ファイル共有を目的やシーンに応じて使い分ける

企業でのニーズに特化したファイル共有で業務の効率化を進めましょう

目的や業務のシーンに応じて、ファイル共有の方法や受け渡しの方法を変えることで、企業でのセキュアかつ利便性の高いコラボレーションを実現します。

こんな方法でファイルの管理や共有をしていませんか?

こんな方法でファイルの管理や共有をしていませんか?

これまで業務で使用する資料や請求書などのファイルは、ファイルサーバで管理してメールに添付してやり取りをする方法が一般的でしたが、メール添付でのやりとりはファイルの添付間違い、宛先間違いによるセキュリティ事故が後を絶たちません。さらにクラウドサービスの普及につれ、個人が無料のオンラインストレージやファイル転送サービスを業務利用するなど、いわゆるシャドーITが問題になりました。個人がオンラインストレージやファイル転送サービスの便利さを知っていて、業務で使いたいと考えるからです。 Fleekdriveは企業向け(法人向け)に利便性、セキュリティを高めたオンラインストレージサービスです。Fleekdriveを使って、いつでも、どこでも、安全にファイル共有して業務がスムースに進み、業務ストレスを軽減します。

企業で利用するための大切なポイントをしっかり押さえたファイル共有

Point.1

いつでも、どこでも、誰とでも。

いつでもどこでも誰とでもファイル共有

Fleekdriveにファイルを保管することで、社内の人、外出している営業の人、フィールドサービスで移動している人、在宅勤務やサテライトオフィスで働く人、さらには取引先の人など、あらゆる人たちと簡単にファイルを共有して仕事ができます。

Point.2

機密文書を守れます。

機密文書を守れます

ファイルの受け渡しにパスワードで保護されたダウンロードリンクを利用したり、フォルダのアクセス期間を設定したり、ファイルをダウンロードした際、取得時間や取得した人の名前を透かしで挿入したり、他にも様々な機密文書を守る仕組みを用意しています。

Point.3

ダウンロードせずに閲覧。

psdやaiなどあらゆるファイルが閲覧可能

Fleekdriveなら、ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、イメージ、ムービーなど、あらゆるファイルをブラウザで閲覧できます。ファイルをダウンロードする必要はありません。 PSD 、AI、EPSファイルについても、PhotoshopやIllustratorがインストールされていないPCから確認することができます。

ファイルを渡さないで閲覧だけを許可したい

機密性の高いファイルの授受が必要なシーンにおいて、ZIPにパスワードを付与して、メールに添付して送信するのが一般的です。
しかし、パスワードはフリーソフトやフリーのパスワード解析サービスであっという間に解読できます。
相手の手元に残ったファイルは、色々なところへ転送されてしまう恐れがあります。
社内の人はダウンロードを許可、パートナーなど外部の人はブラウザでファイルを閲覧のみ可能にすることで、企業における機密ファイルの管理と共有におけるセキュリティの不安がなくなります。

例えば社員とパートナー

ファイルをダウンロードさせない

ダウンロードさせずに閲覧のみ

社外のユーザなどファイルを渡したくないユーザとの共有に。
ブラウザで見せるだけの権限設定で、設計書など大切なファイルを渡すことなく共有。ダウンロードをしないので古いファイルを使ってしまう心配もなくスピーディーに業務を進めることができます。

サイズの大きいファイルもセキュアに送信

営業と見込み顧客

ファイル配信でセキュアに送信

Fleekdriveの「ファイル配信」機能とは?

アカウントを持たないユーザに対してファイルを共有したい場合には「ファイル配信」機能が便利です。たとえば製品紹介資料など、1度だけファイルを送りたいケースはありませんか?そんなときに「ファイル配信」機能を使ってファイルを送ると、相手がダウンロードしたかどうかの確認が可能です。また、ダウンロードしていない相手に対してフォローアップするなど、ファイルを送りっぱなしにならずに済みます。

これまでファイルを送りたい場合、メールに添付して送ることが一般的でしたが、次のような問題を抱えていました。

・大きなサイズのファイルを添付できない

・いつ受け取ってくれたのかがわからない

このような場合に、Fleekdriveの「ファイル配信」機能が有効です。 「ファイル配信」機能を使うと、宛先の人へダウンロードURLがメールで通知されます。 ダウンロードページからファイルを受け取る際に、パスワードを入力しないと受け取れないように設定することも可能です。 また、配信したファイルを誰がいつ受け取ったのかをチェックして、まだダウンロードしていない場合に連絡してあげることもできます。

ユーザIDを持たない人たちとのファイルのやりとり

ユーザIDを持っている人同士のファイル共有だけでなく、ユーザIDを持っていない人たちへのファイルの共有やファイルの収集が可能

フォルダの共有 許可したフォルダへアクセスのため、URLを発行することができます。ユーザーはそのURLにアクセスし、ファイルをダウンロードすることができます。 フォルダに対し、アップロードの許可設定もできるため、アカウントのないユーザからファイルを集めたい場合に最適です。

ファイルの共有 ファイルごとにダウンロード用URLの発行も可能です。 ダウンロードさせたい人をファイルごとに決めたり、フォルダ内の1部のファイルだけ公開する場合に最適です。

例えばマーケとコンシューマ

アカウントを持たない人にファイルを共有

公開URL発行

アカウントを持たないユーザに対して広く共有する際に。
URLを発行して決められたスペースだけを公開することで、ファイルの追加やアップロードなど、双方向のやりとりも可能。ファイルごとにURL発行も可能で製品カタログなどのPDFのURLを発行し、自社のWebサイトからリンクさせることができます。

PCもモバイルも、すべてのファイルが常に最新

例えば本社と工場

クラウドとローカルを同期

クラウドとローカルを同期

アップデートの多いファイルや複数環境で常に最新のファイルを共有する際に。
仕様書、製品マニュアルなどアップデートが頻繁に発生するファイルを毎回ダウンロードしていると非効率です。更新されたファイルは自動であなたのPCに同期。 職場のPCと自宅のPCを同期することで、どちらで作業しても意識することなく常に最新の状態が維持されます。

どこにいても最新のファイルを閲覧できます。 Fleekdriveデスクトップを使用すると、すべてのファイルがローカルとクラウドの間で同期されます。パソコンでファイルを保存すれば、外出中にスマートフォンで最新のファイルを閲覧できます。

プロジェクトメンバー全員が同じフォルダ・ファイルを使用 。 外出先にスマートフォンを置き忘れても、ファイルを共有したり、ファイルを簡単に追加、移動、編集したり、常に最新バージョンを利用することができます。

単純作業を効率化、 チームの情報共有を効率化。 共有フォルダにファイルを保管すると、チームメンバーに通知が自動送信されるため、変更があったことをメールで知らせる手間も必要なくなります。

すべてのファイルがローカルとクラウドの間で同期されます

ベネッセコーポレーション ファイル共有事例

ナレッジ共有を活発化することで営業力を底上げ

模擬試験や教材を提案する教育現場では、常に最新の情報や商品の提供が求められます。お客様との対話の質を高めるためには、高校営業部の営業担当者全員に、最新の情報と知識を共有することが求められていました。これまでは営業拠点ごとにファイルサーバに保管されていた情報は、Fleekdriveによって、部内の社員が常に最新のファイルを共有してお客様への提案に活用できるようになりました。

動画の活用によって提案力をさらにアップ

動画を活用することによって、提案力を画期的に高めることができました。Fleekdriveによって、動画をダウンロードすることなく、効果的なプレゼンテーションの実施が可能になりました。

活用例:経験豊富な先輩社員のセールストークを動画で学ぶことで営業スキルを向上。
活用例:動画を使って商品企画者の声をお客様に届け、説得力があるプレゼンテーションを実行。

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シスメックス株式会社 ファイル共有事例

190カ国、1,700名と世界一括同期し、グローバルビジネスの質とスピードを向上

検体検査に使用される機器と専用試薬、ソフトウェアを190カ国以上に輸出するグローバルビジネスを支えるのが、メンテナンスやサポートを担う1,700名を超える技術者です。サポート対象の機器は約70種あり、日本で作成する機器の最新情報や最新版のマニュアルの共有が最大の課題でした。これまでは、DVDなどのメディアを半年に一度のペースで190カ国に配布していました。 Fleekdriveの導入によって、日本で作成したファイルを予め決められたクラウド上のフォルダーに入れるだけで、190カ国と一瞬にして世界一括同期が自動的にできるようになりました。しかも、Fleekdriveの証跡管理により、一人ひとりに確実に情報が同期されているかを確認することも可能になりました。

インストールも操作もシンプルで、現場への定着が円滑に実現

Fleekdriveのインストールや操作が分かり易く、新しいシステムの導入にありがちな、現場の拒絶反応がありませんでした。販売やメンテナンス部門に留まらず、R&D部門でも、研究開発の過程で必要となる図面などの大容量データを、パートナー企業と共有するためにFleekdriveの追加導入を決めました。

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アンリツ株式会社 ファイル共有事例

特約店様ごとに最適な情報をスピーディに提供

アンリツの販売戦略を支える柱の一つが、特約店体制です。十数社に及ぶ特約店様と連携をはかり、お客様への提案、情報・製品の提供を行っています。以前は、特約店様からの問い合わせはメールや電話で行われ、それをアンリツの担当営業が個別にお応えする、というアナログ的な対応だったため、タイムリーな情報提供ができない場合もありました。 Fleekdriveの導入によって、Salesforceを基盤としたポータルサイトにて、それぞれの特約店様に的確な情報・資料をお届けすることが可能になりました。特約店からの閲覧回数もかなり増え、コミュニケーションを強化することができました。

特約店様の傾向、好みまで把握

Fleekdriveでは、資料閲覧の証跡が辿れるようになっています。各特約店様の閲覧傾向を把握することにより、今何に興味を持っていただけているかがわかるため、営業活動や閲覧者のためのサイトづくりに生かすことができるようになりました。ポータルサイトの導入効果もあり、特約店様ルートでの売上比率は、順調に伸びてきています。

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株式会社VSN ファイル共有事例

派遣先に常駐する3,000名を超えるエンジニアとの情報共有を実現

3,000名を超えるVSNのエンジニアは、一人ひとりが派遣先の課題を発見し、課題解決のために積極的なソリューション提案を行うという高品質な技術サービスを提供しています。新たな価値を顧客企業に提供するためには、社内のソリューションデザイナーとの緊密で効率的な情報共有が不可欠でした。以前は、ソリューションデザイナーが直接派遣先を訪問してエンジニアから情報を収集し、共有すべき情報を紙ベースで持ち帰り、社内に戻ってデータ入力するという非効率なコミュニケーションで、情報共有にタイムラグが発生していました。Fleekdriveの導入によって、ソリューションデザイナーと派遣先のエンジニアとの間で、毎日のようにタイムリーな情報共有と意見交換が可能になりました。

派遣先のネットワーク環境に依存しないセキュアな情報共有の実現

派遣先の企業によってPCや通信環境が異なり、メールにファイルを添付できない、あるいはメールそのものが使用できないといった環境もありました。Fleekdriveの導入後は、インターネット環境さえあれば、PCからでもスマートデバイスからでも、いつでも、どこからでもセキュアに社内のデータにアクセスすることが可能になりました。現場で活躍するエンジニア同士がタイムリーに情報を共有し、その中で新しい問題を発見して解決に取り組むこともできるようになりました。

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日本化学産業株式会社 ファイル共有事例

営業情報を蓄積し、ノウハウを共有することで顧客対応力を向上

クレームが発生した際の対応能力がお客様の評価を左右すると言われる建材業界。これまで紙で保存していた営業情報を電子データ化してFleekdriveで蓄積・共有することによって、過去の事例や対応履歴を速やかに参照できるようになり、ノウハウの共有とお客様への迅速な対応が可能となりました。

営業情報や技術情報を個人資産から企業資産へと変換

以前は属人的な管理になりがちだった顧客情報、営業情報、技術情報などを、クラウド上で蓄積し、ファイルを共有することによって、企業の全社的な知的資産としてビジネスに活用できる環境が構築されました。

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