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紙を電子化して効率的に管理したい

クライアントが抱えている具体的な課題

法務のアウトソーシング業務を行う弁護士事務所では、契約書など大量の文書をどのように管理するか悩んでいた。

すべてを事務所内に保管するのはスペースの面で限界があり、これまでは一定期間が経過したファイルから、倉庫業者に依頼して別の場所で保管していた。しかし、急に書類の中身をチェックする必要が発生した場合には、すぐに取り寄せることができず、手元に届いても、箱の中から必要な書類がなかなか見つけられないこともあった。

普段は必要ない書類ばかりだが、いざ必要になる場合には、トラブル発生時なのでスピードが求められる。そこで、必要な際にはすぐ中身を確認できるように、電子化の方法を探していた。ITスキルは必ずしも高くないメンバーが多く、できるだけ手間をかける必要がなく、シンプルな方法で扱えるソリューションを使いたかった。

クライアントが抱えている具体的な課題

Fleekdriveの導入が課題解決につながる理由

Fleekdriveは、重要なデータを電子化して管理したいという法人利用を想定しており、契約書といった紙の書類をスキャナで取り込み、電子化するための機能も備えたクラウドストレージだ。OCR処理されたPDFファイルをFleekdriveで保管しておけば、書類のタイトルだけでなく内容まで検索することが可能だ。

また、キヤノン製の卓上型スキャナのうち、一部の機種についてはFleekdriveとの連携機能を搭載しており、読み取りを行うと同時に自動アップロード可能で、わざわざアップロードする手間が不要となっている。

さらに、契約文書の管理で便利な機能として、ファイルのメタ情報として「契約更新日」を付与する設定ができる。契約更新日は、複数のファイルを選択して一括で設定することも可能であるため、同じような契約書をまとめて処理する際も面倒ではない。

残り日数をチェックしてアラートを出す機能が実装されているため、契約期限切れのまま放置するリスクを防ぐことができる。この日数はフォルダごとに設定を変えることができるため、再作成が必要な書類の種類によって、フォルダを分類しておくことで作業を円滑に進められる。

なお、FleekdriveはWindowsエクスプローラーに似たインターフェースとなっているため、特別な研修をすることなく、普段使っているパソコンと同じ体感で違和感なく利用することが可能だ。

Fleekdriveの導入が課題解決につながる理由

Fleekdrive導入による改善点

この弁護士事務所では、Fleekdriveを使って電子化して書類のコピーを保存している。その結果、原本は倉庫に預けて場所をとることなく、急にチェックが必要な際にも、わざわざ取り寄せることなく中身を閲覧できるようになった。

OCRで文字を認識させているので、タイトルだけでなく、中身についてもピンポイントで探し出せるようになった。操作性についても、ITリテラシーに関係なく、誰もが使いやすいと好評だ。

まとめ

・まれに必要となる文書を、素早くピンポイントで探せるようにしたかった。
・Fleekdriveは、全文検索やメタ情報の付与など検索性に優れた機能を持つ。
・Fleekdriveで、簡単に素早く文書を見つけられるようになった。