社内で共有されたファイルの保存場所が分からなかったり、内容が誤っていたりすると、余計な手間と時間がかかってしまいます。ビジネスの生産性を高めるには、社内のファイル共有を効率的に行うことが重要です。ここでは、社内でファイルを共有する主な方法や特徴、効率的にファイル共有ができるサービスなどについて解説します。
社内のファイル共有方法
社内でファイル共有をする主な方法と、効率性に関する特徴は次の通りです。
メールで共有する
メールにデータを添付して送信すると、簡単にファイル共有ができます。ファイルを送ることだけが目的であれば、手早く済ませられることがメールで共有するメリットです。ただし、共有したファイルを共同編集したり、バージョンを管理したりすることはできません。
社内のファイルサーバで共有する
ファイルサーバとは、ネットワークに接続された複数の端末でファイルを共有するための仕組みです。自社の運用体制に応じてアクセス権限などを自由に設計できるため、効率的にファイル共有ができます。ただし、ファイルサーバを利用する場合、機器の導入やサーバ設計にある程度の期間が必要です。また、テレワーク時やファイルサーバがダウンした時などはファイルを共有できません。
USBメモリで共有する
必要なファイルをUSBメモリに保存して渡せば社内で簡単に共有することが可能です。ツールの使い方などを理解しなくても、手軽にファイルを共有できます。ただし、USBメモリのデータ転送速度によっては大容量のファイル共有に時間がかかります。また、USBメモリを紛失してしまうと効率的なデータ共有ができませんし、情報漏洩のリスクもあります。
オンラインストレージで共有する
オンラインストレージとはインターネット上でファイル共有ができるサービスです。自社でサーバの設置や保守を行う手間がかからず、効率的にファイルを共有できます。また、共有したファイルを複数のメンバーで同時に編集できるため業務をスムーズに進めることが可能です。
社内のファイル共有を効率的にするオンラインストレージ
オンラインストレージと他のファイル共有方法の違いとして、次のような点が挙げられます。
ブラウザ上で共有可能
オンラインストレージはインターネット上でファイルを共有するサービスのため、ブラウザからファイルの管理が可能です。特別なシステムやソフトウェアを導入しなくても、日常業務で使っているブラウザ上でファイルを共有できます。また、テレワーク時など社外の端末からファイル共有ができることもオンラインストレージのメリットです。
ファイルの検索性に優れている
一般的に、オンラインストレージにはファイルの検索機能が備わっています。ファイル名やファイルの形式、アップロードされた日時などで目当てのファイルをすぐに見つけられることがオンラインストレージの特徴です。ファイル共有のために受信した過去のメールや、ファイルを保存したUSBメモリなどを探す手間がかかりません。
効率的なファイル共有ができる「Fleekdrive」
Fleekdriveは、社内で効率的にファイル共有ができる企業向けオンラインストレージです。ファイル共有を効率化するFleekdriveの特徴として、次のような機能が挙げられます。
ファイルの共同編集で常に最新の状態を保てる
ファイルの共同編集機能により、ファイルの内容を常に最新の状態に保てます。そのため、最新版のファイルを探したり、変更点を社内のメンバーに確認したりする手間がかかりません。必要最小限のやりとりでファイルを共有できることがFleekdriveのメリットです。
古いファイルの管理（バージョン管理、自動削除）ができる
同名のファイルがFleekdriveにアップロードされた場合、元のファイルは上書きされずに旧バージョンとして残ります。また、一定期間利用されていないファイルを自動削除する設定もでき、ファイル整理の効率化が可能です。
アカウントを持たないユーザとも共有できる
Fleekdriveでは、専用のURLを発行することにより、アカウントを持たないユーザとのファイル共有が可能です。ファイルの閲覧やダウンロードだけでなく、アップロードにも対応しています。社内だけでなく、パートナーやクライアントなどの複数のユーザに対して、効率的にファイルを共有できることがFleekdriveの特徴です。
社内のファイル共有を効率化して生産性を高めよう！
社内でファイル共有をする方法は、メールやファイルサーバなど様々です。それらの中でも、オンラインストレージはブラウザ上で手軽に利用でき、検索性にも優れています。Fleekdriveなら、共同編集やバージョン管理などの機能が備わっているため、効率的なファイル共有が可能です。ファイル共有方法による違いを理解した上で自社に合うファイル共有方法を選び、生産性を高めましょう。
