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法人のためのファイル転送サービスの選び方 | ファイル共有 | Fleekdrive ブログ

原田千明 原田千明
2019-10-31 | ファイル共有

法人にとって取引相手や離れた拠点間でのデータファイルのやり取りをどうするかは悩ましい問題です。取り扱うファイルのサイズが大きければ電子メールに添付して送ることはできません。また、情報の外部漏洩えい防ぐためにセキュリティをどうやって確保するかが大きな問題になります。法人には内部統制という視点も必要です。ここでは、法人にとって最適なファイル転送サービスの選び方を紹介します。

法人のためのファイル転送

ビジネスにおけるファイル転送

ビジネスにおけるファイル転送では、さまざまな場面が想定されます。例えば、内外の関係者でプロジェクトの資料を共有するという場面です。この場面では関係者だけがファイルにアクセスできる環境が必要になります。工場に図面や作業手順を送付するという場面も想定されます。この場面では電子メールには添付できないような大きな容量のファイルを転送できる手段が必要です。アウトソース先に顧客名簿を送信することもあるでしょう。この場面では顧客名簿が第三者に流出しないようなファイル転送の手段が必要です。法人がビジネスでファイル転送を行なう場合には、個人がプライベートでファイル転送を行なう場合よりも、より慎重に適切なサービスを選択することが求められます。

セキュリティの確保と内部統制

どのような場面であっても、法人がファイル転送をする際に共通して問題となるのはセキュリティです。もしプロジェクト資料が関係者以外に流出すると、得られるはずだった利益が失われる可能性がありますし、顧客名簿が第三者に漏えいしてしまえば法的な責任を負う大問題に発展します。法人がファイル転送サービスを選択する際には、きちんとセキュリティが確保されているのかどうかを確認することが必要です。

また、法人においては内部統制という視点も必要になります。どの従業員が誰に対してどのような手段でどのようなフィルを転送しているのかを把握することで、問題の発生を防止することも必要です。従業員に情報を漏えいしようという悪意がない場合でも、不用意にセキュリティが確保されていないファイル転送の手段を選択してしまう場合もあります。法人がファイル転送サービスを選択する際には従業員の行動を把握できる機能の有無も検討するべきでしょう。

法人が無料サービスを利用する問題点

ファイル転送サービスやオンラインストレージサービスの中には無料で使えるものも数多くあります。無料でも転送できる容量や保存できる容量は十分に大きなものもあります。例えば、友人たちと大きなファイルサイズの写真や動画を共有するには、これらのサービスは便利に利用できます。

しかし、法人が無料サービスを使う場合にはデメリットがあります。無料サービスだからといって、セキュリティに問題があるとは限りません。しかし、無料サービスにはセキュリティの保証がありません。無料サービスのサーバーの不具合で、非公開設定でアップロードしたはずのファイルが世界中に公開されてしまうということもあり得ます。また、特に社外の相手とのファイル転送においてセキュリティ保証のない無料サービスを使っていると、受信者側に不安感や不信感を与えてしまいます。ビジネスにおいて重要な信用を失うことにつながりかねません。

無料サービスには従業員が勝手に使えてしまうという問題もあります。法人の従業員が自己の判断で無料サービスを使ってしまうことは内部統制の観点から大きな問題です。従業員が誰に対してどのようなファイルを転送しているのかが、法人として把握できないからです。従業員に情報漏えいの悪意がなく、無料サービスのセキュリティに問題が発生していない場合でも、従業員のミスでファイルが公開設定でアップロードされてしまうという事故もありえます。従業員に勝手に無料サービスを使わせないためには、法人がファイル転送の仕組みを用意した上で、必ずそれを使うというルールを整備することが必要になります。

有料サービスを利用するメリット

有料サービスには無料サービスにはないメリットがあります。一番の違いはセキュリティです。Fleekdriveを例に挙げると無料サービスに比べて強固なセキュリティが確保されます。厳重なID管理がなされ、ファイルをアップロードする際には自動でウイルスチェックが行われます。アップロードしたファイルにはダウンロード可能な期間や回数などの詳細な設定が可能です。データはバックアップされており、アクセスログも記録されます。ファイル転送の相手方に対しても、強固なセキュリティが確保された有料サービスを利用していることで安心感を与えることができるでしょう。

送信に際して上長の承認を必要としたりするなど、法人向けならではの機能も用意されています。有料サービスを利用することによって従業員が誰に対してどのファイルを転送しているのかを把握することが可能になります。有料サービスは内部統制にも役立てることが可能です。

有料サービスを利用して法人ならではのファイル転送を

大きなサイズのファイルをやり取りできるファイル転送サービスは便利なものです。個人がプライベートでファイルを転送する場合には無料サービスでも十分な機能が得られます。しかし、法人がファイル転送をする場合には、セキュリティの確保、信用の確保、内部統制といった理由から、適切な機能を有した有料サービスを利用するべきでしょう。

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