法人向けオンラインストレージを選ぶとき、「容量が大きい」「料金が安い」といった数字だけで判断すると、導入後に現場が使い切れず、結局メール添付に戻ってしまうことがあります。ファイル共有は単なるデータ置き場ではなく、取引先と仕事を進めるための業務基盤です。本記事では、比較表の「○」だけでは見えないポイントを押さえ、失敗しない判断基準を整理します。

スペック比較表の「〇」だけを信じてはいけない

数字（容量・料金）で選んで失敗する典型パターン

多くの比較サイトでは、1ユーザーあたりの料金やストレージ容量（1TB、無制限など）が主な比較項目として並んでいます。もちろんコストは重要ですが、それだけで導入を決めると、実際の業務フローに合わず失敗することがあります。
よくある失敗例は、「安価なプランを選んだ結果、ファイルの排他制御（ロック機能）がなく、誰かが編集中のファイルを別の人が上書きしてしまった」「プレビュー機能が遅く、内容確認のために毎回ダウンロードが必要で時間がかかる」といったケースです。これらはカタログスペック上の「〇（機能あり）」だけでは見えてこない部分です。

最新版が特定できず、手戻りが増える

取引先と見積書や提案書を往復しているうちに、ファイルが「最終」「最終_確定」「最終_確定_修正」…と増殖し、どれが正か分からない。確認のたびに“どれを見ればいいか”からやり直しになる。

上書き事故が怖くて、結局“編集は一人だけ”になる

同時に触ると壊れる（上書きされる）前提だと、現場は「編集担当を固定」「回覧で待つ」運用になり、スピードが出ない。

レビューが分散して、指示が伝わらない

コメントがメールやビジネスチャットに散らばり、「この数値」「この段落」といった指示が曖昧になる。結果として修正漏れ・修正ミスが増える。

つまり、比較表の「容量」「価格」の○だけでは、共同作業のしやすさと統制のしやすさが見えません。

「保管」か「業務ワークスペース」かという視点

オンラインストレージには、大きく分けて2つの使われ方があります。1つは、完成したデータを長期保管する保管用途（アーカイブ）。もう1つは、作りながらレビューし、取引先と調整しながら進める業務ワークスペース用途です。

DX推進で目指すべきは、単にクラウドに置くことではなく、ファイルを中心に仕事が前に進む状態を作ることです。これから選ぶべきは、共同作業と統制が前提の「業務ワークスペース」型の運用に寄せられるツールです。

「共同作業」ができるツールを選ぶ

脱・メール添付を実現する「同時編集」

業務ワークスペースとして必須なのが、ファイルを回覧するのではなく同じファイルで一緒に進める仕組みです。例えば、取引先から戻ってきた見積書（Excel）にこちらが修正を入れ、先方が同じファイルで条件を更新する。提案書（PowerPoint）をこちらの営業と制作が同時に整え、先方の確認コメントを反映する。こうした場面で、同時編集と上書き事故を防ぐ仕組みがあると、待ち時間と手戻りが大きく減ります。

ファイルに紐づいた「コメント／チャット」で修正指示を集約する

もう一つの重要な機能が、ファイルに紐付いた「チャット」です。通常、ファイルの内容について確認したい場合、メールやビジネスチャットで「〇〇フォルダにある△△というファイルの3ページ目ですが…」と別途連絡をする必要があります。
しかし、Fleekdriveにはファイルごとにチャット機能が備わっており、プレビュー画面を見ながらその場で「ここの数値を修正して」とコメントやスタンプを残すことができます。ファイルとコミュニケーションが一体化することで、確認の手間や伝達ミスを大幅に減らすことが可能です。

ファイル共同編集：https://www.fleekdrive.com/function/collaboration/

運用を定着させる「権限設定」と「拡張性」

現場の混乱を防ぐ「柔軟な権限設定」

セキュリティと利便性のバランスを保つためには、きめ細かな「権限設定」が欠かせません。「閲覧のみ」「編集可」といった大雑把な設定しかないツールでは、「協力会社にはアップロードだけさせたい（中身は見せたくない）」といった現場のニーズに対応できず、結局運用ルールが形骸化してしまいます。
Fleekdriveでは、「閲覧」「編集」「アップロードのみ」など詳細なアクセス権限が用意されており、自社の業務に合わせて独自に権限ロールをカスタマイズすることも可能です。この柔軟性があるからこそ、社外との安全なファイル共有が可能になります。

ユーザ・アクセス管理：https://www.fleekdrive.com/function/access_management/

業務アプリとの連携で広がる活用

将来的な拡張性も選定のポイントです。単体で使うだけでなく、Salesforceなどの業務アプリケーションと連携できるツールを選べば、顧客情報と見積書ファイルを紐付けて管理するといった高度な使い方が可能になります。「今はファイル移行だけで精一杯」という場合でも、将来的にSFA（営業支援システム）やワークフローと連携できる余地を残しておくことが、長く使えるツール選びのコツです。

ファイル管理を「守り」から「攻め」へ

法人向けオンラインストレージの選定は、単なる「データの引っ越し先」選びではありません。それは、社員が毎日使う「デジタル上のオフィス環境」をどう設計するかという経営課題そのものです。安さや容量といったスペックにとらわれず、「共同編集」や「チャット」といった機能でチームのコラボレーションを加速できるか、という基準で選んでみてください。
まずは無料トライアルを活用し、Fleekdriveが提供する「快適な仕事場」を現場のメンバーと一緒に体験してみることから始めてはいかがでしょうか。