リモートワークの普及とデータ量の急増は、法人企業における情報ガバナンスの崩壊リスクを深刻化させています。従来のファイルサーバーや個人PC頼みのファイル管理では、「誰が情報にアクセスしたか」の追跡が困難となり、情報漏洩対策やコンプライアンス遵守に大きな不安が残ります。本記事は、経営層や情報システム部門の責任者の皆様に向けて、情報ガバナンスを確立するためにオンラインストレージに必須の機能要件を明確化し、統制を効かせた内部統制体制を構築するための選定チェックリストを提示します。高セキュリティとワークフローによる統制で、ガバナンス強化を実現する方法を解説します。

情報ガバナンスは「ファイル管理の統制」から始まる

統制なきファイル管理が引き起こすコンプライアンスリスク

情報ガバナンスとは、法人の情報資産の価値を最大化しつつ、リスクを最小化するための仕組みです。この情報ガバナンスを確立する上で、情報の発生源であるファイル管理の統制は重要な要素の一つとなります。

  • 情報漏洩対策の破綻: アクセス権限が曖昧なままファイル共有が行われ、退職者や無関係の従業員が機密情報にアクセスできる状態は、致命的な情報漏洩につながります。
  • コンプライアンス違反: 情報の保持期間や廃棄ルールが守られず、監査対応に必要な情報が見つからない事態は、コンプライアンス違反リスクを増大させます。

これらのリスクを回避し、実効性のある情報ガバナンスを確立するためには、法人特化のオンラインストレージを導入し、情報ライフサイクル全体を視野に入れたファイル管理体制を構築することが重要です。

ガバナンス確立のためのオンラインストレージ選定チェックリスト

情報ガバナンスをシステム的に担保するため、オンラインストレージを選定する際は、以下の3つの主要な統制機能が充実しているかをチェックする必要があります。

必須機能1：不正アクセス・情報漏洩対策のためのセキュリティ統制

チェック項目統制内容Fleekdriveの強み
アクセス権限の粒度フォルダ・ファイル単位で細かく「閲覧」「編集」「ダウンロード」などのアクセス権限を設定できるか。法人の組織階層に基づいた厳密なアクセス権限設定が可能。
外部からのアクセス制限IPアドレス制限、デバイス認証、多要素認証などにより、許可された環境以外からのアクセスを排除できるか。情報漏洩対策として、IPアドレス制限を標準搭載。
インフラの信頼性AWSのような国際的なセキュリティ基準を満たすインフラで運用されているか。AWSを基盤とし、高いセキュリティ水準と可用性を確保。

必須機能2：ワークフローによる内部統制の仕組み化

情報の作成・利用プロセスに統制を効かせることが、内部統制の鍵です。

  • ワークフローによる情報確定: 重要なドキュメントの公開・更新には、必ずワークフローによる承認プロセスを挟む機能。これにより、情報の正確性と公式性を担保し、ガバナンスを強化します。
  • ライフサイクル管理の自動化: 情報の保存期間や廃棄ルールをワークフローに組み込み、期限が来た情報のアーカイブや削除を自動化する機能。手作業によるコンプライアンス違反リスクを排除します。

必須機能3：ログ監査による透明性とコンプライアンス遵守

情報ガバナンスの最後の砦は、すべての操作の透明性（ログ監査）です。

  • 詳細なログ監査機能: 「誰が」「いつ」「何を」操作したかの操作ログを改ざん不可能な状態で長期保存できるか。特に「ファイル閲覧」「ダウンロード」などのログを詳細に取得できることが、情報漏洩対策の証跡として不可欠です。
  • 監査ログの外部連携: 取得したログをSIEM（セキュリティ情報イベント管理）などの外部システムに連携し、リアルタイムでの監視や分析に利用できるAPI連携機能があるか。

Fleekdriveが実現するガバナンスと内部統制の具体策

Fleekdriveは、先に挙げた情報ガバナンスの法人必須要件をすべて満たし、統制されたファイル管理を実現します。

ワークフローによる「情報の公式化」と内部統制

Fleekdriveのワークフロー機能は、情報ガバナンスの根幹である「情報の公式化」をシステム的に実現します。

  • 情報の承認と公開: 規定やマニュアルなどの重要情報は、ワークフローによる承認を経て初めて公開され、確定後の情報は自動的に編集制限がかかるため、内部統制が強化されます。
  • アクセス権限の自動適用: ワークフローのステップ（例：ドラフト→レビュー→承認）に応じて、アクセス権限が動的に変化し、適切なユーザーのみが情報に触れられる状態を維持します。

高セキュリティ機能とログ監査による情報漏洩対策

情報漏洩対策の観点から、Fleekdriveは以下のセキュリティ機能を備えています。

  • 強固なアクセス制御: IPアドレス制限やアクセス権限の細分化に加え、ダウンロード操作をログに記録し、管理者に通知する機能により、不正な情報持ち出しを抑止します。
  • ログ監査の透明性: すべてのファイル操作が詳細なログとして記録されるため、監査時にも「いつ、誰が、どの情報にアクセスしたか」を速やかに提示でき、コンプライアンスとガバナンスの証明となります。

ガバナンスを強化し、コンプライアンスを遵守するファイル管理へ

情報ガバナンスの確立は、もはや法人企業の存続に関わる経営課題です。統制なきファイル管理は、情報漏洩やコンプライアンス違反という致命的なリスクに直結します。高セキュリティなオンラインストレージを導入し、ワークフローによる内部統制と、詳細なログ監査による透明性を両立させることで、情報ガバナンスを強化し、法人としての信頼性を確固たるものにすることができます。詳しくはセキュリティ機能ページをご覧ください。