと弊害が出やすくなるようです。

・ファイルを送信する時に時間が掛り、最悪の場合フリーズしたり、再起動不可、あるいはウイルス感染した事が有りました。(41歳/男性/正社員)
・大容量のファイルを開こうと思った時、あまりにも容量が大きかったので、開くのに時間が掛かってしまいました。(34歳/女性/パート・アルバイト)
・受け渡せない場合があります。(36歳/女性/正社員)

相手とデータのやり取りがスムーズにできない、仕事の流れが止まってしまうなど、さまざまなトラブルが報告されています。

仕事で大容量ファイルをやり取りするときには、添付メール以外の方法を考えるといった相手を困らせないための工夫が必要です。ここから先は大容量ファイルをやりとりするときの問題点や、その解決策となるサービスについて具体的に見ていくことにしましょう。

大容量データ転送の基本は圧縮

メールの添付ファイルなどで相手にデータを転送するとき、添付できるデータの量には制限があります。そのため大容量データを相手とやりとりするためには、データを圧縮するのが基本です。

データを圧縮することでファイルの内容を保持したままデータ量を減らすことができます。複数のファイルを1つにまとめて送ることも可能です。しかし、なかには圧縮しても容量を減らせないファイルも存在します。たとえばJPEG形式の画像・動画ファイルやMP3形式の音声ファイルです。これらのファイルはもともと圧縮された形で記憶されているため、圧縮してもデータサイズがあまり変わらないのです。

添付画像の解像度を落とす

画像データを送りたいのであれば、解像度を落とすのがデータサイズ縮小に効果的です。高解像度の画像ファイルはデータ容量が大きくなりやすく、そのままの状態ではメールなどで送るのが難しくなります。画像データを送るときは、画像編集ソフトなどを使って画像の解像度を落としましょう。もっともこの方法だとデータを送る前に、いちいち専用のソフトを立ち上げて画像を加工する手間が発生します。たまに画像データをやり取りするくらいならいいのですが、頻繁に画像データをやり取りするような部署では業務が煩雑になるおそれがあります。

利便性を考慮!おすすめのファイル転送サービス3選!

大容量データを添付メール感覚で送りたいならファイル転送サービスがおすすめです。ここでは特におすすめのサービスを3つ紹介します。

1つめのFileMailは、無料サービスなのに50GBという大容量が魅力です。海外サービスですが日本語にも対応しています。アップロードしたファイルのダウンロードURLを相手に送る通常の使い方のほか、トップページに表示されるメールフォームから直接添付ファイル付きメールを送信することもできます。データの保存期間は7日間です。

2つめの宅ファイル便は1999年からサービスを開始している老舗の国内サービスです。利用者も多く、安定して使えます。無料プランでも300MBまで送れます。データの保存期間は3日間です。

3つめのデータ便。これも国内サービスです。シンプルなサイト設計で使いやすいです。100MB~300MB(アンケート回答で500MB)までのデータを送れる無料プランがあります。さらに無料プランでもセキュリティ機能が比較的充実しているのも特徴といえるでしょう。パスワードロックやダウンロード通知があり、他人に見られたくないデータも安心して送れます。より安全性を高めたセキュリティ便もあります。データの保存期間は3日間です。

手軽にファイル共有!おすすめのオンラインストレージ3選!

さらに手軽にファイルの共有や受け渡しをしたいのであれば、オンラインストレージの利用も検討してみましょう。共有機能がついているので、アップロードしたデータをデータのやり取りなしで直接共有できます。

オンラインストレージには個人向けの無料プランと法人向けの有料プランがありますが、ビジネスユースであれば法人向けのサービスがおすすめです。法人向けプランはログ機能などの管理機能が充実しているため、社内でシステムを一括管理できます。社員の個人利用になりがちなファイル転送サービスよりも安全に機密情報を取り扱えるのです。ここにあげたオンラインストレージにも、法人向けプランがあります。

1つめのboxは保存容量に制限がなく、大容量のファイルもアップできるのが魅力。プレビュー機能なども便利です。

2つめのOneDriveはMicrosoft社提供のサービスだけあって、WordやExcelなどの「MicrosoftOffice」と連携しているのが強みです。

3つめのFleekdriveは最初からビジネス用に特化したサービスなのが特徴。共同作業を進めるのに便利なチャット機能や、同時編集機能などを備えます。またダウンロードしなくてもあらゆるファイルをブラウザで閲覧できます。

まとめ

データサイズの大きいファイルは、普通にメールで送るとかえって相手に迷惑をかけることになります。ファイル転送サービスやオンラインストレージを活用してスマートなデータのやり取りを心がけましょう。特にビジネスユースであれば、セキュリティのしっかりした法人向けのオンラインストレージサービスがおすすめです。利用状況の監視や閲覧方法に制限をかけるなどの機能があるため、外部に流出してはいけないデータも安全に扱えます。

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