テレワークでファイル共有する場合、オフィスワークとの違いに注意が必要です。主に、ファイル共有に使用するツールや、セキュリティ面で配慮すべき事項などに違いがあります。情報漏洩などのトラブルを避け、テレワーク業務を効率的に行うためにファイル共有のやり方は重要です。ここでは、テレワークでファイル共有をする際に生じる課題や、その解決方法について解説します。

テレワークにおけるファイル共有の選択肢

テレワークをする場合、紙の資料などによるやり取りがほとんどなくなり、コミュニケーションの機会自体も減ることが一般的です。そして、オンラインでデータを送受信する頻度が高まります。テレワークにおけるファイル共有の選択肢は、メールやチャットツール、グループウェアによる共有など様々です。共有方法によって特徴が異なるため、どの方法をいつ使うべきか迷うことも少なくありません。

テレワークのファイル共有の課題

テレワークのファイル共有で対応すべき主な課題は次の通りです。

情報漏洩を防がないといけない

テレワークで遠隔の相手とファイル共有をする場合、情報漏洩を防ぐ必要があります。共有するファイルの内容や送信先の誤りなどは、情報漏洩が発生する主な原因となります。また、企業の端末をテレワークで利用する場合、端末自体の紛失による情報漏洩も防がなくてはなりません。テレワークで使用するインターネット回線のセキュリティも、ファイル共有をする上で注意すべきポイントです。

ファイルのバージョン管理

ファイルのバージョン管理も適切に行う必要があります。特に、同じファイルを共有して複数人で利用するような場合ではバージョン管理が重要です。古いバージョンのファイルが残ったままだと、確認や作業の手戻りなど余計な手間がかかってしまいます。最新バージョンがどれか、いつ誰がバージョンを更新したかなどを明らかにすることが、ファイル共有で解決すべき課題です。

共有があったことを見逃さない仕組み作り

直接話しかけるなどのコミュニケーションができないテレワーク環境では、ファイル共有されたこと自体に気づかない可能性もあります。そのため、ファイル共有があった時に見逃さないための仕組み作りが重要です。例えば、ファイル共有時にメールやチャットで通知を送る仕組みなどを整備する必要があります。また、通知の有無を確認するタイミングを決めておくなどのルール作りも大切です。

大容量のファイルも共有できないといけない

画像や音声などサイズの大きいデータをテレワークで扱う場合は、大容量のファイルを共有することが課題となります。メール送信など一度に送信できるデータ容量に制限がある方法では、大容量のファイルを共有することができません。その他の方法でも、セキュリティ性の低さやダウンロード期限の短さなどが課題となる場合があります。

テレワークのファイル共有の課題を解決する方法

テレワークにおけるファイル共有の課題を解決する方法の一つがオンラインストレージの活用です。オンラインストレージとは、インターネット上にアップロードしたファイルを複数人で共有できるサービスを指します。セキュリティ対策が強化されたオンラインストレージなら、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。ファイルへのアクセス権限を管理することで情報流出を避けられます。

多くのオンラインストレージではバージョン管理の機能が備わっているため、誤って古いファイルで作業をしてしまう心配もありません。また、オンラインストレージではファイル共有時に通知を出せることが一般的です。サービスによっては、外部のチャットツールやグループウェアと連携して通知を送れる場合もあります。大容量のファイルを共有できることも、オンラインストレージの特徴です。

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企業向けオンラインストレージのFleekdriveは、テレワークにおけるファイル共有の課題解決に役立ちます。FleekdriveはPCだけでなくモバイルアプリからも利用でき、テレワーク環境からでも安全にファイル共有が可能です。ファイルの持ち出しや公開などの権限を設定し、情報漏洩のリスクを抑えられます。テレワーク環境への導入サポートが充実している点もFleekdriveの特徴です。ご希望の運用体制について詳しくヒアリングした上で最適なプランを提案させていただきます。ぜひ30日間の無料トライアルで使用感をお試しください。

テレワークのファイル共有はオンラインストレージがおすすめ!

テレワークにおいて安全かつ効率的にファイル共有をするには、いくつかの課題を解決する必要があります。適切なバージョン管理や通知を見逃さないための仕組み作りなどが主な課題です。オンラインストレージならこれらの課題を解決し、スムーズにファイルを共有できます。テレワークでファイル共有する環境を整えたい方はぜひFleekdriveの導入をご検討ください。