企業が効率的にコストを削減するためには、文書保管戦略の見直しが重要です。無駄な書類を不適切に管理していると、スペースやリソースの浪費につながり、結果的にコストを押し上げる原因となります。本記事では、効果的な文書保管戦略を採用して、管理の効率化とコスト削減を実現する方法について解説します。また、記事の後半では文書保管に関するコストを削減できるクラウドストレージのFleekdriveについても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
コスト削減における文書保管の重要性とは
企業内で作成・授受される文書は、必要なくなればすぐに廃棄できるものから、数年の保管が義務付けられているものまで多種多様です。そのため、文書保管は常に最適な方法を模索していかなければ、無駄なコストが発生する可能性が高いものといえます。ここでは、文書保管の現状やコストに与える影響を解説します。
文書管理の現状と課題
デジタル化が進む現代であっても、多くの企業では依然として紙ベースの文書を大量に保管しています。紙の文書は保管スペースを圧迫し、管理コストを増大させる要因です。また、紙の文書から必要な情報を素早く見つけるのは難しく、業務の効率を低下させる一因にもなります。さらに、紙ベースの文書は情報漏洩や災害による損失のリスクが高く、セキュリティ対策が不十分なケースも多く見受けられます。多くの課題を抱える文書管理に対し、企業は自社のニーズに合った文書管理戦略を立案し、コスト効率の高い解決策を採用しなければなりません。現状の課題を認識し、適切な文書管理戦略を導入することが急務といえるでしょう。
文書保管がコストに与える影響
文書保管における物理的なスペースの確保には、オフィスの賃料や設備費用といった直接的なコストが発生します。大量の紙の文書を保管するためには、それに見合う保管スペースが必要となり、その維持には多大な費用が必要です。また、紙の文書の整理や必要な情報の検索には時間がかかり、それが間接的な人件費の増加を招きます。従業員が効率的に業務を進めるためには、迅速に情報を取り出せる環境が必要ですが、紙ベースの文書管理では難しいのが現状です。
効果的な文書保管戦略の立案方法
コストを削減し、業務効率化を実現するための効果的な文書保管戦略の立案方法は以下の通りです。
- 現状の文書管理プロセスを評価する
- 保存期間や廃棄基準を設定する
- クラウドソリューションを活用する
ここでは、上記の立案方法について解説します。
現状の文書管理プロセスを評価する
効果的な文書保管戦略を立てるためには、まず現状の文書管理プロセスの評価が不可欠です。現状の文書管理方法にどのような課題が存在するのかを明確にし、改善の余地を特定すれば、より効率的な管理方法を導入するための土台を構築できます。現状の文書管理を評価する際には、以下のポイントに着目しましょう。
- 紙ベースの文書量
- 管理コスト
- 情報へのアクセス性
- 紛失や汚損、盗難のリスク など
上記のポイントを一つひとつ評価し適切な改善策を講じられれば、企業全体の業務効率を向上させられるでしょう。
保存期間や廃棄基準を設定する
文書保管の効率化とコスト削減を実現するためには、保存期間や廃棄基準の明確な設定が重要です。紙・データにかかわらず、全ての文書を無期限に保管すれば、スペースの無駄遣いや管理コストの増加、セキュリティリスクの上昇につながります。そのため、文書の重要度や法的な要件に応じて、適切な保存期間を設定し、期限が過ぎた文書は速やかに廃棄する体制を整える必要があります。
クラウドソリューションを活用する
文書保管のコスト削減と効率化を実現するには、クラウドソリューションの活用が有効な手段となります。クラウドソリューションのなかでも、特に有効かつ利便性が高い手段が「クラウドストレージ」です。クラウドストレージを利用すれば、物理的な保管スペースを大幅に削減でき、文書管理にかかるコストも削減できます。また、クラウドストレージは場所やデバイスを問わず、インターネット接続があればどこからでも文書にアクセスできるのも特長です。次項にてクラウドストレージが文書保管におすすめの理由を解説します。
文書保管にクラウドストレージがおすすめの理由
クラウドストレージが文書保管に役立つ理由は以下の通りです。
- さまざまなコストを削減できる
- 文書の検索やアクセスが容易にできる
- 情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減できる
ここでは、上記の理由について解説します。
さまざまなコストを削減できる
クラウドストレージで文書保管を行うと、以下のコストを削減できます。
紙ベースの文書にかかるコスト
- オフィスの賃料や設備費用
- 文書の検索や整理にかかる間接的な人件費
- 印刷や紙の費用 など
オンプレミス型サーバにかかるコスト
- メンテナンスコスト
- 電気代
- 設置費用
- ハードウェア・ソフトウェアにかかる費用 など
紙の文書の保管とオンプレミス型サーバーの運用をどちらも行っている企業にとっては、クラウドストレージへの切り替えはコスト面でも大きなメリットがあるといえます。
文書の検索やアクセスが容易にできる
クラウドストレージでは、文書の検索やアクセスが容易に行えます。多くのクラウドストレージでは、ストレージ内でキーワード・タグ検索などが可能で、文書名やファイルの内容に基づいて簡単に必要な情報を探し出せます。また、クラウドストレージならネット環境さえ整っていれば場所を問わず文書にアクセス可能です。クラウドストレージの柔軟なアクセス性により、テレワークや出張中における業務効率も大幅に向上できるのも魅力の一つです。
情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減できる
クラウドストレージには、さまざまなセキュリティ対策が施されており、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減できます。クラウドストレージに搭載されているセキュリティ対策の例は以下の通りです。
- アクセス権限の管理機能
- アクセス履歴の記録機能
- 多要素認証（MFA） など
多角的なセキュリティ対策により、安全に文書保管が可能な点もクラウドストレージの特長といえます。
クラウドストレージで文書保管する際の注意点
クラウドストレージで文書保管する際の注意点は以下の通りです。
- 法令に基づく文書の保存期間を正確に把握する
- アクセス権を厳格に管理する
- バックアップを定期的に行う
ここでは、上記の注意点について解説します。
法令に基づく文書の保存期間を正確に把握する
クラウドストレージに文書を保管する際には、法令に基づく保存期間を正確に把握して運用する必要があります。ビジネス活動に関する多くの文書は、法律によって一定期間保管が義務付けられています。クラウドストレージを利用する場合、文書ごとに法で定められた保存期間を考慮して適切な保管体制を整えなければなりません。万が一法令に違反するような保管管理の不足があれば、企業に罰則が科される可能性もあるため、保存期間を明確にし、適切に運用するようにしましょう。
アクセス権を厳格に管理する
企業内の文書には機密情報が含まれていることが多く、アクセス権の厳格な管理が大切です。特に、機密性の高い文書や個人情報を扱う場合は、管理者権限を持つ人を限定し、閲覧・編集・共有の権限を段階的に設定しましょう。また、クラウドストレージの多くは、ユーザーごとに権限を細かく設定できる機能を提供しており、この機能を用いれば簡単に設定可能です。さまざまな面からアクセス権を細かく管理できれば、文書の安全な保管と、情報セキュリティの向上を図れます。
バックアップを定期的に行う
クラウドストレージを活用することで効率的な文書の検索、セキュリティ対策の強化など、数多くの恩恵を受けられますが、データの損失リスクを完全に排除することはできません。そのため、重要な文書を安全に保管するためには、定期的なバックアップの実施が欠かせません。バックアップを行う際には、複数の場所に保管するようにするのがおすすめです。一方で、クラウドストレージのFleekdriveなら、ファイルをアップロードした時点で自動的に国内3ヵ所に分散してデータ保管するため、バックアップ体制も万全です。Fleekdriveの文書保管に役立つ、そのほかの特長は次項にて詳しく解説します。
文書保管に役立つクラウドストレージ
クラウドストレージのFleekdriveは、文書保管に役立つさまざまな機能を搭載しています。主な機能は以下の通りです。
ユーザー・アクセス管理
- 大人数でも簡単に一括でアカウント登録 ・更新が可能
- グループごとに管理者を設定可能で、グループ管理者には指定のグループ内に限り、ユーザー管理やグループ管理の権限を付与できる
- ユーザーごとにアクセス・操作権限を設定可能
- ユーザー・フォルダごとに権限設定を一覧で把握できる
自動化機能
- 指定日時に更新・登録情報を設定し自動通知
- ファイルに関するルール設定を行い、自動でワークフローを実行可能
- 保管期限をあらかじめ指定し、期限を過ぎたファイルをアーカイブやゴミ箱へ移動、削除などの処理を自動で実行できる
上記に加え、万全のセキュリティ機能や便利なファイル共有機能なども文書保管に役立ちます。無料トライアルでFleekdriveの各種機能をお気軽にお試しいただけます。ぜひお問い合わせください。
