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スケジュール管理の必需品!メモ帳が必要な理由

石部 智則 石部 智則

こまめにメモを取る習慣は仕事の基本。実際メモ帳を持ち歩いている人も多いのではないでしょうか。スマホや手帳があれば十分という考え方もありますが、メモ帳にはメモ帳にしかない独自のメリットがあります。たとえば思いついたこと、思い出したことをいつでも、書きたいだけ書き込めるのは紙のメモ帳ならでは。ここではビジネスシーンでメモ帳を携帯するメリットや、メモを実際のスケジュール管理に役立てる方法を紹介します。

メモ帳を持ち歩いている方はどれくらい?

普段からメモ帳を持ち歩いている人はどれくらいいるのでしょうか。全国の社会人100人を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
メモ帳は持ち歩いていますか?

【回答結果】
はい:67
いいえ:33

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月01日~2017年06月08日
有効回答数:100サンプル

持ち歩いている人は全体の約7割!

アンケートを取ったところ、メモ帳を普段から持ち歩いている人は全体の約7割という結果になりました。

・気付いたことなどをメモするために持ち歩いています(35歳/男性/正社員)
・仕事でなにか書くときの為に持ち歩いています。(35歳/女性/パート・アルバイト)
・スマホとメモ帳を常に常備しています。この二つで漏れがないようにしています。(30歳/男性/正社員)

気づいたことや思いつきなどをいつでも書き留められるよう、準備をしている人が多いようです。それでは「いいえ」と答えた人の回答についても見ていくことにしましょう。

・スマホがあればメモを持ち歩かなくてもいいから。(22歳/女性/正社員)
・メモを取るのは、手帳で十分だから。(42歳/女性/正社員)

手帳やスマホなどで代用している、そもそも必要性を感じていないという意見が挙がっています。
メモ帳を持ち歩くかどうかについては個人の好みもあるところではありますが、メモの重要性自体を認識している人は多そうです。実際メモ帳は持ち歩いていなくても、手帳やスマホその他にメモしているという人もかなりいます。ただ、メモ帳にはメモ帳にしかないメリットがあるのも事実です。賢く活用することでスケジュール管理のサポートに役立つ場合もあります。

ささっと手書きできる

「デジタル化の時代にあえて紙のメモ帳を使う意味があるのか」と考える人もいるかもしれません。しかし、アナログのメモ帳にはアナログにしかないメリットがあります。
1つは記入の形式が自由であることです。文章だけでなく簡単な図やイラストも書き込めます。しかも細かく書き込めますし、あとで書き込みを付け加えるなどの作業も簡単です。書き込めるフォーマットに制限のない手書きは作業の自由度が高いのです。もう1つは気になったときに、すぐに情報を書き留められることです。紙のメモ帳ならペンなどがあればすぐにメモをとれます。スマホのアプリも便利なアイテムではありますが、アプリの場合は起動するのに時間がかかってしまうこともあります。その点、紙のメモであればメモを取り始めるまでに時間のムダがありません。電話の内容をメモするなど不意打ちの事態でも対応できます。

場所を選ばずメモができる

また場所を選ばずメモを取れるというのも紙のメモ帳ならではのメリットといえるでしょう。ビジネスパーソンの基本とも言えるメモを取る行為ですが、ビジネスシーンでは相手の前でスマホを取り出すことが失礼になってしまうケースも多々あります。また、職場によっては、機密漏洩対策などの観点からスマホなどのデジタル機器の持ち込みが禁止されている場合もあります。紙のメモ帳ならこうしたスマホを使うのが難しい場面でもスムーズにメモがとれます。場所を選ばず、しかも相手の感情を害する心配もなく情報の記録や整理ができるのは大きな強みです。プライベートな予定ならスマホだけでも十分管理できるかもしれませんが、仕事上のタスクや情報を管理するのであれば紙のメモ帳を持ち歩いておくと便利です。常にペンとメモ帳を携帯し、仕事の予定や作業上の注意、相手の話の要点など気づいたことをどんどん記入していきましょう。

スケジュール帳とメモ帳は併用しよう

スケジュールを正確に管理するためには、メモ帳とスケジュール帳の併用が便利です。メモ帳を使う主な目的が一時的な情報の記録・整理にあるのに対し、スケジュール帳を使う主な目的は自己管理です。スケジュール帳を活用することでその日やらなければならないタスクや仕事の進捗状況などを効率的に管理できるようになります。このスケジュール帳の下書きとしてメモ帳が使えるのです。
まず必要そうな情報、重要度の高そうな情報はいったんすべてメモしてしまい、そのうち仕事の予定や納期などスケジュール管理・タスク管理に関わるような内容についてはあとでスケジュール帳に書き写しておきます。メモのままの状態ではメモに日付を入れたとしても内容の時系列がばらばらになってしまいます。そこで、メモの中身をスケジュール帳に書き加え、時系列を整理していくのです。スケジュール帳の形にまとめておけば週間、1ヶ月という単位でタスクやスケジュールを管理できます。そうすることでタスクの見落としを防ぎつつ、スケジュール全体を一目で把握できるようになります。

あると便利!ノートをプラス

メモ帳、スケジュール帳のほかに持っておくべきものとしてはノートが挙げられます。一般的にメモ帳よりもノートのほうが大判のため、大量の情報を書き込むことができます。細かい情報が大量にあるとき、もしくは情報を自分の頭で考えて整理する必要があるときはメモ帳ではなくノートを使ったほうが効率的です。メモ帳は一時的な情報の記録には向いていますが、携帯性に優れている分だけスペースの制約があります。日付と簡単な内容を箇条書きで記すくらいならよいのですが、それ以上に密度の濃い内容を書こうとするとスペースが足りなくなります。書きながらじっくり考えをまとめる、あるいは物事の記録を残すといった作業には、スペースの大きいノートの方が向いています。メモに書き留めた内容をあとで見返しやすい形でまとめるといった使い方も可能です。メモ帳、スケジュール帳、ノートの3冊を適切に使い分けることで、必要な情報を効率よく整理できます。

正確にスケジュールを管理!メモ帳を最大限に活用しよう

正確にスケジュール管理を行いたいのであれば、スケジュール帳に加えてメモ帳も活用することをお勧めします。いつでもどこでもその場でさっと物事を記録できるのがメモの強みです。気になること、重要な情報はとりあえずメモしてしまい、あとからスケジュール関連の情報についてはスケジュール帳にまとめてみましょう。メモ帳に情報を記録する癖をつけておけば、やるべきタスクを漏れなく記録できます。スケジュール帳だけを使うよりも効率的にスケジュール管理ができるはずです。

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