オンラインデータストレージとは？利点や選択するポイントをまるっと解説！

「オンラインストレージ」は、社内の情報資産を管理・共有する手段として有用です。ただ、オンラインストレージがどのようなものか詳しく把握できておらず、複数提供されているもののなかから、どれを選べばよいかわからない人もいるかもしれません。社内・組織のニーズや方向性に沿ったサービスを選択することが、ビジネスに効果的に作用するのは言うまでもありません。本記事では、オンラインストレージの特徴と選ぶ際のポイントを解説します。企業・組織に合ったオンラインストレージ選びの参考にしてください。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、ネット上に文書・画像・音声などの各種データを保存できるサービスのことです。ほとんど個人のSSD・USBと変わらない感覚で使用できるのが特徴です。よく似たサービスに「ファイルサーバ」と呼ばれるものがありますが、ファイルサーバは社外からのアクセスが難しいといった欠点があります。一方で、オンラインストレージでは、ネット環境さえ整っていれば、権限を付与されたユーザーが世界中どこからでもアクセス可能です。オンラインストレージは、働き方改革やコロナ禍による在宅勤務の推進により、一気に注目度が上がったサービスの一つです。

オンラインストレージを選ぶ10のポイント

オンラインストレージは、多機能であるがゆえ、選ぶ際に重視すべきポイントも多くあります。つまり、サービスの内容・スペックなどを的確に見定める目を養っておくことが肝要です。ここでは、オンラインストレージを選ぶ際に大切なポイント10選を解説します。

個人向けか法人向けかで選ぶ

オンラインストレージサービスは、多くの場合個人向けと法人向けにプランが分かれています。個人向けと法人向けプランの特徴は以下の通りです。

個人向けと法人向けプランの最大の違いは「セキュリティ対策の充実度」です。概して、法人では多種多様な機密情報を取り扱うため、万が一の情報漏洩に気を配る必要性が個人よりも高くなります。そのため、ネット上でデータを保存するオンラインストレージで法人に利用してもらうためには、セキュリティ対策が充実しているかが選ばれるポイントとなります。弊社が提供するFleekdriveは、AWS環境のもとサービス展開を行い、さまざまなサイバー攻撃を防ぐシステムを構築しており、セキュリティ対策の充実度が高いサービスです。

無料お試し期間の有無で選ぶ

クラウドサービスによって、UI・UXは異なります。そのため、使いやすいインターフェースが実装されているかを実際に利用しながら確認することが望ましいでしょう。ただ、仮に有料プランしかないサービスだと、課金した後にしか実際に試すことができないため、万が一自社にマッチしない場合損をする恐れがあります。弊社Fleekdriveでは、「30日間無料トライアル」を実施しており、Fleekdriveの持つさまざまな機能をお試しいただけます。Fleekdriveの実際の挙動やUI・UXを実感いただき、ぜひご検討ください。

料金形態で選ぶ

オンラインストレージの料金形態は、1ユーザーあたりに課金される「ユーザー課金型」もしくは、ストレージ容量に応じて課金される「従量課金型」が基本です。ユーザー課金型であれば、ユーザーが追加されるごとに課金されるため、小規模なプロジェクトや中小企業に向いています。一方で、従量課金型は大規模プロジェクトまたは大企業などの扱うデータ容量が大きい場合におすすめの料金形態です。ユーザー課金型と従量課金型のどちらが自社に向いていて、使いやすいのかを事前に検討して判断することが望ましいでしょう。

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容量に応じて選ぶ

オンラインストレージでは、提供会社によっては従量課金型の料金形態を採用していることもあります。そのため、例えば利用者が少ないプロジェクト・企業で従量課金型のクラウドサービスを利用した場合、容量が余って費用対効果が見込めないケースがあります。利用するオンラインストレージサービスを決める際には、まず自社が利用するストレージ容量を事前に算出してから、必要な容量を選ぶことが肝要です。

セキュリティの万全さで選ぶ

企業がオンラインストレージを利用してデータを管理・共有する場合、注意すべきなのが情報漏洩です。情報漏洩を防ぎつつオンラインストレージを利用するなら、事前にサービス提供側がセキュリティ対策について、どのような施策を行っているかを確認しておきましょう。Fleekdriveでは、ファイル自動暗号化・IPアドレス制限など多角的に外部からの攻撃を防ぐセキュリティ対策を講じています。Fleekdriveは、あらゆる規模の企業・組織のセキュリティを守り、安心してご利用いただける体制が整っているオンラインストレージサービスです。

サポート体制で選ぶ

オンラインストレージを利用する際、製品に対する不明点が生じたり、急なトラブルが起きたりすることがあります。さまざまな疑問・問題を解決するために、提供側のサポート体制がどのような内容なのかも、オンラインストレージを選ぶ際に重要なポイントです。また、サービス提供側への連絡手段も利便性の面から確認しておくべき事項です。電話・メールなどをはじめとして、サービスによってはチャットやLINEでも問い合わせできるものもあるため、自社に合ったサポートが得られるサービスを選ぶようにしましょう。

同時編集の有無で選ぶ

社内外からアクセスできるオンラインストレージですが、一ファイルに同時にアクセスできればより利便性が高まります。Fleekdriveには「ファイル共同編集」機能が搭載されており、同時に複数人がアクセスして共同で作業に取り組めます。また、チャット機能によりリアルタイムにやりとりを行いながら編集できるため、効率よく業務を進められる点も魅力の一つです。もちろん同時編集で発生しやすいデータ上書きのミスに関しても、別のユーザーが編集を開始する際に、編集の可否を選択できるため安心です。

モバイルでの使いやすさで選ぶ

特に外出先では、オンラインストレージにPCからではなくモバイル端末でアクセスして、データの閲覧・ダウンロードなどを行う機会が増えます。Fleekdriveでは、モバイル専用アプリを導入しています。このモバイル専用アプリを用いてアクセスすれば、スマホで撮った写真を直接共有したり、大容量データを閲覧・送信したりすることが可能です。さらに、万が一モバイル端末を紛失・盗難された場合でも、ロック機能により情報漏洩を防げるため、外出先でも安心して活用できます。

電子帳簿保存法への対応状況で選ぶ

電子帳簿保存法は、帳簿・領収書・請求書などの税務関係帳簿・書類を、電子化されたデータで保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法により、保管・管理作業が煩雑な紙の書類から脱却できるようになったのは大きなメリットです。一方で、電子帳簿保存法を遵守するためには下記の5つの要件を満たさなければなりません。

• 保存義務
• 真実性の確保
• 見読性の確保
• 関連書類の備付
• 検索性の確保

上記の要件を満たせるのが、Fleekdriveの「電子帳簿保存法オプション」サービスです。電子帳簿保存法オプションを追加していただくだけで、あらゆる電子保存から経理DXを実現可能です。利便性・安全性も高いFleekdriveの「電子帳簿保存法オプション」もぜひご検討ください。

導入実績で選ぶ

オンラインストレージを選ぶ際には、これまでの導入実績も大切なポイントです。Fleekdriveは、約900社・30万人の導入実績があり、住信SBIネット銀行株式会社・ブラザー工業株式会社など、さまざまな業態のお客様からも高い支持をいただいております。次項にて、Fleekdriveが多くの企業・個人から選ばれる理由をご紹介します。

• Fleekdriveの導入事例はこちら

約900社・30万人の導入実績！企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」が選ばれる理由

企業向けオンラインストレージである「Fleekdrive」が選ばれる理由は以下の通りです。

• 使いやすいインターフェース
• セキュリティ対策が充実している

使いやすいインターフェース

Fleekdriveは、ファイルを一目で確認しやすい「ツリービュー」や、大容量ファイルも閲覧・確認できる「ブラウザプレビュー」「ファイル配信」などの機能が充実しています。また、アカウントがないユーザーとも共有できる「公開スペース」や、モバイル専用アプリによる外出先での閲覧・アップロード対応など、シームレスに活用できる点も支持されています。

セキュリティ対策が充実している

Fleekdriveは、AWS（Amazon Web Services）を基盤として開発しており、アクセス権限も厳格に管理されているため、情報漏洩のリスクも最低限に抑えられたサービスです。また、ウイルスチェック・PDF透かしなどの機能も充実しており、万が一の情報漏洩を防ぐための対策を常に怠っておりません。

オンラインストレージは、データの管理と共有を簡単にし、ビジネスの効率を向上させるための強力なツールです。選び方のポイントを理解し、最適なサービスを導入することで、企業の成長をサポートします。この機会にオンラインストレージの利便性を体験してみてください。さらに詳しい情報や具体的な導入事例については、資料をダウンロードしてご確認ください。

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