自治体や学校、病院といった公的機関のシステムは多くの人の生活に関わることになるため、複雑な仕様設計、開発が求められます。そのような分野に特化したシステム開発を行っているのが株式会社ティーエスアールパブリック（以下、TSR-P）です。自社パッケージであるヘリコプター向け航空機管理システム「GROUND ASSIST for AERO」は、運航・整備業務・部品管理を網羅し、消防・防災分野で利用されています。
TSR-Pは、プロジェクトごとにお客様先に常駐し、要望を聞きながら開発に取り入れていくのが主な業務形態となっており、環境の異なる離れた場所からでもスムーズな情報共有が欠かせません。お客様、そしてTSR-P社員とのファイル共有にFleekdriveをどのように活用しているのか、第１課 係長 宮澤 俊雄氏、第３課 主任 上原 健嗣氏、同課 木野田 真紀氏にお伺いしました。
課題
- これまで利用していたファイル共有サービスが終了してしまうため、代わりを探す必要があった
- メール添付によるファイル送付にセキュリティリスクに懸念があった
施策
- ファイル配信と公開スペースでお客様とデータを共有
- ユーザー共有設定でプロジェクトごとの資料共有を厳格に管理
効果
- 異なる環境でもWebブラウザ上のみでファイル閲覧、共有ができるようになった
- お客様とのファイル共有のレスポンスが早くなり、セキュリティも向上した
新たなファイル共有サービス探しが急務に
導入前の課題はどのようなものでしたでしょうか。
以前から利用していたファイル共有サービスが終了することになり、お客様先での常駐や在宅勤務で業務を行っている社員が多数いることから、代わりのサービスを探すことが急務となりました。メール添付による大量のファイル共有は、送信エラーになる場合もありますし、送信できてもお客様に迷惑をかけることになります。これまでのサービスはファイル容量の制限が厳しかったので、この点も解決できればと考えていました。
かゆいところに手が届くFleekdrive
Fleekdrive採用の決め手と活用方法をおしえてください。
以前のサービスで実現できていた、アクセス権限管理や直接ファイルを送信できることなどを要件として4〜5社を選定し、比較検討を行いました。その中から2社に絞り、トライアルで実際の動作を検証した結果、Fleekdriveが我々の求めるポイントをほぼクリアしていました。以前のサービスと変わらない使い勝手やフォルダ移動などかゆいところに手が届く点や、さまざまな常駐先からでも問題なくブラウザだけでアクセスできる点が採用の決め手となりました。
Fleekdriveではクラウド上の社内サーバとして、領収書など経費精算に必要な書類の提出や技術者名簿のような機密情報をお客様に提供する際に使用しています。部門や業務に応じて社員がアクセスできるフォルダを細かく分けて、一定のセキュリティを保ったファイル共有をしています。
セキュリティリスクは軽減、レスポンスは向上
導入後、どのような効果がありましたか。
以前は、ファイル共有の際はメールに添付というのが当たり前でしたが、誤送信リスクへの懸念は常にありました。また、メールとは別にパスワードを送る運用をしていたものの、パスワードを送るのを忘れてしまうことがありました。そもそもPPAPが問題視されていることを踏まえても、この運用自体をなんとかしたいと思っていました。
Fleekdriveのファイル配信機能ならば、万一まちがったファイルを送ってしまった場合でも、相手のダウンロード状況を確認しつつすぐに配信停止にすることができますし、パスワードの生成・送信をセットで行えるため、セキュリティリスクを減らすことができました。
また、公開スペース機能を活用することでお客様との資料共有がスムーズになりました。メール添付だとどれが最新のファイルか分からなくなることがありましたが、常に最新のファイルだけがFleekdriveで確認できます。また、アップロードとダウンロードが行われた時点で通知がくるので、やり取りのレスポンスが早くなりプロジェクトの進行に無駄がなくなったように思います。
社内ナレッジの基盤にしていきたい
今後Fleekdriveをどのように活用していきたいですか。
現在は、業務に関連したファイル共有でFleekdriveを使っていますが、会社全体で共有したい情報についてもFleekdriveをうまく活用できればと考えています。たとえば、社内ネットワークへの接続方法のようなマニュアル的なものや社員教育用の資料など、社外からだとどこにあるか誰に聞けば良いか分からないような情報がさっと見られるような、ナレッジ共有の基盤となるようにしたいです。また、ボーリング大会など社内イベントの情報や写真が見られる社内コミュニケーションとしても使えると、なお良いですね。社員がいろんな場所に散らばっているからこそ、大事なことだと思っています。
