ビジネスにおいて、社内外とのファイル送受信は日常的に行われる重要な業務です。しかし、そのファイル送信方法が一歩間違えば、機密情報の漏洩やサイバー攻撃の標的となる深刻なセキュリティリスクを引き起こしかねません。特に、長年慣行として利用されてきたパスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを通知する「PPAP」は、そのセキュリティ上の脆弱性が指摘され、多くの企業や官公庁で見直しの動きが加速しています。

では、PPAPに代わる、セキュアなファイル送信方法とはどのようなものでしょうか？この記事では、企業が直面するファイル送信におけるセキュリティリスクを明らかにし、情報漏洩を防ぐための鉄則、そしてセキュアなファイル送信方法と実現するおすすめツールについて解説します。

企業にとってセキュアなファイル送信方法は必須

デジタル化が進み、企業が取り扱う情報がますます重要かつ機密性の高いものになる中で、セキュアなファイル送信方法の確立は、単なる推奨事項ではなく、企業の存続に関わる経営課題となっています。

PPAPの限界とセキュリティリスクの顕在化

PPAPは、一見安全そうに見えても、以下のような深刻なセキュリティリスクを抱えています。

  • パスワードの盗聴: ZIPファイルとパスワードを同じ経路（メール）で送信するため、通信経路上で盗聴されれば両方とも漏洩する。
  • マルウェア検知の回避: 暗号化されたZIPファイルは、ウイルス対策ソフトによるマルウェアスキャンをすり抜けてしまう場合がある。
  • 利便性の低さと誤送信リスク: パスワードの管理・入力の手間、誤った相手へのパスワード送信リスク。
    これらの問題から、PPAPは効果的なセキュリティ対策とは言えないという認識が広まっています。

巧妙化・悪質化するサイバー攻撃の脅威

ランサムウェア、標的型メール攻撃、ビジネスメール詐欺など、企業を狙ったサイバー攻撃は後を絶ちません。不適切なファイル送信方法は、これらの攻撃の格好の標的となり得ます。

内部不正やヒューマンエラーによる情報漏洩

情報漏洩の原因は外部攻撃だけではありません。従業員の不注意による誤送信や、悪意を持った内部関係者による情報持ち出しも大きな脅威です。セキュアなファイル送信方法は、これらの内部リスクの低減にも繋がります。

法規制の強化と社会的責任の増大

個人情報保護法やGDPRなど、データ保護に関する法規制は世界的に強化される傾向にあります。情報漏洩が発生した場合、企業は法的責任を問われるだけでなく、社会的信用の失墜という大きなダメージを受けます。

セキュアなファイル送信方法に不可欠な5つの鉄則

情報漏洩を防ぎ、安全なファイル送受信を実現するためには、以下の5つの鉄則を押さえることが重要です。

鉄則1：通信経路と保存データの暗号化

  • ファイルの送信中（通信経路）と、サーバーや受信者のデバイスに保存されている状態（保存データ）の両方で、強力な暗号化が施されていること。

鉄則2：確実な本人認証とアクセス制御

  • 送信者と受信者の本人確認を確実に行い、権限のない第三者によるファイルへのアクセスをブロックする仕組みがあること。多要素認証の導入も有効です。

鉄則3：送信後のファイルコントロール

  • 送信後でも、ファイルのダウンロード期限を設定したり、アクセス権限を変更・取り消したりできること。誤送信時のリスクを最小限に抑えられます。

鉄則4：詳細な操作ログ（監査証跡）の記録

  • 「誰が」「いつ」「どのファイルを」「誰に送信し」「相手がいつダウンロードしたか」といった操作履歴が正確に記録され、追跡できること。セキュリティインシデント発生時の原因究明や、内部統制の強化に役立ちます。

鉄則5：ユーザーの利便性とセキュリティ教育の両立

  • セキュリティ対策が複雑すぎると、従業員がルールを守らず、かえってシャドーIT（会社が許可していないツールやサービスの利用）を招く可能性があります。使いやすく、かつ安全な方法を提供し、従業員へのセキュリティ教育を徹底することが重要です。

これらの鉄則を満たすファイル送信方法を選ぶことが、企業の情報を守る上で不可欠です。

セキュアなファイル送信方法を実現する主なソリューション

PPAPの代替として、また、より安全なファイル送受信を実現するために、以下のようなソリューションが注目されています。

法人向けオンラインストレージ / クラウドストレージ

  • 特徴: ファイルをクラウド上にアップロードし、生成された共有リンクを相手に伝えることでファイルを共有。
  • セキュリティ機能: 暗号化通信、アクセス権限設定、パスワード保護、有効期限設定、ダウンロード回数制限、操作ログ記録など、豊富なセキュリティ機能を備えたサービスが多い。Fleekdriveのようなエンタープライズ向けサービスは特にセキュリティが強固。
  • メリット: 大容量ファイルもスムーズに送信可能。送信後のファイルコントロールも容易。PPAPの課題をまとめて解決できる。

法人向けのファイル転送サービス 

  • 特徴: ファイル送信に特化したサービス。オンラインストレージと同様の共有リンク方式に加え、相手にアップロード専用URLを発行してファイルを受け取る機能などを持つものもある。
  • セキュリティ機能: オンラインストレージと同様に、暗号化、認証、ログ管理などの機能が充実。
  • メリット: 送信に特化しているため、操作がシンプルな場合が多い。

メールセキュリティゲートウェイ / 誤送信対策ツール

  • 特徴: メール送信時に添付ファイルを自動的に暗号化したり、上長の承認を必須にしたりする機能を提供。
  • セキュリティ機能: 添付ファイルの自動暗号化、送信遅延、宛先確認機能など。
  • メリット: 既存のメール環境にアドオンする形で導入できる場合が多い。ただし、PPAPの根本的な問題解決には至らないケースもある。

自社の利用シーン、セキュリティ要件、予算などを考慮し、最適なソリューションを選択することが重要です。多くの場合、多機能で拡張性も高い法人向けオンラインストレージが有力な選択肢となります。

まとめ：企業の信頼と未来を守る

ファイル送受信は、企業の日常業務に不可欠なプロセスであると同時に、情報漏洩の大きなリスクポイントでもあります。PPAPのような旧来の方法に依存し続けることは、もはや許容されない時代です。企業は、自社の情報資産と顧客からの信頼を守るために、よりセキュアなファイル送信方法へと積極的に移行する必要があります。

本記事で解説した5つの鉄則と、それを実現するソリューションを参考に、自社に最適なファイル送信方法を見極めてください。そして、その選択においては、セキュリティ機能の高さだけでなく、従業員の使いやすさ、そして送信後のファイルコントロールの柔軟性も重要な判断基準となります。

Fleekdriveは、お客様が安心して機密情報をやり取りできる、堅牢かつ利便性の高いセキュアなファイル送信方法を提供します。この機会に、貴社のファイル送受信のあり方を見直し、情報セキュリティ体制の強化と業務効率化を同時に実現しませんか。