アクシオス・マネジメント株式会社は、不動産の賃貸管理およびプロパティマネジメントを行う企業です。管理物件数は全国で約2,500戸にのぼり、都心のタワーマンションから地方の一棟マンションまで幅広く扱っています。顧客は日本在住の外国人や海外投資家が中心となり、投資用物件だけでなく、近年の円安を背景とした海外居住者によるセカンドハウス需要や、短期滞在向けのマンスリー需要にも対応。オーナーの収益最大化を目指し、日常的なメンテナンス、入居者対応、修繕手配を迅速に行うことで、資産価値の維持と入居者満足度の向上に努めています。
同社でIT化と業務効率化を推進する引地氏は、管理戸数の増加に伴う情報共有やファイル管理の課題を解決するため、SalesforceとFleekdriveを導入しました。分散していたファイル管理や業務プロセスを集約し、外部の協力業者まで含めた一元管理と自動化への取り組みの背景を伺いました。
課題
- 管理戸数が300戸から1,000戸を超えて増加する過程で、ファイルが適切に保存されず、情報の所在が不明確になっていた
- Googleスプレッドシート、Excel、Dropboxで情報が分散管理されており、担当者間での情報共有が不足し、業務効率が低下していた
- 外部の協力会社（内装・修繕業者）とのやり取りがメール中心で情報が分断され、一元管理ができていなかった
施策
- SalesforceとFleekdriveを連携させ、顧客や物件のレコードに関連資料（見積もり、写真、賃貸借契約書など）を直接格納して一元化
- レコード内のフォルダ作成ルールを厳格化（階層構造の標準化）し、API連携やチャットボット連携による専用スペースの自動生成を実装
- 協力会社（内装・修繕業者）に直接アクセス権を付与し、見積もりや修繕結果報告を直接アップロードしてもらう仕組みを構築
効果
- 複数のツールを行き来する手間がなくなり、必要な情報を誰でも即座に検索・共有できる体制が整った
- 自動化フローの構築により入力の手間が大幅に削減され、メールによる情報の分断も解消された
- 属人化が完全に排除され、少人数体制のまま大量の物件管理案件を効率的に回せる情報基盤を確立した
管理戸数の増加によるファイル散逸と情報共有の不足が深刻な課題に
Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。
以前は、GoogleスプレッドシートやExcel、Dropboxを使用して情報を管理していました。しかし、管理戸数が300戸から1,000戸を超えて増加する過程で、ファイルが適切に保存されない、情報の所在が不明確である、担当者間で情報が共有されていないといった問題が深刻化し、業務効率が低下していました。
そのような中、2019年にとある交流会でSalesforceの活用事例を知り、導入の検討を始めました。2020年4月頃からプロジェクトを開始し、分散していたファイル管理や業務プロセスをSalesforce上に集約してプラットフォームとして一元化することを目指しました。その際、Salesforceを単体で導入してもファイル管理の面で課題が残っていたため、親和性の高いFleekdriveを導入し、Salesforceとのスムーズな連携を実現させました。
Salesforceと完全連携し、階層構造の徹底で「情報の迷子」をなくす
Fleekdriveを導入したことで、ファイル管理はどのように変わりましたか。
Fleekdriveの導入により、担当者がDropboxやGoogleドライブをわざわざ行き来する必要がなくなり、Salesforceのレコードに関連する資料（見積もり、写真、賃貸借契約書など）を直接格納・閲覧できるようになりました。
運用の標準化にあたっては、現場スタッフが勝手にフォルダを作成することを禁止し、あらかじめ定義されたスペースのみを使用するルールを徹底しました。具体的には、物件管理において「取引先（オーナー）→物件→部屋→契約・修繕」といった階層構造を構築し、どの物件であっても必ず同じ場所に情報が存在する状態を維持しています。これにより、誰が見ても迷わない環境を作ることができました。
少人数でもシームレスで無駄のない業務環境を追求
今後Fleekdriveをどのように使っていきたいですか。
社内においても、すでにスタッフごとのスペースを設けたり、経理の請求書保管、オーナー向けのレポートを共有するなど様々な活用をしています。8〜9割方のファイルは、Fleekdriveに集約されていると思います。給与明細の配布では、現状はPDFを個別でアップロードしていますが、ファイル名に社員番号や氏名を含めることで、アップロード先から自動的に各個人のスペースへ振り分けることができるようなので、ぜひ実装したいと考えています。
当社のような少人数体制の企業において、人数を増やさずに多くの案件を回すための手段として、デジタルツールの活用は不可欠であると強く確信しています。属人化を排除し、必要な情報を誰でも即座に検索・活用できる体制の重要性を感じていますので、今後もFleekdriveとSalesforceを軸に、よりシームレスで無駄のない業務環境を追求していきたいです。
