デジタル時代の書類管理において、電子帳簿保存法の理解は必須となります。その対象書類、保存方法、要件を熟知することで、業務の効率化が実現します。しかしながら、その適用範囲と要件は複雑で、保存期間やスキャナ保存の条件、電子取引のルールまで広範囲にわたります。また、社内の経理規程の整備や会計ソフトの利用についても考えるべき課題です。
本記事を通じて、電子帳簿保存法の各要点を理解し、適切な書類管理に活かしましょう。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、企業が紙の書類ではなく電子的な形式で帳簿や重要な書類を保存することを認める法律です。この法律には、対象となる書類、保存方法、要件などが詳細に規定されており、これに適合する形で書類を電子化・保存すれば、原則として紙の書類を保管する必要はありません。ただし、全ての書類が対象となるわけではないため、適用範囲や条件を理解することが重要です。
電子帳簿保存法の保存方法と対象書類
電子帳簿保存法では、電子帳簿等の保存、スキャナによる保存、電子取引の3つの範囲における保存方法と対象書類が設定されています。それぞれの方法には特有の要件が存在するため、適切に理解して適用することが必要です。ここでは、これらの具体的な内容をまとめていきましょう。
1. 電子帳簿等保存
まずは電子帳簿保存法の対象書類と要件を解説します。電子帳簿保存に対応することで、経理業務の効率化や、ペーパーレス化の推進にもつながります。
対象書類
対象となる書類は、経理帳簿や会計帳票、重要な伝票や契約書、受領書などです。具体的な対象書類は法令で詳細に定められています。
保存要件
電子帳簿保存の要件には、主に優良な電子帳簿とその他の電子帳簿の2つがあります。優良な電子帳簿保存の要件では、データの作成・訂正・削除が記録され記録が改ざんできないように管理されることや、取引日や金額、取引日で検索できることなどが含まれています。その他の電子帳簿保存の要件には、税務職員による質問に対応できるよう、データをダウンロードできる状態にしておくことなどが要件です。
（参照：国税庁｜はじめませんか、帳簿書類の電子化）
2. スキャナ保存
スキャナ保存は、紙の書類をスキャナで読み取り、電子データとして保管する方法です。電子帳簿保存法はこのスキャナ保存を認めており、紙の帳簿や書類を物理的に保管する必要がなくなります。これにより、保管場所の削減や検索効率の向上が期待できます。
対象書類
スキャナ保存の対象となる書類は以下の3種類に分けられます。
| 重要書類 | 決算関係書類以外の国税関係書類など |
| 一般書類 | 資金や物の流れに直結・連動しない書類 |
| 過去分重要書類 | スキャナ保存の承認を受けている保存義務者であって、その承認を受けて保存を開始する日前に作成又は受領した重要書類 |
経理帳簿や会計帳票、伝票や契約書、領収書などの重要書類が含まれます。ただし、すべての書類がスキャナ保存の対象となるわけではなく、要件を満たした書類に限定されるため注意が必要です。
保存要件
スキャナ保存の要件には、一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取りやカラー画像による読み取りなどに加えて、タイムスタンプの付与や訂正・削除ができないシステムでの管理も必要です。
3. 電子取引
電子取引における保存は、電子的に行われる取引において生成される書類の保管を指します。2023年12月末まで猶予期間はあるものの、全ての企業が取り組むことが必要です。以下で、対象書類と保存要件を確認しておきましょう。
対象書類
電子取引の対象書類には、取引に関する契約書、注文書、納品書、請求書、領収書など、取引の証拠となる書類全般を指します。取引の具体例は以下の通りです。
- PDFファイルの請求書や領収書を電子メールでやり取りした場合
- クレジットカードの利用明細
- DVDやSDカードなどの記録媒体を介して請求書を受領した場合
- ホームページからダウンロードした請求書データ
- クラウドサービスから作成した電子請求書や領収書のデータ
これらは、取引が電子的に行われた場合には電子データとして生成・保存されます。
保存要件
保存要件では、真実性と可視性を確保するなどの要件を満たす必要があります。要件を満たすための要件は以下の通りです。
- 自社開発のプログラムを使う場合、電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
- 見読可能装置の備付け
- 検索機能の確保
- タイムスタンプが付された後の授受
- 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
（参照：国税庁｜Ⅱ 適用要件【基本的事項】）
上記の要件は、必ずしも全てを満たす必要があるわけではなく、いずれかを満たすのみで確保できる場合もあります。
電子帳簿保存法の対象書類の保存期間
電子帳簿保存法では、保存すべき対象書類の保存期間も重要な要素となります。ここでは、それぞれのケースにおける保存期間について詳しく見ていきましょう。
電子データの保存期間は7年間
法人の場合、電子帳簿保存法で保存すべき書類の保存期間は7年間とされています。7年間の保存は、税務調査等に備え、証拠書類として適切な管理が必要です。管理を怠るとペナルティを受けるリスクもあるため注意が必要です。
スキャンした後の書類の保存期間
スキャナーなどで紙の書類を電子データ化したあとは、残った書類の処理や廃棄はいつすべきかわからないという方もいるでしょう。電子帳簿保存法の改正前は、スキャンした後の書類の内容が正確かどうかを承認されるまで書類の保存が必要でした。しかし、2022年の電子帳簿保存法改正によって要件に合った状態でスキャンされていれば、すぐに書類を廃棄できるよう変更されています。
欠損金が生じた場合の保存期間は10年
事業年度で災害損失金や欠損金が生じた場合、生じた欠損金の繰越控除は10年まで対象です。そのため、保存期間は10年となります。ただし、対象は青色申告の事業者や法人となっているため注意が必要です。ちなみに、個人事業主の場合は繰越控除が3年以内となっています。
（参照：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間）
電子帳簿保存法の注意点
電子帳簿保存法を適切に適用するためには、さまざまな注意点を把握する必要があります。スキャナ保存の特性、承認申請の過去の事例、会計ソフトやクラウドサービスの活用方法、社内の経理規程の整備など、各項目について具体的に見ていきましょう。
改正内容を随時確認する必要がある
電子帳簿保存法は比較的新しい法律であり、解釈や適用にはまだ明確なルールが定まっていない部分や改正が繰り返されている部分もあります。そのため、過去の承認申請事例や改正内容を確認し、状況に応じた対応を考えることが重要です。また、自社の申請が適切に承認されるためには、過去の事例を理解し、必要な書類を適切に準備することが不可欠です。
会計システムやクラウドサービスについて
電子帳簿保存法の適用には、会計システムやクラウドサービスの利用を検討している方もいるでしょう。しかし、システムを使用する際には、データの改ざんを防ぐ対策や保存要件、タイムスタンプ付与などの条件を確認しておく必要があります。また、ツールが法的要件を満たし、法改正更新や保守が適切に行われているかを確認することも重要です。
社内の経理規程の整備
電子帳簿保存法の適用には、社内の経理規程の整備が必須です。電子化したデータの管理方法や保存期間、閲覧権限などについての規則を明確に定め、すべてのスタッフがこれらの規則を理解し遵守することが求められます。これにより、法的要件を満たしつつ、効率的な経理業務の運営が可能です。
まとめ：対象書類を把握した上で電子帳簿保存法に対応しよう
電子帳簿保存法は、企業の経理業務を効率化し、データ管理の利便性を高めることにもつながります。対象となる書類の種類を理解し、それぞれの保存方法と要件を把握することが第一歩です。具体的な保存方法や工程が決まったら、電子帳簿保存法に対応した会計システムやクラウドサービスを利用することも重要です。
