1998年に制定された電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や国税関係書類など税金に関する書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2022年に法改正がされたことによって、これまで紙での保存が認められていた一部の書類については紙での保存が廃止となりました。では、どのような場合に紙での保存と併用することができるのでしょうか。今回の記事では、電子帳簿保存法における紙保存の併用について詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法の対象書類

まずは、電子帳簿保存法の対象書類について詳しく見ていきましょう。対象となる書類は主に以下の3つに分けられます。

国税関係帳簿

国税関係帳簿は、総勘定元帳、固定資産台帳、現金出納帳、売上台帳など、国税に関する法律で保存が義務付けられている帳簿のことです。自社の財務状態などについて記されている文書のことで、仕訳帳もこれに該当します。

国税関係書類

国税関係書類は、主に決算に関する情報が記された書類と、その書類を作成する際に必要な文書のことです。国税関係書類は、「決算関係書類」と「取引関係書類」の2種類に大きく分けられます。
「決算関係書類」には、貸借対照表や損益計算書、棚卸表、財産目録、事業報告書などが該当します。
「取引関係書類」には、契約書や請求書、領収書、納品書、見積書の原本または控えなどが該当します。

電子取引

電子取引は簡単にいうとインターネットを介してやり取りされた取引のことです。電子取引の具体的な対象書類については後述します。

電子帳簿保存法で紙保存と併用できるケース

ここからは電子帳簿保存法で認められている、紙保存と併用できる主なケースについて詳しく見ていきましょう。取引が元々紙で行われた場合と、自社内で完結する場合の2つが挙げられます。

紙で送付・受領した書類

紙の請求書、紙の見積書、紙の契約書など紙で取引先に送付した書類、または取引先から紙で送られてきた書類については、そのまま紙で保存することができます。なお、電子データで送付・受領した書類を印刷して紙で保存することは認められません。

自社内で完結する国税関係書類

自社内で作成される仕訳帳や伝票などの国税関係書類は、電子帳簿保存の要件を満たす形で電子保存すると同時に、紙でも保存することが可能です。

電子取引の書類は紙保存ができない

紙保存と併用できる書類がある一方で、電子取引に関する書類は改正電子帳簿保存法の適用対象となるため、一定の宥恕期間があるものの原則としては紙で保存をすることはできません。電子取引の紙保存が禁止されている背景には、「紙に出力した書類と電子データとの同一性が確保されない」「税務手続きの電子化を進めるため」という主に2つの理由が挙げられます。

紙に出力した書類と電子データとの同一性が確保されない

クラウドサービスなどをはじめ、インターネットを介して電子的に締結した契約書をプリントアウトして紙として保存をすると、電子データと紙の書類とが同一の取引に関するものであることを証明することが難しくなってしまいます。万が一、内容に違いが生じた場合に、どちらが正しいのかを判断することが困難なため、保存方法を電子保存に限定することで同一性を確保しています。

税務手続きの電子化を進めるため

これまで企業の経理業務では押印や手書きの署名などが必要になることが多く、デジタル化が促進しにくいという現状がありました。それを電子取引データの紙保存を禁止することによって、押印や手書きでの署名が不要になるため、デジタル化を加速させることが可能になります。

なお、電子帳簿保存法における「電子取引」とは、前述した通りインターネットを介してやり取りされた書類やデータのことを差します。具体的には、インターネット取引（Webサイト上からダウンロードするような取引）、電子メール取引、EDI取引（EDIシステムを使った取引）、クラウド取引（クラウドサービスを利用した取引）、DVDやUSBなどの記録媒体による取引などが電子取引に該当します。
対象となるのは電子データでやり取りを行った取引書類で、注文書や契約書、見積書、領収書などのほか、送り状なども含みます。紙ではなくPDFや画像データなどデータで取引書類を発行した場合や、先方からデータで取引書類を受領した場合は、全て電子取引に該当するということです。
電子帳簿保存法における紙保存の併用については、今回ご紹介した内容などを参考にしてみてください。

また、電子帳簿保存法に対応した帳簿や書類の保存作業を効率化するためには、オンラインストレージFleekdriveの「電子帳簿保存法オプション」を活用することをおすすめします。Fleekdriveは安全なクラウドストレージを提供し、大切な文書を電子データとして保管する際に便利なツールです。電子帳簿保存法の要件に適合した形でデータを管理し、法令遵守を確実に行うことができます。導入をご検討の方や詳細について知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。