株式会社中央計装は、創業から40年以上、福岡県を中心に空調・衛生設備の自動制御を設計・施工、盤制作からメンテナンスまで一貫して行っています。ビル･工場・テナントなどの諸設備を管理･制御することによって、省人化・省エネなどのコスト削減に貢献でき、現地で働く人々の環境を改善する一助を担っています。

エンジニアリング一課の林氏は、お客様からの依頼要件をもとに見積書の作成や制御盤の設計を担当しています。現地に設置される設備機器の仕様を収集すると同時に、制御盤の仕様などを関係者に共有する上で、Fleekdriveをどのようにご利用されているのか、お話を伺いました。

課題

  • 業務で扱うファイルが大容量、かつ、やり取りが多いため、メール容量が超過して受信ができないトラブルが頻発した
  • メールでの資料のやり取りで改版履歴の管理が煩雑となり、手戻りが発生することがあった
  • 後から参画した担当者は、情報の後追いが大変となり、仕様漏れが発生するリスクがあった

施策

  • 設計図や資料をFleekdriveに格納し、公開スペースで共有するようにした
  • 完成図書（盤図面や試験書等）をつねに最新のバージョンを共有できるようにした

効果

  • メール容量超過による受信トラブルがなくなった
  • お客様との資料共有、版管理等のコミュニケーションコストが体感的に40%減った
  • メールを探さなくても、Fleekdrive上のURLだけ把握できればよく、管理コストが減った

メール添付によるファイル共有でトラブル、手戻りも

Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。

制御盤を設計していく上で、要件が書かれた設計図や現地機器の仕様書が必要となります。それらの情報をもとに制御機器の選定を行っていきます。これらのファイルの受け渡しをメール添付で行っていたのですが、機器のマニュアルの類だと数百ページに及ぶものもあります。必然的にファイルサイズが大きくなり、やり取りの頻度も多いため、メールサーバの容量オーバーでメールが受信できないトラブルが発生していました。

また、メールでのやり取りだと、どのファイルが最新か分かりにくく、途中で仕様が変更になっていた場合に見落としてしまうことがあり、結果、手戻りが多くなります。さらに、あとからプロジェクトに参画した人は、情報のキャッチアップに苦労して把握が不十分になることもありました。

複数のプロジェクトが同時進行していることを考えると、メールでの情報共有に限界を感じ、オンラインストレージの導入を検討することにしました。

公開スペース機能に魅力を感じた

Fleekdriveを導入する決め手となったことは何ですか。

２社のサービスをピックアップし、デモを見せてもらったりトライアルで実際に操作したり検証を行いました。

Fleekdriveは公開スペース機能があるので良いと思いました。まだ契約までいきつかない、見積もり段階のお客様に都度アカウントを発行するのは難しい話ですので、パスワードが設定できてあとはURLを伝えれば、簡単にある程度セキュアなファイル共有ができそうだと思いました。

また、ExcelやPDFはWebブラウザでそのまま見られるので、わざわざダウンロードしなくて済むのも使い勝手が良さそうでした。Q＆A表などをお客様に見せることが多いので、その点は評価のポイントになりました。

ファイルサイズを気にせず、URLで簡単に共有できるように

現在どのようにFleekdriveを活用していますか。

制御盤の数が多かったり、規模が大きく長期化しそうなプロジェクトだったりする場合は、見積もりの段階からフォルダを作成し、公開スペース設定をしてお客様にURLとパスワードをご案内するようにしています。電話で資料くださいと言われたら、URLを教えれば済みますし、お客様もWebブラウザでブックマーク設定しておけば、すぐにファイルにアクセスできるようになります。

また、最新の資料をフォルダに集約しておけば、関係者とつねに均一な情報を共有できるようになります。建築業界は企業や人の関わりが複雑になりがちなので、プロジェクトに関する資料はすべてここにありますといつでも伝えられるようにしています。

図面や資料は主にCADで作成してPDFに出力しているのですが、注釈やコメントを追加していくとどうしてもファイルサイズが大きくなってしまいます。そのようなファイルもFleekdriveにアップロードして見てもらうようにしています。

プロジェクトの期間がわかっていれば、公開スペースの公開期間を初めから設定するようにしています。また、完成図書の提出が終わり、プロジェクトが完了したらフォルダを削除するようにしています。原本は社内サーバにあるので、セキュリティ面を考えて不要なファイルはいつまでも置かない運用にしています。

プロジェクトごとに公開スペースを作成し、関係者と最新情報を円滑に共有

会社全体、業界全体でもっとオンラインストレージは活用できる

Fleekdriveを導入して、どのような効果がありましたか。

メール添付によるファイル共有がなくなったので、メール受信のトラブルがなくなりました。同時に、Fleekdriveの公開スペース運用でとにかくURLを伝えれば済むようになったので、メールをさかのぼって見ることや版管理を気にする必要がなくなり、体感的ではありますが、コミュニケーションコストが4割は減ったのではないかと思っています。

お客様からも「いいサービスを使っているね」といった言葉をいただくことがあります。業界全体を見ると、まだまだメール添付でのファイル共有が多いですし、無料のファイル転送サービスを使っている人もいます。利便性やセキュリティを考えても、Fleekdriveのようなオンラインストレージがもっと活用されるとよいですね。私たちも、まだ限定的な活用にとどまっているので、全社で利用できるようさらにITリテラシーを高めていければと思います。