電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務化に伴い、「タイムスタンプをすべてのデータに付与しなければならないのか？」という疑問と、その導入コスト・運用負荷が企業の大きな懸念事項となっています。結論から言えば、2022年の電帳法改正により、タイムスタンプの付与が必須ではなくなり、代わりに適切な管理体制や検索機能の充実が求められるようになりました。本記事では、電帳法の最新要件に基づき、タイムスタンプ付与に代替する「真実性の確保」の方法を明確に解説します。

電帳法対応のタイムスタンプは「代替システム」で不要になる

なぜタイムスタンプの導入にコストと手間がかかるのか

タイムスタンプは、ある時刻にそのデータが存在し、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。しかし、電子帳簿保存法改正により、訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムなどでデータを保存する場合、タイムスタンプの付与は不要となりました。 これにより、タイムスタンプ専用のサービス契約や都度の管理作業の手間が大幅に削減されています。また、多くのシステムベンダーが機能を提供しているため、以前に比べコストや運用負荷は大きなハードルではなくなっています**。

タイムスタンプ不要を可能にする「真実性の確保」の代替要件

2022年の電子帳簿保存法改正では、このタイムスタンプの負担を軽減するため、以下のいずれかの措置を講じていれば、タイムスタンプの付与は不要とされました [国税庁 電子帳簿保存法一問一答]。

  1. 訂正削除履歴の残るシステム等の利用: 記録事項の訂正削除履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用すること。
  2. 事務処理規程の整備: 改ざん防止のための事務処理の規程を定め、それに従って運用すること。

このうち、1の「訂正削除履歴が残るシステム」は、高機能なオンラインストレージを導入することで、法人のファイル管理体制を効率的に実現できます。

電帳法対応システム選定の3つの要件

タイムスタンプ不要の代替手段としてシステムを選ぶ場合、「真実性の確保」に焦点を当てた以下の3つの機能を備えているかを確認することが重要です。

1.訂正削除履歴の確保とバージョン管理による改ざん防止

タイムスタンプ代替システムとして機能するための核となるのが、データの操作履歴を追跡できる機能です。

  • バージョン管理の徹底: ファイルの更新や上書きがあった際も、元のデータを含めたすべてのバージョンがシステム内に保存され、いつでも復元できる状態にあること。これにより、意図的な改ざん防止をシステムが保証し、訂正削除履歴の要件をクリアします。
  • 操作ログの取得: 「誰が、いつ、どのファイルに、どのような操作をしたか」という詳細なログを改変できない形で長期保存できる機能は、監査対応や不正防止の証拠となります。

2.ワークフロー機能による確実なデータ確定プロセス

電帳法の要件を満たすには、証憑が確定した時点以降、データが勝手に変更されない統制が必要です。

  • 自動承認ルートの構築: 電子取引データが保存される際、責任者による承認を経るワークフローをシステムが強制的に適用します。これにより、人の判断ではなく、統一されたルールでの保存プロセスが確保されます。
  • 承認後のデータロック: ワークフローが完了し、証憑として確定したファイルは、システムが自動的に編集・削除を制限する「データロック」状態に移行します。これにより、改ざん防止と真実性の確保を高いレベルで両立させます。

3.可視性の確保をクリアする高度な検索機能

電帳法の要件には、税務調査などで必要なデータを迅速に見つけ出す「可視性の確保」も含まれます。

  • 属性情報による検索対応: ファイル名検索だけでは不十分なため、オンラインストレージのカスタムメタデータ機能などを活用し、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の法定三要素をファイルに属性情報として紐づけ、複合条件での検索を可能にする必要があります。

電帳法とタイムスタンプ不要の要件を両立し、効率化を実現するには

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、適切なシステムとワークフローを導入し、訂正削除履歴を残すことで不要とすることができます。この代替手段は、高コストなタイムスタンプ付与に頼らず、法人のファイル管理全体のセキュリティと業務効率を向上させる最適解です。Fleekdriveは、これらの要件をすべて満たし、改ざん防止と真実性の確保を実現する、電帳法対応ソリューションとして最も信頼性の高い選択肢の一つです。

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