クラウドのファイル共有を大企業がセキュアに利用するには、セキュリティ対策や運用の効率性に優れたサービスを選ぶ必要があります。セキュリティ対策が万全なクラウドのファイル共有サービスなら、企業のデータガバナンスに沿った運用が可能です。ここでは、クラウドのファイル共有で大企業が意識すべきことや、セキュアに利用する方法について解説します。
クラウドのファイル共有とは
クラウドのファイル共有とは、インターネット上のストレージでファイルを管理できる仕組みです。ファイルのアップロードやダウンロードだけでなく、共同編集などにも対応しています。クラウドでファイル共有をする主なメリットは、社内外のユーザと安全にデータのやりとりができることです。特に大企業向けに提供されているクラウドのファイル共有サービスはセキュリティ対策が充実しています。また、ファイルの編集や管理を効率よく行えるようになることもクラウドのファイル共有のメリットです。
クラウドのファイル共有で大企業が意識すべきこと
大企業でクラウドのファイル共有を導入する場合、トラブルを避けるために以下のようなポイントを意識する必要があります。
セキュリティ対策は万全か
クラウドのファイル共有サービスを選定する段階で、どのようなセキュリティ対策が行われているかを確認しましょう。セキュリティ対策で見るべき主な項目はアクセス制限や権限管理などの機能面です。また、サービス提供会社が取得しているセキュリティ向けの認証やデータセンターの設置エリア、トラブル時のサポート体制なども考慮する必要があります。
常に最新の情報を保つことができるか
多くの従業員がファイル共有を利用する大企業では、クラウド上のデータが常に最新の状態に保たれていることも重要です。特に、複数人で同じファイルを取り扱うような業務では古いデータによるトラブルを防ぐためにリアルタイムで最新のファイルを共有する機能が求められます。
運用の効率が良いか
運用効率の良さもクラウドのファイル共有で意識すべきことの一つです。例えば、検索機能が充実しているファイル共有サービスなら目当てのデータを効率よく見つけられます。また、ユーザアカウントの作成や管理のしやすさも運用効率に影響を与えるポイントです。共同編集機能の使いやすさや外部のコミュニケーションツールなどとの連携性も確認しましょう。
クラウドのファイル共有をセキュアに利用する方法
大企業でクラウドのファイル共有をセキュアに利用する方法は次の通りです。
アクセスできるユーザを限定する
ファイル共有サービスにアクセスできるユーザを限定することでセキュリティ性が高まります。クラウドのファイル共有ではユーザごとにアクセス権限を設定できることが一般的です。社内でファイル共有の管理担当者を決め、適切なアクセス権限を設定すれば不正アクセスなどのトラブルを予防できます。
堅牢なセキュリティ対策のストレージを利用する
クラウドのファイル共有に備わっているセキュリティ対策向けの機能はサービスによって様々です。ファイルの暗号化やウイルスチェック、外部からのサイバー攻撃対策などが充実しているサービスを選びましょう。また、ログインや操作履歴の保存機能や24時間の監視体制などもストレージのセキュリティ性を高めます。
古いデータは定期的に消去する
ファイル共有サービス内に古いデータが残っていることはトラブルを引き起こす原因です。誤った内容を参照してしまったり、目的のファイルが見つけにくくなったりするリスクがあります。古いデータを定期的に消去することがクラウドのファイル共有をセキュアに利用する方法の一つです。一定の保管期間を経て使用していないデータは消去するなど運用のルールを定めましょう。
セキュアに利用するなら「Fleekdrive」がおすすめ
クラウドのファイル共有をセキュアに利用したい大企業には企業向けクラウドストレージのFleekdriveがおすすめです。Fleekdriveには堅牢なセキュリティ対策が施されているほか、アクセスできるユーザの管理や古いデータの消去を行うための機能が備わっています。
ユーザはCSVで一括登録でき、人数が多い大企業でも効率的な管理が可能です。また、ユーザごとの権限も一覧表で把握できます。ファイルの暗号化やウイルスチェック、IPアドレス制限などに対応するなど、セキュリティ対策に万全を期し、クラウドセキュリティの国際規格である「ISO/IEC 27017」を取得しています。古いファイルを自動で削除する設定もでき、常に最新の情報を共有できます。
セキュリティ性の高いクラウドのファイル共有サービスを利用したい場合はぜひFleekdriveの導入をご検討ください。
大企業向けのファイル共有ならセキュアなクラウドサービスを選ぼう！
大企業でクラウドのファイル共有を利用する際はセキュリティの高さを意識したサービス選びが重要です。意識すべきポイントとして、セキュリティ対策の万全さや運用効率の高さなどが挙げられます。上記で紹介した方法を参考にクラウドのファイル共有をセキュアに利用しましょう。
