広くデジタル化が進んだ現在、多くの企業で毎日のようにファイルのやり取りが行われています。しかし、どうファイルをやり取りするかについては、メールやオンラインストレージ、ファイル転送サービスなど、企業や個人によって異なる方法がとられています。セキュリティに気を付ける必要もあり、どの方法が望ましいのか悩むこともあるでしょう。そこで、実際どのようなファイル共有方法が選ばれており、どのような課題があるのかについて、Fleekdriveがアンケート調査を実施しました。その結果を公開いたします。
- アンケート調査概要
- 有効回答数：521名
- 調査期間：2023年10月4日～2023年10月6日
- 調査対象：全国20歳以上の会社員
- 調査方法：Webアンケート
社内でのファイル共有方法
ファイルの共有方法について、社内と社外に分け、どの方法を利用する頻度が高いかを確認してみました。まずは社内でのファイル共有についてです。
「毎回この方法を使っている」の割合が一番高いのは「社内のファイル共有サーバー格納先を共有」で33.4%となりました。続いて「メールでファイル添付」（25.2%）、「オンラインストレージのURLを共有」（14.1%）の順で高くなっています。「毎回この方法を使っている」「ときどきこの方法を使っている」を合計した場合には、「メールでファイル添付」（74.8%）が一番高いです。一方、「記録媒体の受け渡し」と「ファイル転送サービスでURLを通知」が一番低く、共に合計は32.7%となりました。
社外とのファイル共有方法
次に、社外でのファイル共有方法について見てみましょう。
「毎回この方法を使っている」割合が一番高いのは「メールでファイル添付」で28.7%です。「ときどきこの方法を使っている」の51.2%を足すと、79.9%となっています。社内では利用率の低かった「ファイル転送サービスでURLを通知」が、社外では「毎回この方法を使っている」「ときどきこの方法を使っている」の合計が46.5%と、5割近い数字となっています。社内では社内のファイル共有サーバーが利用できますが、社外では難しいという面もあって、ファイル転送サービスの利用率が高くなるのでしょう。
メールでのファイル添付で気になる点、困ることが多い点
社内でも社外でも利用率が高かった「メールでファイル添付」。古くからある手段であり、多くの人が使い慣れているという利点はありますが、ファイル共有の機会が多くなっている昨今では状況も違ってきており、不便に感じることもあるでしょう。そこで、メールでファイル共有を行う際に、よく気になる点や困ることが多い点について確認してみました。
1位は「容量の大きなファイルが送れない」（58.5%）となりました。画像はもちろん、動画や音声データまで取り扱われる機会が多くなっている現在、メール添付では容量制限で送信自体難しかったり、ファイルを分割したり圧縮しないといけないといった背景が影響していると考えられます。4位「相手先が受信できないことがある（31.1%）も同じような理由によるものといえるでしょう。
2位は「誤送信してしまう可能性がある」（34.9%）です。名前やアドレスを途中まで入力すると候補の宛先が表示される自動補完の機能は便利ですが、そのために間違った宛先を選んでしまうこともあるでしょう。添付するファイルを間違えてしまうケースもあり、個人情報など重要なファイルの流出につながってしまう危険性があります。
3位は「パスワードの送付が面倒」（33.6%）です。脱PPAP（PPAPとは、パスワード付きのZIPファイルを送り、あとでパスワードをメールすること）の流れにある中でも、まだPPAPを採用している企業は多いです。その際、添付するメールとパスワードの送付を別々にするといった手間を面倒に感じることもあるでしょう。
5位の「複数ファイルが送りづらい」（26.7%）は、メールがフォルダという単位で送ることができないことから生まれている問題です。
これらは、メールではなく他の手段、例えばFleekdriveのオンラインストレージを利用すれば解決できます。Fleekdriveでは、容量の大きなファイルでもアップロードして共有が可能です。フォルダのURLが指定できるので、まとめて複数のファイルを共有することも簡単です。また、フォルダやファイルごとにアクセス権限を細かく設定できるので、万が一URLを誤送信してしまったとしても、権限のない人にはフォルダやファイルを開くことができません。脱PPAP対策もとられており、PPAPの問題である「ファイル添付メールと同一経路からのパスワード送信」を防ぐ仕組みがあります。（Fleekdriveから受信者にファイルのURLが送信され、パスワードはFleekdriveのユーザーである送信者から送る方法）
ファイル共有時のセキュリティで不安に思った行動
次に、メール添付に限らず、ファイル共有時のセキュリティについて不安に思ったことがある行動について聞いてみました。
1位は「宛先ミスによる誤送信」（44.1%）、2位は「パスワードなしでの共有」（37.7%）、3位は「間違ったファイルの共有」（29.9%）となりました。「パスワードなしでの共有」は、不安に思ってはいるのにパスワードを付けずに送っているという現実が見えてきます。パスワードを付けて送るのは面倒であったり、脱PPAPの流れがあったりする中、簡単な方法（けれどセキュリティ上は好ましくない方法）をとってしまう人が多いようです。これらの不安はいずれも、オンラインストレージを使い、権限設定を徹底することで解決できるでしょう。Fleekdriveであれば、通信経路はSSLで暗号化されており 、第三者からの傍受による情報漏洩も避けられます。
社内でも社外でもファイル共有にはFleekdriveが便利です！
以上、ファイル共有方法についてのアンケート結果をお伝えしました。オンラインストレージのFleekdriveは、社内でのファイル共有にも社外とのファイル共有にも便利にお使いいただけます。Fleekdriveのアカウントを持たないユーザーともファイル共有ができ、「ファイル受け取り時のパスワード」「ダウンロード回数の制限」「公開期間」といった指定も可能です。社外との共有ではセキュリティが心配といった方も、これなら安心です。
アンケートでは、社内のファイル共有の方法として「社内のファイル共有サーバー格納先を共有」が多い結果となりましたが、社内のファイル共有サーバーのファイルを自動的にアップロードしてクラウド化することもできます。バックアップになりますし、どこからでも閲覧できるという利点が生まれます。ファイル共有の方法を見直してみたいという方は、ぜひ30日間の無料トライアルからFleekdriveをお試しください。
