現代では、さまざまな文書や資料がデータ化されており、それに伴ってファイル管理の重要性もますます高まっています。また、適切なファイルの整理と保管は、作業効率を向上させるだけでなく、データの紛失を防ぐためにも不可欠です。こうした煩雑になりやすいファイル管理に役立つのが『クラウドストレージ』です。本記事では、クラウドストレージを活用した安全かつ効果的なファイル管理方法をご紹介します。

デジタル時代におけるファイル管理の重要性

ビジネスにおいてデジタルで対応する範囲が広がっている現代では、ファイル管理の重要性を認識し適切な対応を行う必要があります。ここでは、ビジネスとバックアップの2つの観点から重要性を解説します。

ビジネスにおける重要性

ビジネスにおいて、契約書や顧客情報などの重要な書類の適切な保管は、業務の信頼性と効率化に直結します。また、適切なファイル管理を行うことで、トラブルの未然防止に加え、重要な情報の不適切な取り扱いや情報漏洩のリスクも低減できます。ファイル管理の重要性を認識し、適切な対応を実施することで、信頼性を維持し、顧客や取引先との関係をより強固にできるでしょう。

バックアップの重要性

ファイル管理では、保管したデータのバックアップ体制を構築する必要があります。災害やシステム障害が発生した場合に備えて、重要なデータを複数の保管先にバックアップしていれば、リスクを最小限に抑えられるでしょう。また、バックアップの際には、クラウドストレージや外付けHDDなどを活用すると、データの安全性を確保しつつ同時にどこからでもアクセスできる利便性を得られます。なお、データによっては保存期間が定められているものもあるため、万が一の消失・破損には細心の注意を払わなければなりません。
例えば、電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人では会社法において最長10年、個人事業主では最長7年の保存が義務付けられています。電子帳簿保存法に違反をしてしまうと、罰則を受けるリスクもあるため、ファイル管理においてバックアップ体制の早期確立は急務と言えるでしょう。

失敗しないためのファイル管理の基本ルール

ファイル管理を円滑に実施するためには、基本的なルールを策定してこれに則った運用が大切です。ここでは、以下のファイル管理における基本となるルールについて解説します。

  • ファイルの命名規則を統一する
  • 定期的にバックアップを取る
  • アクセスできる人を制限する

ファイルの命名規則を統一する

ファイル管理を効率的に行うためには、ファイルの命名規則の統一が効果的です。命名規則を統一すれば、必要なファイルを迅速に見つけやすくなり、業務の効率化につながります。命名規則として統一すべき項目は以下の通りです。

  • 日付
  • バージョン
  • プロジェクト名　など

上記の項目について統一を行った後、チーム全体で共有し一貫した運用を構築できれば、ファイル検索にかかる時間を削減して業務効率化が実現できます。

定期的にバックアップを取る

ファイル管理において、定期的なバックアップは欠かせません。重要なデータを失ってしまうのは大きな損失となるため、定期的にバックアップを行いそのリスクを回避する必要があります。バックアップの頻度は、データの重要度や更新頻度に応じて決定しましょう。バックアップの頻度の例は以下の通りです。

重要度高中高低
更新頻度高高中低
バックアップの頻度毎日毎日週ごと月ごともしくは更新ごと

また、バックアップの際には複数の保管先にバックアップを取るようにすれば、さらに安全性を高められます。

アクセスできる人を制限する

ファイル管理の基本ルールでは、ファイルへのアクセス権限を制限しておくのも大切です。全てのファイルに対して誰もがアクセスできる状態にしてしまうと、情報漏洩や誤操作によるデータの改変・削除などのリスクが高まります。そのため、特に機密性の高いファイルや重要なデータは、アクセスできる人を限定し、適切な権限設定を行って情報の安全性を確保しましょう。

おすすめのファイル管理方法

円滑にファイル管理を行うのに役立つ方法は以下の通りです。

  • 外付けHDDにバックアップを取る
  • USBメモリを活用する
  • ネットワークアタッチドストレージ（NAS）を利用する
  • クラウドストレージを利用する

ここでは、上記の方法について解説します。

外付けHDDにバックアップを取る

外付けHDD（ハードディスクドライブ）を利用したバックアップは、手軽でコスト効率の高いファイル管理方法の一つです。外付けHDDを活用すれば、データの物理的な安全性を確保しつつ、簡単にデータを管理できる環境を整えられます。また、使用しないときはデバイスから取り外しておけば、ネット経由のサイバー攻撃から安全にデータを守れます。

USBメモリを活用する

USBメモリは、手軽にデータを持ち運びできる便利なファイル管理ツールとして活用できます。特に少量のデータにおける保管・バックアップや、ほかのデバイス間でのデータのやり取りなどに役立ちます。ただし、マルウェアが仕込まれたUSBメモリを誤って使用したことによるウイルス感染や、メモリ自体の紛失・盗難リスクも高まるため、利用時には注意が必要です。

ネットワークアタッチドストレージ（NAS）を利用する

ネットワークアタッチドストレージ（NAS）は、ネットワーク経由で複数のユーザーが同時にデータを共有・バックアップできる便利なファイル管理手法です。NASを導入すれば、関連するネットワークに接続された全てのデバイスからアクセス可能な集中管理型のストレージを構築でき、データ管理が効率化されます。また、NASはローカル環境で管理されるため、外部からのサイバー攻撃のリスクを抑えられるのも特長の一つです。

クラウドストレージを利用する

クラウドストレージは、ネットワーク上でデータを保管・管理するファイル管理手法です。現在では、多くのクラウドサービスが提供されており、場所を問わずデータにアクセスできる利便性が大きな魅力です。利用にはネットワーク接続が必須ですが、プロバイダが提供する高度なセキュリティ対策により、データの安全性が確保されているため、比較的安心してデータを保管できます。特に、データの安全性と利便性を両立したい場合に、クラウドストレージは有効な選択肢です。

ファイル管理時の注意点

ファイル管理時には、以下のポイントに注意しましょう。

  • ファイル形式を互換性のあるものにする
  • 定期的にファイルの整理を行い、不要なものは削除する
  • セキュリティ対策を徹底する

ここでは、上記の注意点について解説します。

ファイル形式を互換性のあるものにする

ファイル管理を行う際には、ファイル形式の選択に注意を払う必要があります。特に、さまざまなデバイスやソフトウェアで利用する可能性があるファイルの場合、互換性のある形式での保管が大切です。ファイルを利用するチームメンバー・クライアントなどの動作環境を把握した上で、ファイル形式を決めるようにしましょう。

定期的にファイルの整理を行い、不要なものは削除する

ファイル管理を適切に行うためには、ファイルの整理を行い、不要なものを削除する作業を定期的に実施しなければなりません。定期的なファイルの整理・削除が必要なのは、以下の課題を解決するためです。

  • ファイルが増え続けると、必要なファイルを見つけるのに時間がかかり作業効率が低下する
  • ストレージの空き容量がなくなる
  • 必要性の下がった機密情報を残しておいても、情報漏えいのリスクが高まるだけ　など

上記の課題を定期的な整理・削除で解決して、業務の生産性を高めましょう。

セキュリティ対策を徹底する

ファイル管理において、セキュリティ対策の徹底は必須です。データは常にサイバー攻撃や情報漏洩のリスクにさらされています。そのため、ファイルを安全に保つためには、以下の多角的なセキュリティ対策が欠かせません。

  • データを暗号化して保管する
  • 二段階認証を設定する
  • アクセス権限を設定し、必要な人だけがアクセスできるようにする　など

特にクラウドストレージでファイル管理を行う場合、上記のセキュリティ対策がプロバイダ側で提供されているかは大切な要素です。なお、高度なセキュリティ対策を利用できるクラウドストレージが「Fleekdrive」です。次項にてFleekdriveの特長・魅力を解説します。

企業向けにファイル管理を徹底するなら

ファイル管理に役立つのが、高度なセキュリティ機能と便利な文書管理機能を搭載しているクラウドストレージの「Fleekdrive」です。Fleekdriveのセキュリティ機能と文書管理機能は以下の内容となっています。

セキュリティ機能

  • ウイルスチェック
  • ファイル暗号化
  • IPアドレス制限
  • PDFセキュリティ、透かし　など

文書管理機能

  • ファイル名検索・全文検索
  • ファイルの自動管理
  • メタタグ
  • ファイルの更新通知　など

上記のほかにも、Fleekdriveにはファイル管理・保管に役立つ機能が多数搭載されており、企業活動におけるファイル管理が効率化できます。資料のダウンロード・無料トライアルも実施中なので、ぜひ一度下記のリンクからお問い合わせください。