社内掲示板のファイル共有｜実現する3つの方法と比較

「全社通達を社内掲示板に投稿したけど、関連資料のファイル共有はどうしよう…」「社内掲示板のファイル添付機能だと、容量やバージョン管理の面で課題を感じる…」

社内掲示板とお知らせに関連するファイルの共有は、別々のツールで行われることも少なくありません。その結果、情報の分断が起こり、効率的なファイル共有の妨げになったり、セキュリティリスクに繋がるケースも見られます。この記事では、こうした課題を解決するために、「社内掲示板」で安全かつ効率的に「ファイル共有」を実現するための主な方法を比較。それぞれのメリット・デメリットを明らかにし、あなたの会社に合った解決策を見つけるためのヒントを提供します。

社内掲示板でファイル共有を実現する主な方法

社内掲示板でのファイル共有には、いくつかのアプローチが考えられます。それぞれに特徴があるため、自社の状況と照らし合わせてみましょう。

方法1：グループウェア/社内ポータル付属の掲示板機能

メリット：

• 導入済みで手軽：多くの社員が使い慣れており、追加コストなしで利用できる場合が多い。

デメリット：

• ファイル管理の課題：製品によってはアップロード容量の制限や、ファイル単位の詳細な権限設定が難しい場合があり、専用のファイル共有ツールに比べて機能が限定的なことがあります。
• 煩雑になりがちなバージョン管理：ツールによっては自動でのバージョン管理機能が備わっておらず、手動で最新版をアップロードし直す必要があり、人的ミスに繋がる可能性があります。

方法2：チャットツールのチャンネル機能 ＋ ファイル共有

メリット：

• リアルタイム性が高い：投稿すればすぐに通知が飛ぶため、スピーディな情報共有が可能です。

デメリット：

• 情報が流れやすい：重要な通達やファイルも他の会話に埋もれやすく、後から探すのに手間がかかることがあります。重要な情報をストックしておくには、検索やブックマーク機能の活用など、運用上の工夫が求められます。
• 体系的な管理の難しさ：ファイルは投稿に紐づいて時系列で並ぶため、フォルダで階層化して管理するような体系的なファイル管理が難しい側面があります。

方法3：掲示板機能を備えた企業向けクラウドストレージ

メリット：

• 「お知らせ」と「ファイル」の高度な連携：社内掲示板の投稿に、ストレージ内に安全に保管されているファイルを直接紐づけられるため、情報とその関連資料をスムーズに結びつけられます。
• 本格的なファイル共有機能：大容量ファイルの扱いや、詳細なバージョン管理、高度な検索機能など、ファイル管理に特化した機能を活用できます。
• 高度なセキュリティ：ファイル単位での閲覧・編集・ダウンロード権限などを細かく設定できるほか、監査ログ機能などを備え、企業のガバナンス強化に貢献します。

デメリット：

• 導入・運用にコストがかかる場合があります。

自社に合った方法を選ぶためのチェックポイント

では、あなたの会社にはどの方法が適しているでしょうか。以下の点で比較してみましょう。

この表からもわかるように、特にセキュリティとファイル管理の正確性を重視する場合、「方法3」は有力な選択肢となります。

まとめ：社内掲示板を活用した情報共有の形を見つけよう

社内掲示板とファイル共有は、どちらも企業の情報伝達に不可欠な要素です。この2つを別々のツールで運用すると、非効率やセキュリティリスクが生じる可能性があります。今回ご紹介した方法には、それぞれメリットとデメリットがあります。

1. グループウェア：手軽だが、ファイル管理に課題を抱える場合がある。
2. チャットツール：速いが、情報が流れやすい側面がある。
3. 掲示板付きクラウドストレージ：セキュリティと機能性の両立が期待できるが、コストがかかる場合がある。

これからの時代の情報共有のあり方として、業務効率化とガバナンス強化の観点から、「社内掲示板」と「ファイル共有」を一体化したプラットフォームで実現することも有効な解決策の一つです。まずは、自社の情報共有の現状を見直し、最適な基盤を選ぶことから始めてみてはいかがでしょうか。