テレワークでは、オンラインミーティングなどで資料共有をする機会が多く発生します。社内外の相手と滞りなくやり取りをするには、適切な方法で資料を共有することが大切です。この記事では、テレワークでの資料共有でよくある課題や、スムーズに資料を共有できる方法について解説します。テレワークの業務効率を高めたい方はぜひ参考にしてください。
テレワークの資料共有でよくある悩み
テレワークで資料共有する際に悩みがちなポイントとして、次のようなものが挙げられます。
最新の資料を探すのが大変
内容が異なる複数のバージョンの資料がある場合、どれが最新の資料かすぐに分からないことがよくある悩みです。特に、複数の担当者が関わっているプロジェクトなどでは、誰のデータが最新バージョンか分かりにくいケースがあります。
容量の大きなファイルをどうするか悩む
資料を共有する方法によっては、一定以上の容量を持つファイルを送ることができません。特に、長時間の動画や複数の画像を含むスライド資料などは容量が大きく、ファイルの共有方法が限定されます。また、通信速度によっては大容量ファイルの送信に時間がかかることも、テレワークでよくある課題です。
メールに添付して良い資料か迷う
セキュリティ面の問題から、共有したい資料をメールに添付して良いか迷うこともあります。メールは送信先アドレスの間違いなどの人的ミスが発生しやすいため、機密性の高いデータを送信する際は注意が必要です。メールで資料共有を行う場合、セキュリティポリシーに沿っているかの確認に時間や手間がかかるケースがあります。
テレワークでの資料共有に適した方法は？
資料を共有する方法には、メールやファイル転送サービス、オンラインストレージなどが挙げられます。その中でも、テレワークでの資料共有にはオンラインストレージがおすすめです。ここでは、メールやファイル転送サービスの注意点や、オンラインストレージの機能について解説します。
メールやファイル転送サービスを使うときの注意点
メールやファイル転送サービスの多くは転送できる容量に制限があり、大容量のデータだと送信できないことがあります。また、宛先やアップロードするファイルの誤りによるデータ漏洩リスクにも注意する必要があります。ファイル転送サービスは、ダウンロード期限が決められていることも注意点の1つです。相手が期間内にファイルをダウンロードしなかった場合、改めてファイルをアップロードし直す手間がかかります。
オンラインストレージの利用がおすすめ
オンラインストレージとは、クラウド上にファイルを保存できるサービスです。単にファイルを送信する機能だけでなく、ユーザごとにアクセス権限を指定したり、ブラウザ上で共同編集したりする機能が備わっています。企業でオンラインストレージを導入すると、社内の相手だけでなく、取引先などの外部ユーザともファイル共有が可能です。
テレワークでの資料共有にオンラインストレージを使うメリット
テレワークでの資料共有にオンラインストレージを使うと、さまざまなメリットが得られます。ここでは、企業向けオンラインストレージFleekdriveを例として、オンラインストレージならではのメリットを紹介します。
セキュリティ面での安心感がある
Fleekdriveでは、アクセス権限をファイルやフォルダごとに指定することが可能です。また、IPアドレスによってアクセスを制限することもできます。ファイルの暗号化やPDF透かし、ユーザアクションの監視など、様々なセキュリティ機能を利用できることがオンラインストレージのメリットです。
過去の資料もすぐに探し出せる
Fleekdriveにアップロードしたデータは、ファイル名や文書の中身などで検索できます。利用頻度の高い順に検索結果が表示されるため、目的のファイルをすぐに見つけることが可能です。また、バージョンの自動管理機能により、過去のデータも簡単に探し出せます。
大容量のファイルにも対応している
動画や音声など、大容量のファイルに対応していることもFleekdriveをはじめとしたオンラインストレージのメリットです。Fleekdriveには大容量ファイルをアップロード・ダウンロードする機能だけでなく、ブラウザ上で直接閲覧する機能も備わっています。OfficeファイルやAdobeファイルなど、様々な種類の大容量ファイルを簡単に共有できます。
テレワークでの資料共有にオンラインストレージを活用しよう
テレワークを効率的に行うには、スムーズに資料共有をすることが大切です。オンラインストレージなら、メールやファイル転送サービスよりも安全に資料を共有できます。また、最新の資料がすぐに見つけ出せることや、大容量のファイルを共有できることもオンラインストレージのメリットです。オンラインストレージを活用して、社内外との資料共有を効率化しましょう。
