株式会社リバイブは、総合解体事業、産業廃棄物処理事業、リユース事業、不動産事業を展開し、持続可能な社会の実現に貢献しています。解体現場から建材を取り出し、家具材や建築資材として再流通させるリユース活動や、廃材アートの取り組みを通じて、手放されたモノの価値を再発見する活動も行っています。
その一つに、「Re Action」というエコアクションを行っており、環境保全や教育支援など通して、地域社会との連携を深めています。実際、取材にお伺いしたお部屋は、廃材で壁がアート作品のようにリノベーションされていました。
リバイブの業務管理部で社内のDX化を推進している横井氏。以前は必要な書類も複写紙に記入し、処理していましたが、現在ではクラウド上に情報が集まり、そこで書類を出力・保管するようになりました。これらを進めてきた横井氏に、Fleekform、Fleekdriveのご利用についてお話を伺いました。
課題
- 情報が属人化していて、共有されていなかった
- 廃掃法や下請法などの法律に則り、今まで以上に厳格に契約書を作成・処理する必要があった
- 請求書などを電帳法対応する必要が出てきた
施策
- Fleekformにて解体工事に関わる注文書と注文請書を出力するようにした
- Fleekformで出力した書類は、レコードに関連付けたFleekdriveに保存するようにした
- 会社に送られてくる請求書などを電帳法に則って、Fleekdriveに保管するようにした
効果
- 書類を作成・処理するのにかかる時間を大幅に削減できた
- 契約に関わる書類をきちんと発行し、処理・保管する仕組みを整えることができた
案件の情報は、紙の書類か営業担当の頭の中にしかない
Fleekformを導入する前、どのような課題をお持ちでしたか。
当初、案件の情報が属人化してしまっていることに課題を感じていました。工事に関する情報は、工事が終わった後、経理担当が請求書を発行できるようにするためだけの、最低限の情報が記載された書類だけでした。現場は営業担当が仕切っており、万が一営業担当がいなくなってしまった場合には、取引先を始め、何もわからなくなってしまいます。まずは、情報を共有できる仕組みが必要だと考えました。
そこで、産業廃棄物処理業界でシェアのあるシステムを導入しました。伝票の入力や、法律で決められた書類を管理する機能などがあり、取引先の情報などもこちらに入力していました。しかし、オンプレの業務システムのため、外からアクセスすることができません。外に出てしまった営業担当やドライバーは、取引先の担当者の電話番号をその場で確認することができず、会社に電話して電話番号を確認するというような、非効率なことが起こっていました。やはり、CRMやSFAのようなシステムを入れないといけないのではないかと考え、Salesforceを導入しました。
Salesforceを導入した当初は、帳票をSalesforceから出力することは考えていませんでした。データをクラウド上に集めて、いつどこからでも使えるようにすることが一番の目的だったからです。しかし次第に、Salesforceにデータが集まるようになり、利用が定着してきたので、Salesforceをデータベースとして以上に活用したいと考え、Salesforceから帳票出力をする可能性を考え始めました。
そもそも、それ以前は、書類は何枚かの複写紙で作成し、それを棚に日付順に保管していました。これでは、時間もかかりますし、ミスも起こりえます。廃掃法や下請法などのコンプライアンスを徹底するためにも、仕組みを整える必要がありました。
Fleekdriveを導入すれば、帳票の保存だけでなく電帳法の対応もできる
FleekformとFleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。
Salesforceから帳票を作成するサードパーティのツールは、たくさんありました。しかし、作成した帳票をどこに保存するのかを考えたとき、FleekformとFleekdriveを両方導入することで、帳票出力から保存までをスムーズに行えるのではないかと考えました。出力した帳票は、ローカルに保存することもできてしまいますし、Salesforceのデフォルトのドライブスぺースも、当社で導入しているコミュニケーションツールのドライブスペースもあります。保存先として、複数のツールを使い分けることはしたくありませんでしたし、今後容量が増えていくことも考えると、FleekformとFleekdriveを一緒に使うことで効率が良くなると思いました。
帳票出力方法と保存先を検討していた頃、ちょうど電子帳簿保存法（以下、電帳法）の対応が必要になりました。Fleekdriveでは電帳法の対応もできるので、FleekformとFleekdriveを一緒に導入することに決めました。
FleekformとFleekdriveを利用するにあたって、Salesforceの設定や、Fleekformで出力するためのフォーマットの準備、Fleeekdriveの権限設定など、整えていかないといけないことが山ほどありました。その一つひとつに対して、Fleekdriveのカスタマーサクセス担当が丁寧にサポートしてくださいました。サポートが手厚かったのも、FleekformとFleekdriveを導入した決め手の一つだったと思います。
ミスなくもれなく書類を発行でき、コンプライアンスも確実に
現在どのようにFleekform、Fleekdriveを活用していますか。
Fleekformで一番出力しているのは、解体工事業で必要な注文書と注文請書です。例えば、新しい建物を建てる際に、元の建物を先に解体しないといけません。その解体作業の依頼が当社に入り、当社だけではできない場合、他の業者にも一緒に作業をしてもらうことになります。この協力業者と交わす書類が、注文書と注文請書です。
工事が始まるたびに、数社と前述の書類についてやり取りをする必要があります。主に経理担当が書類を出力し、Salesforceのレコードに関連付けているFleekdriveに保管しています。ここで交わされた書類は、Fleekdriveからも見ることができるようにしています。
この協力業者との契約について、下請法がより厳格化されたことによって、以前より書類をきちんと交わす必要が出てきました。Fleekformで帳票を出力することで、ミスも工数も減り、効率化することができました。また、以前から導入している産業廃棄物処理管理システムと、用途に応じて使い分けができています。
Fleekdriveの電帳法機能では、Salesforceに登録がある案件とは別に、当社への請求書などを処理し、保管しています。
条件分岐が複雑な書類も、Fleekformで出力していきたい
今後FleekformとFleekdriveをどのように使っていきたいですか。
FleekformとFleekdriveを導入したことで、コンプライアンス対応へのハードルが下がりました。やらなければいけないとけれど、対応しきれていないという状況がだいぶ解消されたように思います。書類を複写紙で作成していた経理担当も、作業が楽になったと言っています。
Fleekformで出力せずに、エクセルで作成している書類も、まだまだあります。例えば、条件分岐が複雑かつ数が多いため対応できていない書類もありますが、そういった書類も少しずつFleekformを使って出力できるようにしたいと考えています。
Fleekdriveに関しては、配信機能をもっと活用できるのではないかと思います。お客様に書類をお送りする際に、ついメールに添付してしまいますが、Fleekdriveの配信機能を使えばセキュリティ面でも安全です。
産業廃棄物処理業界でも、少しずつDX化されていっています。しかし、従来の方法でなんとかできてしまうこともあり、たまにしか発行しない書類は紙で処理することがまだあります。費用がかかることですし、DX化できている会社ばかりではありません。当社がDX化の先頭に立ち推し進めることで、他の企業さまのDX化を後押しし、それによって業界全体が効率化されていったらいいなと思っています。
