BCP(事業継続計画)の観点から、災害時には在宅勤務を視野に入れた柔軟な働き方が求められます。日頃からクラウドストレージを活用すれば、災害時にもリモートワークへの移行がスムーズです。本記事では、BCP対策のひとつとしてリモートワークに役立つFleekdriveの機能をピックアップしました。
Contents
BCPの観点からリモートワークで注意すべき5つのポイント
まず災害時のリモートワークの課題について、5つの注意すべきポイントを挙げます。
デバイス、ネットワーク、クラウドの環境整備
緊急時のリモートワークでは、自宅のパソコンとインターネットを使って仕事を続けなければならない状況が想定されます。業務に必要なファイルを自宅からアクセス可能な状態にしておけば、リモートワークに移行してもスムーズに日常業務を続けられます。ふだんから利用頻度の高いファイルをクラウドストレージに保存しておくことが、最大の備えになります。
社外から利用しても安全なセキュリティの確保
自宅のデバイスやネットワークを業務に利用する場合には、オフィスの環境に比べて不正アクセスのリスクが高まります。VPN(仮想プライベートネットワーク)、多要素認証(MFA)、モバイルデバイス管理(MDM)などにより、安全に使える環境を整備しなければなりません。クラウドストレージを利用する際には、アクセス管理を徹底しましょう。
データバックアップの徹底、定期的なデータの保存
リモートワークでは、大切なファイルをうっかり消してしまったり、上書きして編集したり、思わぬ問題が発生します。ウイルスに感染しても気付かなかったなどの問題は、大きなリスクに発展する可能性があります。データに問題があっても復元できるように、定期的なデータのバックアップが重要です。
孤立感をなくす情報共有の促進
災害時には不安が高まるため、通常よりも丁寧なコミュニケーションが求められます。孤立感が高まりやすいリモートワークでは、テキストによるチャットやビデオ会議などを活用するとよいでしょう。さりげない日常的な言葉を交わすだけで、コミュニケーションが活性化します。疎外感による生産性の低下を招かないように、日頃からオンラインでコラボレーションができる風土を作っておくとよいでしょう。
従業員の行動の見守り、不正行為の抑止
オフィスで顔を合わせて仕事をしている場合と異なり、災害時のリモートワークでは社員の状況がつかみにくくなります。業務の開始時と終了時をメッセージで報告するなど、端末や通信のアクセスログによって社員の行動を把握します。深夜に機密ファイルにアクセスしているなどの不正は、早期発見と是正が必要です。監視というとネガティブな印象がありますが、従業員のパフォーマンス管理にも配慮しましょう。
リモートワーク環境を支えるFleekdriveの機能と特長
ここからはリモートワークを支えるFleekdriveの機能を紹介します。
モバイルデバイスの活用支援
Fleekdriveはアプリを使って、モバイル端末からファイルを閲覧できます。オフラインでもファイルを参照できるため、ダウンロードしたデータは電波状況が悪化しても利用可能です。安否確認のために写真を添付してチームで共有するほか、外出先からワークフローの決済をして、ふだんと同じように業務を進めることができます。
暗号化による高度なセキュリティ
災害時には、社会的な混乱を利用して脆弱性を狙うサイバー攻撃の発生する可能性が高まります。したがって、クラウドストレージのデータを高度なセキュリティによって守ることが大切です。Fleekdriveはファイルのアップロード時におけるウイルススキャンのほか、SSLによる通信の暗号化、AES-256という方式でファイルの暗号化を行っているため、安全に利用できます。
アクセス権限の管理、外部からのアクセス制御
リモートワークによるデータ利用時のセキュリティを強化するために、Fleekdriveはデフォルトで8種類のアクセス権限が利用できます。管理者権限の「コラボレーター」、ファイルの参照だけ許可する「ビューア」、ダウンロード専用の「ダウンローダー」など、簡単にアクセス制御の設定が可能です。上位プランでは管理者権限のカスタマイズもできます。外部からのアクセス制御のためにIPによる制限機能も備えています。
同期とバックアップ、バージョン管理
災害などの緊急事態を想定して、クラウドの可用性もチェックすべきです。Fleekdriveにアップロードしたファイルは、国内の3つのデータセンターにコピーして保存されます。ファイルの更新時には過去のファイルを自動的に保管するバージョン管理機能があり、最新版に問題があった場合は、過去のバージョンに遡ることが可能です。
共同編集時のミス防止
Fleekdriveに保存したファイルは、オンラインで編集できます。常に最新状態を確認できるため、メールにファイルを添付してやりとりする必要がありません。また、オンライン編集を始めるとき別のユーザが編集中だった場合は、共同編集の依頼を通知し、編集の許可と拒否を選べます。ダウンロード時の編集では、データの上書きによるミスを防ぐために、ファイルの編集をロックする機能も備えています。
コミュニケーションを円滑化させるファイルチャット
Fleekdriveには、保存したファイルにコメントを付けるファイルチャットの機能があります。ファイルのやりとりをする機会に、さりげない会話を残せることが特長です。絵文字も使えることから、リモートワーク時の緊張感を和らげるために活用できます。
証跡の管理、不正リスクの回避
アクセスログの監視は不正アクセスの発見だけでなく、社員の取り組みをチェックする上でも意義があります。Fleekdriveでは、ログインからログアウトまでの証跡をすべて記録しています。保管期間は5年間です。
BCP対策はクラウドストレージの「普段使い」から
災害時に業務を継続させるには、従業員のリモートワーク対策だけでなく、社外の取引先やパートナーとのやりとりも視野に入れる必要があります。営業資料やパンフレットをオフィス内のサーバで管理していると、通勤が困難な緊急事態には配布できなくなってしまいます。日頃からクラウドストレージ上でファイルを共有していれば、災害を意識せずに事業の継続が可能です。つまり災害時だけの特別な対策ではなく、クラウドストレージの「普段使い」がポイントです。
まとめ
オフィスワークとリモートワークを併用する「ハイブリッドワーク」も注目されるようになりました。BCP対策を視野に入れて、あらためて今後のリモートワークの在り方を考えることが肝要です。防災は日頃からの心がけが大切というように、通信環境やデバイスなど基本的な環境を見直すとともに、クラウドストレージの普段使いが解決のヒントになりそうです。BCP対策にもFleekdriveをご活用ください。