電子帳簿保存法では、納品書を保管する際にもさまざまなルールを意識する必要があります。今回の記事では、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に対応した納品書の適切な保管方法について一緒に学んでいきましょう。

電子帳簿保存法における納品書の保存方法

決算に関する情報などが記された書類と、その書類を作成する際に必要な文書のことを「国税関係書類」といいます。国税関係書類は、さらに「決算関係書類」と「取引関連書類」に細かく分類されます。納品書はこの2つのうちの「取引関連書類」に該当する書類です。納品書には発行義務はありませんが、納品書を発行したり、取引先から受け取ったりした場合には「保存義務」が生じます。ここからは、電子帳簿保存法における納品書の保存方法について詳しく見ていきましょう。

電子データで保存する

電子データでの保存が考えられる納品書は「取引先から受け取った紙の納品書」「自社で作成した納品書の控え」「電子取引による納品書」の3種類があります。

・取引先から受け取った納品書
取引先から受け取った紙の納品書は、紙のまま保存する方法と電子データで保存する方法の2つから選ぶことができます。電子データで保存する場合には、受け取った紙の納品書をスキャンして保存します。

・自社で作成した納品書の控え
自社で作成した納品書の控えも、紙のまま保存する方法と電子データで保存する方法の2つから選ぶことができます。ただし、納品書の控えを電子データで保存する場合には、使用するスキャナが電子帳簿保存法で定められた規程を満たしている必要があり、なおかつ取引時刻や文書の存在した日時を証明する「タイムスタンプ」の付与などが義務付けられているため注意が必要です。

・電子取引による納品書
インターネットを介した電子取引によって受け取ったPDFなどの電子データの納品書は、電子データのまま保存しなくてはいけません。改正電子帳簿保存法が施行される以前は、プリントアウトして保存することも認められていましたが、改正後は電子データのまま保存することが義務付けられています。

紙で保存する

自社で作成した納品書の控えや取引先から紙で送られてきた納品書の原本については、そのまま紙で保存することが可能です。その場合は、ファイリングや月・年度ごとに分けるなどの方法で保管することになります。とはいえ、紙での保存はファイリングなどに時間がかかってしまったり、保管場所の確保が必要だったりして、コストや時間がかかってしまうこともあるでしょう。経理担当者の負担を軽減し、業務効率化をめざすのであれば、電子データへの保存へと切り替えていくことをおすすめします。

納品書を電子化する場合の電子データの保存要件

ここからは、納品書を電子化する場合の電子データの保存要件について詳しく見ていきましょう。

電子取引の保存要件

電子帳簿保存法では電子取引での納品書を電子データで保存する場合、その記録が改ざんされておらず本物であることを確認するための「真実性の確保」と、誰もが視認・確認できる状態にするための「可視性の確保」を満たすことが義務付けられています。具体的には、削除や訂正などの事実内容の確認ができること、タイムスタンプの付与や基準以上のスキャナの性能を満たすこと、システムの開発関係書類の備え付けや、保存したデータを「取引年月日」「勘定科目、「取引金額」などの主な記録項目で検索できることなどです。

スキャナ保存の保存要件

相手企業から納品書を受けとったときや、自社で作成した納品書の控えをスキャナで読み取って電子データとして保存する場合には、「解像度が387万画素以上」、「24ビットカラー（256階調）以上」で読み取り・保存しなければなりません。ただし、一般書類についてはグレースケールでの保存も認められています。

電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージ「Fleekdrive」

電子帳簿保存法に対応した納品書の保存には、Fleekdriveの電子帳簿保存オプションがおすすめです。Fleekdriveは納品書をはじめ、請求書や契約書といった従来の紙の書類をなくし、あらゆる電子保存から経理DXを実現する電子帳簿保存法対応のオンラインストレージです。電子帳簿保存法オプションをつけることによって、保存義務や検索性の確保、真実性の確保、見読性の確保、関連書類の備付といった電子帳簿保存法対応のためにクリアすべき課題にも対応することができます。
また、簡単な操作で大切な書類をデジタル化でき、ファイル保管の際のセキュリティ対策も万全です。取引日や取引先、金額、担当者など、幅広く検索できるほか、複数の条件を組み合わせることで膨大なデータの中から必要な書類を見つけ出すこともできます。

この記事では電子帳簿保存法における納品書の適切な保存方法について説明しました。納品書の適切な保管は、企業の信頼性を高めるためにも大切な要素のひとつです。上記でご紹介した内容を参考にして、具体的な方法や要件を把握し、正確な方法で管理しましょう。また、納品書の保存作業を効率化するツールをお探しの方は、Fleekdriveの電子帳簿保存法オプションの活用もぜひご検討ください。