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仕事が進まない!スケジュール管理ができない人の特徴&対処法

石部 智則 石部 智則

スケジュール管理には得意、不得意があります。教えられなくても上手に管理できる人もいれば、苦手すぎていつも仕事に追われているという人もいるはずです。しかしスケジュール管理は社会人の基本スキル。苦手な人は仕事の段取りも悪いことも多く、業務が滞ってしまいがちです。そのため結果的に「仕事ができない人」と思われてしまいます。ここではスケジュール管理が苦手な人でも、きちんとスケジュール管理ができるようになるためのコツを紹介します。

スケジュール管理、きちんとできていますか?

スケジュール管理の得意、不得意には個人差もあります。実際働く社会人のみなさんは自分のスケジュール管理能力についてどのように考えているのでしょうか。100人の社会人を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
スケジュール管理は得意ですか?

【回答結果】
はい:71
いいえ:29

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月01日~2017年06月08日
有効回答数:100サンプル

得意な人も多いが、苦手な人は本当に苦手!

「スケジュール管理は得意」と答えた人が全体の7割を占める結果となりました。

・細かい管理は得意なので、スケジュール管理は得意な方です(35歳/男性/正社員)
・自分に負けると収入がなくなる。その結果、生活できなくなるから。(50代/女性/個人事業主・フリーランス)

スケジュール管理ができる人の場合、努力もしていますが性格的にもともと得意という人もいるようですね。一方「スケジュール管理が得意ではない」という自覚を持つ人も3割近くに上ります。

・予定を詰めすぎて、後からかなり大変になってしまう。(27歳/女性/パート・アルバイト)
・その場で手帳に書き込むのを忘れていて、ダブルブッキングしてしまうことがよくあります。あとは、締め切りが重なったときにどんなスケジュールで進めれば良いか考えるのが苦手で、結局徹夜になることもあります。(23歳/女性/派遣社員)

性格的、能力的に苦手と感じるという人もかなりいることがわかります。こうした人は仕事でも苦労が絶えないようです。
スケジュール管理能力には生まれつきの得手不得手もありますが、だからといってできない状態のままにしておくと業務遂行に支障が出ます。周囲の人から「仕事ができない人」認定されるリスクもゼロではありません。

仕事ができる人はスケジュール管理ができる

真面目に仕事に取り組んでいるのに仕事の成果が上がらない……そんな「仕事ができない」といわれる人には共通点があります。仕事上のミスを素直に認められず言い訳や保身に走る、気持ちの切り替えが苦手で仕事のミスを引きずるなどです。
仕事のできる人は責任感があり、ミスや失敗に対しても素直に認め真摯に対応します。また「スケジュール管理ができる」というのも仕事のできる人の特徴です。ビジネスパーソンは毎日多くのタスクや予定に追われながら業務をこなすことになります。これらの予定を滞りなく、漏れなくこなしていくためには、毎日のスケジュールや作業工程の管理が欠かせません。もし仕事・プライベートのスケジュール管理ができていないと、遅刻やダブルブッキング、納期に遅れるといった社会人としての常識を疑われるような事態にもなってしまいます。仕事のできる人は自己管理が上手で時間にも正確なのです。逆にスケジュール管理ができない人は、無意味な残業を繰り返したり、納期やアポイントメントといった約束事を守れなかったりします。そのため、会社や同僚などから「仕事のできない人」と認定されやすくなるのです。

できる人・できない人のスケジュール管理

仕事のできる人とできない人ではスケジュール管理の仕方がまったく違います。たとえば、仕事のできない人の場合、手帳に「会議」などの漠然とした予定しか書かれていない傾向があります。「この時間にこの作業をする」といった書き方がされていないため空白が目立つのです。また、それぞれのタスクにどれくらい時間を取られるのか把握できていないため、予定が後々にずれ込むことも多くなります。このことは結果的にスケジュールの詰め込みすぎや徹夜仕事などにつながります。一方、仕事のできる人は手帳に毎日の予定を細かく書き込みます。会議や人と会う予定だけでなく「パワポの作成」や「資料のまとめ」といった1人で行なう業務についても、どの時間帯に行なうのかはっきりと記入されています。
仕事のできる人は、やるべきことを考えるときに、常に優先順位を決めてから計画を立てます。優先順位がわかっていない状態でスケジュールを組んでしまうと、いざ実際に行動するときに迷いが生じます。何から手を付けるべきか決めるところから作業が始まるので作業効率が悪くなってしまうのです。いつ何をするのかをあらかじめ決めておけば、迷うことなくそれぞれの業務に集中できます。

シンプルなアイテムでスケジュールを管理する

スケジュール管理には得意・不得意があります。スケジュール管理が苦手な人が得意な人の方法だけを真似しようと思ってもうまくいかないこともあるかもしれません。スケジュール管理には、人それぞれで合ったやり方があります。自分に合った方法を見つけることがスケジュール管理を続けるコツです。
たとえば、細かく予定を書き込むのが苦手な人はシステム手帳ではなく、白紙のメモ帳などシンプルなアイテムを使ってみてはどうでしょうか。ただのメモ帳であってもメモした日の日付を入れ、マンスリータイプの手帳と併用すればスケジュール管理ツールとしては十分に使えます。時間単位でスケジュール管理をしたいという人には向いていないかもしれませんが、大まかに自分の行動予定や所要時間が管理できればよいという人にはおすすめです。また、1人だとよく予定を忘れてしまうという人はSNSを使って社内の人と予定を共有するのもよい方法です。頻繁に目に入るSNSなら予定も忘れづらいですし、いざというときは周囲からフォローも受けられます。

「スケジュール管理ができない人」を卒業しよう!

スケジュール管理ができれば先の見えない仕事からも解放され、ストレスなく業務に取り組めるようになります。業務の効率も改善し、複数のタスクを抱えてもうまくさばけるようになるはずです。当然周囲からの評判も良くなるでしょう。スケジュール管理が性格的に苦手という人もテクニックやツールを活用することで、ある程度はどうにかなります。自分に合ったスケジュール管理術を身につけて、できるビジネスパーソンを目指しましょう。

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