月次の締め前後、取引先から届く大量の請求書PDF、取引先から届く大量の請求書PDF。1件ずつ中身を確認し、「20240325_株式会社〇〇_105000」のようにファイル名を書き換え、月別や取引先別のフォルダへ手動で保存する業務は、経理担当者にとって大きな負担です。電子帳簿保存法の改正により、データ保存のルールが厳格化された今、手作業による管理は入力ミスや法令違反のリスクを伴います。
本記事では、受領した請求書のファイル名を自動変更し、適切に振り分けるための具体的な解決策を解説します。

請求書のリネームとフォルダ分けに限界を感じる理由

受領した請求書の管理を、担当者の手作業に頼り続けることには大きなリスクが潜んでいます。特に電子帳簿保存法への対応が義務化された現在、単なる「保存」以上の精度が求められています。

電子帳簿保存法が求める「検索要件」の厳格化

電子帳簿保存法では、電子取引データの保存にあたり、原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」などで検索できる状態（検索機能の確保）が求められます。これをファイル名の手入力だけで管理する場合、全担当者が一貫したルールを遵守し続ける必要があります。一箇所でも日付形式の不一致（2024/3/1と20240301など）が発生すると、法令が定める検索要件を正しく満たせなくなる恐れがあります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm

国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

手作業による隠れた工数と精神的ストレス

請求書1件のリネームと移動に30秒かかるとすると、月に300件の受領がある場合、それだけで毎月150分（2.5時間）の単純作業が発生します。一見わずかな時間に思えますが、この作業は月次決算という非常にタイトなスケジュールの中で行わなければなりません。また、1文字の入力ミスが「検索できない」という致命的な問題に直結するため、作業者の精神的ストレスは数字以上の重荷となります。

自動化を実現する手法とその特徴

手作業の限界を突破するには、ITツールの活用による「半自動化」または「全自動化」が不可欠です。自社の受領件数や予算に合わせた3つの手法を比較します。

クラウドストレージの標準機能や連携機能

Fleekdriveのようなクラウドストレージが持つ「属性管理」や「自動仕分け」機能を活用する手法です。ファイル名そのものに頼らず、データに付随する「属性情報」で管理を行うため、設定したルールに基づいて自動的にフォルダを仕分けることが可能です。コストを抑えつつ、属人化を防いで安全にファイルを管理したい企業に適しています。

AI-OCRと連携した自動振り分けツール

AI-OCR（光学文字認識）を用いて、請求書PDF内の「日付」「金額」「取引先名」を自動で読み取り、リネームからフォルダ分けまでを一括で行う手法です。

  • メリット：ファイル名を手入力する必要がほとんどなくなる
  • デメリット：月額費用に加え、1枚あたりの従量課金が発生し、コストが高くなりやすい

毎月の受領件数が数百件を超え、入力作業自体を完全になくしたい場合に有効な選択肢となります。

失敗しない自動化ツールの選定基準

ツールを導入しても、現場で使いこなせなければ意味がありません。導入時にチェックすべきポイントを整理します。

既存のフォルダ構成を再現できる柔軟性

「月別＞取引先別」といった既存の運用ルールを、ツールの仕様に合わせて無理に変更すると、過去の資料を探す際に混乱が生じます。自動振り分けの設定が柔軟に行え、これまでの運用フローを再現できるツールを選ぶことが重要です。

業務フロー全体との親和性

単にファイル名を変えるだけでなく、その後の承認ワークフローや、社外への共有までを一元管理できるように設計すると、経理業務全体の手戻りや確認工数を減らしやすくなります。例えば、SalesforceなどのCRMと連携し、商談情報に紐づけて請求書を自動整理できるような仕組みがあれば、管理の手間はさらに削減されます。

サービス連携： https://www.fleekdrive.com/function/service_cooperation/

Fleekdriveで実現する攻めの経理

請求書の電子保管における自動化の目的は、単なる時短ではありません。ミスのない確実な法対応を実現し、経理担当者が本来注力すべき財務分析や経営改善の時間を創出することにあります。

クラウドストレージ「Fleekdrive」を活用すれば、強力な自動仕分け機能により、受領したファイルをルール通りに整理・保存することが可能です。手作業の限界を感じているなら、まずは現在の工数とリスクを可視化し、自社に最適な自動化のラインを見極めることから始めてみてください。