IT化・情報化が進む昨今、さまざまな書類の電子化が進んでいますが、税金に関連する書類の電子化も進んでいます。そのなかで、特に企業が意識するべき法律として「電子帳簿保存法」が挙げられるでしょう。これに伴い、電子化された請求書のやりとりなどにオンラインストレージを利用する機会も増えており、サービスの機能として電子帳簿保存法への対応も重要です。この記事では、電子帳簿保存法の概要から電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージの選び方を解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。取引に関する見積書、発注書、請求書、契約書、領収書などの書類を電子的に保存することを認めています。電子帳簿保存法は大きく次の3つの区分に分かれています。
電子帳簿等保存
従来、紙で作成していた帳簿書類を電子的に作成し、そのまま保管する区分です。会計ソフトなどを使用して作成した帳簿書類は、印刷する必要がなく電子データのまま保存できます。対象となる帳簿書類としては、次のようなものが挙げられます。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売上帳
- 仕入帳
- 損益計算書
- 貸借対照表 など
スキャナ保存
紙で受領した国税関係書類をスキャンし、電子データ化して保存する区分です。契約書や見積書などの取引相手とやり取りする書類なども、電子データ化して保存することが認められています。スキャン方法として、スマートフォンやデジタルカメラでの撮影も認められています。
電子取引データ保存
メールやインターネットを介してやり取りする取引情報を、そのまま保存する区分です。請求書や領収書などの電子データが該当します。令和6年（2024年）からは次の保存要件に従った電子データの保存が必要です。
- 改ざん防止のための措置をとる
- 「日付、金額、取引先」で検索できるようにする
電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージの選び方
電子帳簿保存法では電子データの保存要件が定められています。オンラインストレージに税務関係の書類を保存する場合には、次の点を重要視するとよいでしょう。
セキュリティ対策は万全か
オンラインストレージに保存するデータ区分としては、「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」が該当します。これらには見積書や契約書、請求書、領収書などが含まれているため、不正アクセスなどによる情報漏洩への対策が必要です。オンラインストレージを選ぶ際にはセキュリティ対策として、暗号化や二段階認証、IPアドレス制限などの機能があるか確認しましょう。
バックアップが十分かどうか
電子帳簿保存法で定められている書類の保存期間は7年です。長期間のデータ保存が必要とされており、データの消失などへの対策は十分に行う必要があります。オンラインストレージとしてバックアップ機能があるか、データごとの変更履歴を保存する機能があるかなど、バックアップに関する機能も選定する上で重要になります。
電子帳簿保存法に対応した機能があるか
電子帳簿保存法では、保存要件に沿って正しく電子データを保管しなければなりません。例えば、「訂正・削除履歴の確保」や「検索機能の確保」などが挙げられます。オンラインストレージの機能として、バージョン履歴やデータの検索機能などの電子帳簿保存法に対応した機能の有無は非常に重要です。オンラインストレージに税務関連書類を保存する場合には、これらの機能の有無も選定の際のポイントとしましょう。
電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージ「Fleekdrive」
企業向けオンラインストレージのFleekdriveでは、「電子帳簿保存法オプション」を提供しています。電子帳簿保存法に対応するためには、次の5つの要件を満たさなければなりませんが、Fleekdriveはすべての要件をクリアしています。
- 保存義務
- 真実性の確保
- 見読性の確保
- 関連書類の備付
- 検索性の確保
紙で受領・作成した書類もスキャナと連携することで、手間なくFleekdriveに保管することが可能です。スマートフォンのアプリを利用すれば、レシートなども撮影して直接アップロードできます。
アップロードされたデータはタイムスタンプ機能により変更履歴が残るようになっており、膨大なデータの中から取引日、取引先、金額、担当者などから幅広く検索することが可能です。Fleekdriveのインタフェースも直感的に操作できるようにわかりやすく作られており、電子帳簿保存法に対応するためのオンラインストレージとしておすすめです。また、Fleekdriveはファイルの暗号化やウイルスチェック、IPアドレス制限などのセキュリティ対策に万全を期しており、クラウドセキュリティの国際規格「ISO/IEC 27017」を取得しています。
電子帳簿保存法の内容を理解してオンラインストレージを選びましょう！
税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分が存在します。そのなかでも、オンラインストレージではスキャナ保存、電子取引データ保存に対応することが可能です。
電子帳簿保存法では保存要件が定められています。電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージを選ぶ際には、セキュリティ、バックアップの観点と併せて、電子帳簿保存法に対応した機能の有無もチェックするとよいでしょう。
