2022年に施行された電子帳簿保存法によって、電子取引の電子保存が義務化されました。宥恕措置があるものの、将来的には指定の要件を満たさない場合にはペナルティが課せられる可能性もあるため、電子化への準備を進める必要があります。そこで今回は、電子帳簿保存法に対応するシステムについて、その種類や選び方のポイントを詳しく解説していきます。システム導入を検討中の企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法に対応するシステムの種類

電子帳簿保存に対応するシステムとは、税務関係帳簿や書類などをデータ保存することで、作業のデジタル化が図れるサービスのことです。ただし、ひとくちに「電子帳簿保存に対応するシステム」といっても、書類の発行や書類の保存など多様な機能があり、種類も数多くあります。その中でポイントとなるのが「電子帳簿保存法の法的要件を満たしたシステム」であること。一般的には「JIIMA認証」を得たシステムがこれに該当します。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、市販ソフトウェアに対して電子帳簿保存法の要件を満たしていることを証明するものです。このJIIMA認証を得たシステムであれば、電子帳簿保存法の詳細な要件に対する知識がない場合でも、法令に沿った処理が可能になります。では、ここからはJIIMA認証を得たシステムの種類について詳しく見ていきましょう。

スキャナ保存を行うシステム　（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）

スキャナ保存制度の要件を満たしたスキャン機能を持つシステムのことです。認証されたシステムを導入することで、税務署へのスキャナ保存の承認申請の際に面倒な記載を省き、手続きを簡素化することができます。

国税関係帳簿の作成・保存を行うシステム（電子帳簿ソフト法的要件認証）

電子帳簿保存法の要件を満たしていることが証明された、国税関係帳簿の作成・保存を行うための市販のソフトウェアのことです。

電子取引に関する書類の保存を行うシステム（電子取引ソフト法的要件認証）

改正電子帳簿保存法第7条（電子取引は電磁的保存をしなければならない）の要件を満たしていることが証明された、電子取引に関する書類の保存を行うソフトウェアまたは、ソフトウェアサービスのことです。

紙で発行した書類の控えを電子データで保存するシステム（電子書類ソフト法的要件認証制度）

電子帳簿保存法第４条第２項の要件を満たしていることが証明された、紙で発行した書類の控えを電子データで保存するシステムのことです。

アーカイブ用光ディスク

こちらは厳密にはシステムではありませんが、JIIMAによって、品質の高さを認証されたアーカイブ用光ディスクのことで、認証製品を使うことで高品質な光ディスクによる長期保存が期待できます。
参考：e-Gov法令検索

電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方

では、実際に電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ場合、どのような点をポイントにすれば良いのでしょうか。システムの種類や用途によっても選び方は異なりますが、一般的には以下の項目について確認しておくと良いでしょう。

JIIMA認証を取得しているか

電子帳簿保存法にはさまざまな保存要件が定められているため、それらを満たしていることが証明されたJIIMA認証を取得したものを選ぶのが安心です。

保存区分に応じたシステムを選ぶ

電子化したい書類の保存区分に応じたシステムを選ぶことも大切なポイントです。JIIMA認証のどの認証制度に該当するのかを確認した上で選びましょう。

使用しやすいかどうか

コストをかけてシステムを導入しても、使いこなすことができなければ意味がありません。システムの検索性やインターフェイスなど、自社で運用後に使用しやすいかどうかも重要なチェックポイントとなるでしょう。

アフターサポートが充実しているか

導入後に使い方がわからなかったり、システムに不備が見つかったりした場合に、速やかに相談できる体制が整っているかどうか、アフターサポートの充実もしっかりとチェックしておきましょう。

電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージ「Fleekdrive」

電子帳簿保存法に対応した電子取引データの保存には、Fleekdriveがおすすめです。Fleekdriveは、経理DXを実現する電子帳簿保存法対応のオンラインストレージで、電子帳簿保存法オプションをつけることで、あらかじめ指定しておいたファイル命名規則に従って、ファイル名から検索項目を自動で登録し手間を省きます。また、取引日･取引先･金額･担当者など、幅広く検索できるほか、複数の条件を組み合わせることで膨大なデータの中から必要な書類を見つけ出すことが可能です。
2022年には、JIIMAが認証する「電子取引ソフト法的要件認証」および「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得しており、より細かな要件を確認することなく安心して導入いただけます。
電子帳簿保存法に対応するシステムの導入をご検討中の方は、ぜひ上記でご紹介した内容を参考にしてみてください。なお、オンラインストレージでお悩みの際には、Fleekdriveまでお気軽にお問い合わせください。