「パスワード付きZIPファイルは、セキュリティ対策としてマナーである」
長年そう信じて実践してきた営業部長や管理職の方にとって、昨今の「PPAP廃止」の流れは寝耳に水かもしれません。しかし、取引先から「ZIPファイルは受け取れません」と拒否される事例が増えているのも現実です。PPAPが問題視される背景には、暗号化ZIPがメール側の検査を難しくする点や、誤送信時に回収できない点など、技術・運用の両面があります。
そこで本記事では、一般的なPPAP解説は最小限に留め、営業・管理部門が日々扱う見積書や契約書などの“原本”を守りながら、誤送信などの事故リスクを抑えてファイルをやり取りするための考え方と、具体的な移行イメージを整理します。

PPAPが危険視される技術的な理由

暗号化ZIPは「中身の検査」を難しくする

PPAPが危険視される最大の理由は、企業のメールサーバーに設置された「ウイルスチェック」をすり抜けてしまう点にあります。通常、メールに添付されたファイルは、サーバー上でウイルススキャンが行われます。しかし、パスワード付きZIPファイルは中身が暗号化されているため、セキュリティシステムは中身を検査できません。「中身が見えないから、とりあえず通す」という仕様を逆手に取り、ZIPファイルの中にマルウェア（Emotetなど）を潜ませて侵入させる攻撃が激増しました。「暗号化＝安全」というのは、あくまで盗聴対策の話であり、ウイルス対策の観点では「検査拒否」をしているのと同じことなのです。

受信側に「手間」と「判断負担」を押し付けやすい

受信者にとっても、PPAPは大きな負担です。スマホやタブレットではZIP解凍アプリが必要で、外出先ですぐに資料を確認できません。さらに、「パスワード通知メール」が届くまでファイルを開けないタイムラグも発生します。何より恐ろしいのは、手間をかけて解凍した瞬間にウイルス感染するリスクを受信者に負わせている点です。もし自社から送ったファイルが原因で取引先がランサムウェア被害に遭えば、損害賠償や取引停止といった経営問題に発展しかねません。

パスワード別送は“誤送信”の構造問題を解決しにくい

同じ経路で鍵を送る運用になりがち

「万が一、宛先を間違えても、パスワードを知らなければ開けない」というのも、実は誤解です。PPAPでは、1通目のZIPファイル送付メールと、2通目のパスワード通知メールを、同じメールソフトから同じ宛先に連続して送信します。もし1通目の宛先（To/Cc）を間違えていれば、2通目のパスワードメールも自動的に同じ間違った相手に届く可能性が極めて高いのです。

送信後に「回収・無効化」しづらい

メール添付の致命的な弱点は、一度送信ボタンを押してしまうと、データを「回収（無効化）」できないことです。もし見積書の金額を間違えたり、関係のない顧客データを誤送信したりしても、相手の受信ボックスからデータを消すことはできません。「削除をお願いします」と頭を下げるしかなく、本当に削除されたかを確認する術もないのが実情です。

「渡す」から「管理して共有する」への転換

共有は送付よりもコントロールを効かせやすい

脱PPAPの代替として有力なのが、法人向けクラウドストレージの共有機能です。共有URLに対して、有効期限、パスワード、アクセス権限などを付与し、必要に応じてリンクを無効化できる形にすることで、メール添付よりも「送った後のコントロール」を効かせやすくなります。Fleekdriveのファイル共有機能でも、こうした共有設定が可能です。

ファイル共有：https://www.fleekdrive.com/function/filesharing/

ダウンロード禁止の「プレビュー共有」

さらにセキュリティを高めたい場合は、ブラウザ上で内容を確認できる「プレビュー」を前提にしつつ、共有リンク側でダウンロード制限・有効期限・パスワード等を組み合わせて運用する方法が有効です。また、万が一送付先を誤った場合でも、送信後に共有リンクを無効化できるため、メール添付よりも「共有後のコントロール」を効かせやすくなります。

脱PPAPは「加害者」にならないための義務

PPAPを続けることは、もはや「古い習慣」ではなく、自社と取引先を危険に晒す「セキュリティホール」を放置することと同義です。「メールで送る」から「安全な場所に招待する」へ。Fleekdriveのようなクラウドストレージを活用し、ファイルを相手に渡さずコントロールできる環境へ移行することは、取引先からの信頼を守るための必須条件と言えるでしょう。
まずは社内の自動ZIP化ツールを停止し、相手に負担をかけない共有方法へと切り替える準備を始めてみてはいかがでしょうか。