御影神愛キリスト教会は、兵庫県神戸市東灘区にあるプロテスタントの教会で、日本アッセンブリーズ・オブ・ゴット教団に加入しています。戦後キリスト教を広めるために多くの宣教師が来日し、その一人フローレンス・M・バイヤス師が再び日本に来たことをきっかけに、1950年、児童養護施設を併設する教会として設立されました。 ​「自分を愛するようにあなたの隣人を愛せよ」という聖書の言葉を大切にし、地域社会や世界に向けて愛を示すことを使命としています。​毎週日曜日に行われる礼拝では、通常の礼拝に加えて、ろう者向けの礼拝も行われています。

今回お話をお伺いしたのは、この教会で役員を務める土井氏。牧師を中心として、役員や事務のメンバーで教会を運営していますが、牧師以外は、メインの仕事を別に持ちながら、教会の活動に参加しています。同じ時間にメンバーが揃う企業と異なり、ファイル管理においても、教会独特の課題がありました。

課題

  • 教会運営メンバーや信徒個人がファイルをそれぞれに管理していたため、どこに何があるのかわからなかった
  • 必要なファイルがあっても誰が管理しているかわからないため、手に入れるまでに時間がかかっていた
  • 過去のファイルを蓄積できていなかった

施策

  • 紙で保管していたものをデジタル化した
  • 教会運営に関わるファイルをFleekdriveに保管するようにした

効果

  • ファイルを一か所に集め、体系立てて管理することができた
  • ファイルにアクセスするために、通常の業務以外で教会に行く必要がなくなった
  • ファイルをきちんと管理することの重要性を、強く認識するようになった

紙もファイルも、誰がどのように保管しているのかわからない

Fleekdriveを導入する前、どのような課題をお持ちでしたか。

教会では、信徒の個人情報をはじめ、財務情報や労務・人事・経理に関する情報、教団本部や役所に届ける書類、イベント運営に関わるものなど、様々なファイルが存在します。しかし、これらのファイルは、運営メンバーや信徒個人がそれぞれに持ち、誰がどれを保管しているのか、わからない状態でした。また、デジタル化されているものだけでなく、紙で保管されているものもあります。オンプレのサーバもありましたが、結局教会に行ける時でないと、そこにあるファイルにアクセスができません。

例えば平日、あるファイルが必要になったとします。まず、誰が持っているのか確認するために時間がかかります。ファイルの場所がわかったとしても、信徒は平日仕事があるため、すぐに対応することができません。日曜日の礼拝のときに、やっと持ち主と話ができるといった状況が、度々発生していました。

このように、必要なファイルにアクセスできるまでに時間がかかることや、きちんと管理できていないことに、ずっと頭を抱えていました。しかし、企業と比べて、ファイルが散在していても困る信徒がいなかったため、対応が後回しになっていました。そんな中で、クラウドストレージサービスが一般的になり、利用しやすい価格になってきたので、クラウドストレージの導入を検討し始めました。

教会活動に必要な情報が散在してしまい管理できていないことが課題に

手厚いサポートにより「わかりにくい」を払拭できた

Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。

PCを使うのが苦手なメンバーもいるので、操作のわかりやすさを最優先にしました。7、8社のクラウドサービスを候補に入れ、最終的に3社ほど検討しましたが、画面を見るだけではどのように操作するかわかりませんでした。Fleekdriveは、採用を決めていない段階から、担当の方が使い方を丁寧に教えてくれました。一度説明を聞いただけで構造がなんとなくわかるようになり、PCを普段使わないメンバーでも使えるのではないかと思いました。最初に細かく教えていただいたことで、「わかりにくい」という一番のハードルを下げることができました。

加えて、オンラインでのレクチャーや役員会に提出する資料の準備など、様々なフォローをしてもらいました。さらに、導入後のサポート体制もしっかりしていて安心だったため、Fleekdriveに決めました。

ファイル管理に対する意識が大きく変わった

現在どのようにFleekdriveを活用していますか。

牧師と役員、事務スタッフがFleekdriveを利用しています。用途別にスペースを作成して、信徒の名簿や教会活動に必要なファイルを保管し、必要に応じて閲覧できるようにしています。特にルールは設けていませんが、個人情報を保管するスペースは、牧師だけに閲覧権限を付与するなど、スペースごとにアクセス権限を変えて、運用しています。

紙の管理からファイルに変更し、すべての情報がクラウド上に一つにまとめられたことで、以前のようにファイルを手に入れるのに時間がかかったり、確認するために教会に行く必要もなくなりました。いつでも必要なファイルを利用できるので、効率が上がり、利便性が格段に高まりました。今後、牧師や役員、スタッフが交代することがあっても、引き継ぎがスムーズに行えそうです。

しかし何よりも、教会の活動に関わる皆が、ファイルを一元的に管理することの大切さをより強く意識するようになったことが、一番大きな変化だったと思います。Fleekdriveできちんと管理できるようになった状態を目の当たりにして、ファイル管理はこうあるべきという思いが強まったのだと思いますし、それをしっかり守って引き継いでいかないといけないという気持ちになったのだと思います。

紙の管理からFleekdriveによる一元管理を行い、必要なファイルがいつでも利用可能に

Fleekdriveの利用を信徒に広げ、教会活動に役立てていきたい

今後Fleekdriveをどのように使っていきたいですか。

現在、分散していたファイルをFleekdriveにまとめ、スペースを体系立てて作成し、分類しているところです。牧師や役員、事務スタッフが利用していますが、これをさらに信徒まで広げることで、それぞれの教会の活動に役立つのではないかと考えています。

教会には、グループがいくつかあり、グループごとに活動を行っています。現在はグループ内では、普段の生活で使うチャットツールを使って、グループメンバーとコミュニケーションを取り、情報を共有しています。それを、例えばグループごとに公開スペースを一つ作成し、ファイルを格納するようにしたら、グループ活動の情報を一か所にまとめることができます。あるいは、グループリーダーにFleekdriveのライセンスを付与すれば、公開スペースの運用も任せることができますし、Fleekdrive内の適切な箇所に保管し、管理することができます。

さらに、教会活動のマニュアルは言語化されていないことも多くあります。こういった、それぞれの頭の中だけにしかない情報も、ファイルとして保管してくことで、情報が誰にもアクセスしやすくわかりやすいものになり、教会の活動が活発になっていくのではないかと期待しています。