スマホやデジカメの高画質化によって写真や動画データの大容量化が進んでいます。大容量のデータファイルは電子メールに添付して送信することができません。そこで活用したいのがオンラインストレージです。オンラインストレージを活用することで、高画質の写真や動画などの大容量ファイルを簡単にやり取りできるだけでなく、管理も共有も行なうことができます。
大容量ファイルは電子メールに添付できない
ファイルをやり取りする方法として最も多く使われているのは電子メールへの添付でしょう。しかし、電子メールに添付できるファイルサイズには制限があります。メールサーバによって容量制限の大きさは異なりますが、制限がない場合でも、大容量のファイルを電子メールに添付することはマナー違反とされています。そのため容量の小さな文書ファイルと異なり大容量の写真や動画のデータファイルは電子メールに添付することができません。
そこで、大容量のファイルをやり取りするための電子メール以外の方法を用意する必要があります。USBメモリを使った受け渡しやファイル転送サービスの利用などが考えられますが、一番のおすすめはオンラインストレージサービスの活用です。
オンラインストレージでファイルをやり取りする
オンラインストレージを利用すれば電子メールやファイル転送サービスを利用するよりも簡単にファイルのやり取りを行なうことができます。電子メールやファイル転送サービスを利用する場合にはファイルを転送するという作業が必要です。多数のファイルを転送する場合には、事前に多数のファイルを圧縮して１つの圧縮ファイルにするという作業も必要になります。1つ1つのファイルサイズが大きい場合にはファイルを圧縮する作業にもアップロードにもダウンロードにも時間がかかってしまうでしょう。しかし、オンラインストレージを利用すれば、そもそも転送するという作業が不要になります。
オンラインストレージを使ったファイルのやり取りの方法は、ファイルをやり取りしたい相手と共有しているフォルダにファイルを保存するというものです。また、既にオンラインストレージ上に保存しているファイルへのアクセス権限を相手に与えるという方法もあります。さまざまなファイルを共有したい特定の相手がいる場合には、その相手と共有するフォルダを用意して、そこにファイルを保存しておくという方法もあります。これにより、自分も相手もいつでも目的のファイルにアクセスすることができます。
オンラインストレージを活用すれば、ファイルを転送するための準備も転送作業も不要になります。それだけではなく、容量を気にせずに多数のファイルを継続的に共有することができるようになるのです。
オンラインストレージでファイルを管理する
オンラインストレージを活用するメリットはファイル管理の簡単さにもあります。オンラインストレージ上ではパソコンと同じように階層的にファイルを管理することが可能です。これにより、多数のファイルを保存する場合にも、その中から目的のファイルを簡単に見つけることが可能になります。
目的のファイルを見つけやすいということは、ファイルをやり取りする際にも役に立ちます。たくさんのファイルの中から相手方が必要としているファイルを特定できないと、電子メールやファイル転送サービスは困ったことになります。相手方が必要としている可能性がある全てのファイルを圧縮して転送し、相手方がその中から目的のファイルを探すことになるからです。これでは手間がかかりますし、転送するデータ量も膨大になってしまいます。しかし、オンラインストレージでファイルを管理していれば、相手方が自らオンラインストレージにアクセスして、目的のファイルを探し出すことが可能です。
また、オンラインストレージには、デバイスを選ばずにアクセスできるというメリットもあります。職場のパソコンからだけでなく、外出先からスマートフォンでオンラインストレージにアクセスし、必要に応じてファイルを閲覧することが可能です。
オンラインストレージを使って便利にファイルのやり取りをしよう
オンラインストレージではファイルを転送するのではなく共有することになります。これにより面倒なファイル転送の準備や転送作業が省略されるだけではありません。複数人が各々目的のファイルを探すことができるようになり、外出先からもファイルの閲覧が可能になります。ファイルのやり取りで悩んでいる人はオンラインストレージを活用してはいかがでしょうか。
