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仕事を効率よく進める!スケジュール管理の方法とは

石部 智則 石部 智則

日々の業務を円滑に遂行するためにはスケジュール管理が欠かせません。取引先とのアポイントや会議、デスクワークなど毎日多くのタスクをこなすビジネスパーソンにとって、今日1日自分が何をするべきか正確に把握しておくことは大切です。正確なスケジュールが立てられないと、ダブルブッキングが発生する、キャパシティーオーバーに陥るなど仕事に影響も出ます。ここではスケジュール管理の方法や役立つツールについて紹介します。

まずは予定を整理しよう

まずやるべきことをすべて書き出してリスト化します。次にそれぞれのタスクの緊急度・重要性を考え、タスク間に優先順位をつけていきます。自分で締め切りを決められない仕事はそうでないものに比べて優先順位が高くなります。また、締め切りが近いものについては緊急度が高いため、すぐに取りかかる必要があるでしょう。さらに、社内あるいはチームの他のメンバーといった自分以外の人間から見た優先順位も判断材料として重要です。優先順を決めるときは客観的な視点も忘れないようにしましょう。優先順位を決めたら、自分のスキルも考慮しながらそれぞれの作業にかかる時間について考えます。そのうえで締め切りがある仕事については、時間に余裕を持って作業が進められるよう本来よりも1日早く仮の締め切りを設定しておきます。長期間かかりそうなプロジェクトについては中間目標を決めておくことも大切です。

より正確にスケジュールを立てるために

より正確にスケジュールを立てるためのコツはほかにもあります。
1つ目のコツは仕事だけでなく、プライベートの予定を含めたすべての予定を一括で管理することです。プライベートの予定まできちんと把握しておかないと、仕事とプライベートの予定のバッティングなどが起こりやすくなります。適度な休憩、プライベートの充実も元気に仕事を続けるためには大切です。休憩時間や自分のための時間も予定に組み入れておきましょう。
2つ目のコツは、仕事と仕事の間には余裕を持たせておくことです。ゆとりをもってスケジュールを組むことで、アクシデントに伴い予定が後にずれ込むのを防止できます。渋滞や電車の遅延などの影響も考え、移動時間も計算に入れておくようにしましょう。
3つ目のコツは予備日を設定することです。余裕を持ってスケジュールを組んでも予定通りに計画が進まないこともありますよね。予備日を設定しておくことで仕事にも気持ちにも余裕が生まれます。

スケジュール管理の方法!手帳派?アプリ派?

スケジュール管理の方法としてメジャーな手帳とアプリ。それぞれにメリットがありますが、実際どちらを使っている人が多いのでしょうか。全国の社会人100人にアンケート調査を実施しました。

【質問】
スケジュール管理に使用しているのは次の内どれですか?

【回答結果】
手帳:61
スマホアプリやパソコンなどのデジタル機器:39

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 専業主婦(主夫) 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月01日~2017年06月08日
有効回答数:100サンプル

手帳派約6割、デジタル派約4割という結果に

アンケートをとったところ、手帳派約6割、アプリ派約4割という結果になりました。
ここではまず手帳派の皆さんの声を紹介します。

・仕事中にデスクの上に置いてその場でメモすることが多いのと、全てをざっくり見渡すためにも、書ける手帳が1番です。(36歳/女性/正社員)
・デジタル機器は故障のリスクもあるので、手帳をメインに使ったほうが安心感があります。(32歳/男性/派遣社員)

すぐにメモが取れる、電池切れやデータ消失のリスクなどがないなどの理由から手帳のほうがよいと考えている人も多いようです。また、使い慣れているので使いやすいという声も複数ありました。一方アプリ派のみなさんはどうでしょうか。

・スマホは常に携帯していますが、手帳だとついつい家に忘れてしまうので(27歳/男性/パート・アルバイト)
・いつでも持ち歩いている物で、いつでも開いて入力や確認ができるので、使用しています。(46歳/女性/個人事業主・フリーランス)

スマホなら家に忘れづらい、データの管理がしやすいなどが人気の秘密のようですね。
年齢にかかわらず、手帳派・アプリ派にまんべんなく分かれたのが印象的な結果となりました。どちらにもメリットがありますので、自分に合ったツールを見つけるのが重要と言えそうです。では、手帳派には手帳を選ぶポイント、アプリ派にはおすすめのアプリを紹介します。

手帳派さん必見!手帳選びのポイントとは

スケジュール管理に使うツールとしては手帳やスマホのアプリがあげられます。手帳の場合、手帳本体のフォーマットで書き込める内容が決まってしまいます。手帳派の人は、まず手帳の選び方からこだわってみましょう。スケジュール管理におすすめなのは1週間バーチカルタイプの手帳です。毎日の予定を時間軸に沿って細かく書き込めますし、1週間分の予定を視覚的に把握できます。マンスリーは書き込める部分が少ない、またデイリータイプの手帳は書き込める部分が多いのでデザイン系の人などにはよいのですが長期的な予定の把握がしづらいのが難点です。ビジネスパーソンがタスクを管理するには1週間バーチカルタイプが向いています。さらに、1週間バーチカルタイプの手帳の中でも、年間のスケジュールを把握できるようなページがついているものだとベターです。1ヶ月、1年間といった単位で予定を把握できるため、数ヶ月かかるような長期のプロジェクトのタスク管理も楽にできます。

デジタル派さんが注目!お役立ちアプリを紹介

スケジュール管理アプリにもさまざまなものがありますが、ここでは特におすすめのものを3つ紹介します。
1つ目は『lifebear』です。プロジェクト別の予定管理などのスケジュール管理はもちろん、メモ、ノート、ToDoリストの整理などもできます。スケジュールやタスク管理にまつわる作業を一括して行えるのが魅力です。
2つ目の『ジョルテ』はGoogleと同期できるのがメリットで、スケジュール管理、タスク管理、ToDo管理ができます。天気や野球の試合などの予定を表示できる公式カレンダー機能というユニークな機能もあります。また、海外の祝日にも対応しているため、海外出張などが多いビジネスパーソンにも適しています。
3つ目の『yahoo!かんたんカレンダー』も高性能のスケジュール管理アプリです。着せ替えができる、スタンプを貼って簡易的に予定を書き込める(デートなど)、現在地設定をすれば天気予報がカレンダー上に表示される、ウィジェット化できるなどの便利な機能がついています。

スケジュールを正確に管理し業務効率化!

仕事とプライベートを両立し、充実した毎日を送るためにもスケジュール管理は必要不可欠な作業です。リスト化、優先順位を把握するといったスケジュールの立て方の基本を抑えつつ、手帳やアプリといったツールを使って自分の今やるべき作業を見つけましょう。日頃の予定やタスクの管理が正確にできるようになれば、業務効率も上がります。また、長いスパンで物事を考えられるようになる分だけ、長期的な計画を実行するのも容易になってくるはずです。

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