テレワークの普及は、企業の情報資産管理に新たな脅威をもたらしました。管理不能なシャドーITが横行し、企業の内部統制は今、根幹から揺らいでいます。情報ガバナンスとは、ルールを定めるだけでなく、コンプライアンス遵守を徹底し、情報を攻守に活用するための包括的な仕組みです。実効性ある情報ガバナンスを全社で回すための仕組みを整備することが不可欠です。本記事では、形骸化しない情報セキュリティポリシーの策定から、アクセス管理、監査体制の構築まで、情報ガバナンスの仕組みをゼロから設計するための全ステップを解説します。

あなたの会社は「無法地帯」になっていないか？

「我が社は大丈夫」本当にそう言い切れるでしょうか。テレワークとクラウド化の波に乗り、従業員の利便性は飛躍的に向上しました。しかしその裏で、かつてファイルサーバーの中にあったはずの機密情報が、いまや管理外の個人向けクラウドや個人のPCに散在し、誰が・いつ・何にアクセスしているのか全く把握できない無法地帯が広がっています。これは、もはや単なるファイル管理の問題ではありません。企業の存続を揺るがしかねない、情報ガバナンス不全という深刻な病です。

なぜ今、情報ガバナンスが経営の最重要課題なのか

情報漏洩事件が発生すれば、企業は多額の損害賠償や事業停止といった直接的なダメージを受けるだけでなく、長年かけて築き上げた社会的信用を瞬時に失います。経済産業省と総務省が策定した「DX時代における企業のプライバシーガバナンスガイドブック」でも、企業がプライバシー問題に積極的に取り組むことの重要性が強調されています。情報ガバナンスの仕組みを構築することは、もはやコストではなく、企業の競争優位性を確立するための必須の経営戦略なのです。

よく似て非なる「情報ガバナンス」と「データガバナンス」の違い

ここで、混同されがちな二つの言葉を整理しておきましょう。「データガバナンス」が、主にデータそのものの品質や形式、ライフサイクルを管理し、データ利活用を促進することに主眼を置くのに対し、「情報ガバナンス」は、より広範な概念です。データを含む全ての情報資産を対象に、セキュリティ、リスク管理、コンプライアンス遵守といった側面から、組織全体として情報をどう統制・管理するかという仕組みそのものを指します。

形骸化させない！実効性のある情報ガバナンス構築の5ステップ

情報ガバナンスの仕組み作りは、どこから手をつければよいのでしょうか。以下の5つのステップに沿って進めることで、実効性のある体制を構築できます。

ステップ1：守るべき「情報資産」の棚卸しとリスク評価

まず、自社にどのような情報資産が存在し、それぞれがどのレベルの機密性を持つのかを洗い出し分類します。その上で、各情報資産に対して「誰がアクセスできて、誰ができないのか」「どのようなリスク（漏洩、改ざん、紛失）があるのか」を明確にします。

ステップ2：全社の羅針盤となる「情報セキュリティポリシー」の策定

ステップ1の評価に基づき、全社で遵守すべき基本方針（ポリシー）を文書化します。これは、情報ガバナンスの憲法となるものです。認証・アクセス管理の基準（例：強力なパスフレーズやMFAの必須化、漏洩が疑われる場合の速やかな変更）、重要ファイルの持ち出し制限、クラウドサービスの利用基準といった基本事項を網羅します。

ステップ3：役割と責任を明確にする推進体制の構築

情報ガバナンスは、IT部門だけのものではありません。経営層をオーナーとし、各事業部門の責任者、法務、総務など、部門横断的なファイル管理体制を構築します。誰がポリシーを策定し、誰が運用を監視し、インシデント発生時に誰が責任を持って対応するのか、役割分担を明確にすることが不可欠です。

ステップ4：「人」と「テクノロジー」による多層的なアクセス管理ルール

ポリシーを実効性のあるものにするためには、具体的なアクセス管理ルールが必要です。

  • 人による管理: 全従業員への定期的なセキュリティ教育を実施し、ポリシーへの理解と遵守意識を高めます。
  • テクノロジーによる管理: 「誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたか」といった主要な操作を記録・追跡できる監査ログ機能や、役職やプロジェクトに応じてアクセス権限を厳格に制御できるシステムを導入します。

ステップ5：継続的な監視と改善（PDCA）の仕組み化

一度ルールを作って終わりではありません。定期的に監査を行い、ポリシーが遵守されているか、新たな脅威やビジネスの変化に対応できているかを確認します。そして、問題点が見つかればポリシーや仕組みを見直し、改善していくPDCAサイクルを回し続けることが、内部統制強化の鍵となります。

情報ガバナンスを支えるIT基盤に求められる絶対要件

これらの仕組みを人力だけで運用するのは不可能です。実効性を担保するためには、テクノロジーの活用が不可欠です。

主要な操作を記録・追跡できる監査ログ機能

不正アクセスや情報持ち出しの抑止力となり、万一のインシデント時には原因究明の強力な証拠になります。第三者監査に耐える詳細ログ（誰が／いつ／どこから／何を／どうした）を、改ざん防止と適切な保持期間付きで取得・検索・エクスポートできることが重要です。

ゼロトラストの思想に基づく厳格なアクセス権限管理

「社内だから安全」という考えはもはや通用しません。役職、部署、プロジェクト、さらにはアクセス元のIPアドレスや端末に応じて、フォルダやファイル単位で「閲覧のみ」「編集可」「ダウンロード不可」といった権限をきめ細かく設定できる機能は、内部統制強化の核となります。

文書ライフサイクルを自動化するワークフロー連携

文書の作成、レビュー、承認、そして保管・廃棄に至る一連のプロセス（ライフサイクル）をシステム上で自動化できる機能です。これにより、承認されていない文書が誤って共有されるといったヒューマンエラーのリスクを大幅に低減し、文書管理規定の遵守を強力に促進します。

情報ガバナンスとは、企業の未来を守り、攻めの経営を加速させる仕組みである

情報ガバナンスの仕組みを構築することは、情報漏洩という「守り」の対策だけを目的とするものではありません。それは、社内に散在する情報資産を適切に管理・統制することで、はじめて安心してデータを利活用し、新たな価値を創造できる攻めの経営基盤を築くことに他なりません。

明確な情報セキュリティポリシーのもと、部門横断的な体制を構築し、それをテクノロジーで支える。この包括的な仕組み作りを通じて、コンプライアンス遵守と内部統制強化を実現し、変化の激しい時代を勝ち抜くための揺るぎない土台を築き上げてください。