一般社団法人小樽観光協会は、小樽の観光振興と地域活性化を担う団体です。案内所運営や多言語発信、SNS活用を軸に、イベント参画やロケ支援、受入環境整備を推進。地元企業と連携し、歴史的景観や食文化を活かした「観光まちづくり」を実践しています。国内外の来訪者へ質の高い体験を提供し、持続可能な観光都市の実現に向けて、多角的な視点から地域の魅力を磨き、発信し続けています。

事務局で総務責任者を務める下内氏は、観光協会の運営に関わる全般的な業務に加え、ITインフラや事務機器の調達といった情報システム担当としての役割も兼務し、組織の業務効率化を推進しています。NAS（ネットワークHDD）の故障をきっかけに、拠点間の情報共有を改善したFleekdrive導入の背景と活用法を伺いました。

課題

  • NASの故障によるデータ消失リスクと、共有停止による業務停滞が発生していた
  • 2つある事務局の拠点間で共有フォルダにアクセスできず、拠点間の連携が困難だった
  • 大容量ファイルの共有にUSBメモリや外部のデータ転送サービスを利用しており、手間がかかっていた

施策

  • NASからFleekdriveへ移行し、業務関連データをクラウドで一元管理
  • 「メール配信機能」を活用し、大容量のファイルを安全かつ効率的に送信
  • 「Officeアドイン」や「Fleekdriveモバイル」で場所や端末を問わない業務環境を整備

効果

  • 離れた事務局間でのリアルタイムなデータ共有が可能になり、物理的な移動や転送の手間がなくなった
  • サーバ故障の不安から解放され、強固なセキュリティ下で機密情報を管理できるようになった
  • USBメモリの持ち運びが不要になり、情報漏洩リスクの低減と業務のスピードアップを実現した

NASの故障を機に、拠点間のアクセス不備を解消するクラウド化へ

Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。

以前はNAS（ネットワークHDD）を利用していましたが、2025年の夏前に故障してしまったことが最大のきっかけです。当時、データは一時的にハードディスクに退避させましたが、事務局が2拠点あるにもかかわらず、一方の拠点から共有フォルダにアクセスできないという長年の課題がありました。

そのため、データの受け渡しにはUSBメモリを使ったり、メール添付できない大容量ファイルは外部のデータ転送サービスを利用したりと、非常に非効率な運用が続いていました。この故障を機に、物理的なサーバ管理から脱却し、どこからでもアクセスできるクラウドサービスの検討を始めました。

NASの故障により拠点間のファイル共有でさまざまな手間が

移行の容易さとデータ容量、手厚いサポートが選定の決め手

Fleekdriveを導入する決め手となったことは何ですか。

ネットの口コミから情報収集を始め、複数のサービスと比較しました。当協会は過去からの積み上げでデータ量が多く、将来を見据えて2TB程度の容量を確保できることが必須条件でした。

最終的にFleekdriveを選んだのは、データの移行が驚くほど簡単だったからです。ハードディスクからドラッグ＆ドロップでフォルダ構造をそのまま移植できる点は、IT担当を兼務する私にとって大きな魅力でした。また、検討段階でのサポートの質の高さや、直感的な操作性も採用を後押ししました。

ファイルサーバとして活用し、モバイルでの勤務確認も実現

現在どのようにFleekdriveを活用していますか。

現在は会員名簿などの機密データから、パンフレットの制作データ、ロケ誘致用の写真・動画まで、あらゆる資料を格納するファイルサーバとして活用しています。事務局スタッフはOfficeアドインを利用して、クラウド上のファイルを直接編集しています。

また、私個人としてはAndroid端末でFleekdriveモバイルアプリも活用しています。勤務シフト表などを外出先から確認できるため、PCを開けない環境でもスムーズに情報にアクセスできています。外部へのファイル送付には「メール配信機能」を使い、セキュリティを確保しつつ大容量データの送信を行っています。

機密データから写真・動画までセキュアでスムーズなファイル共有

「サーバ故障の心配」から解放され、業務の平準化を達成

Fleekdriveを導入して、どのような効果がありましたか。

最大のメリットは、物理的な故障に怯える必要がなくなったことと、2つの拠点間でリアルタイムに情報が同期されるようになったことです。USBメモリを持ち運ぶ手間やリスクがなくなり、精神的な負担も大幅に軽減されました。

スタッフからは「劇的に変わった」という声こそ多くはありませんが、それは裏を返せば、既存の運用から違和感なくスムーズに移行できた証拠だとポジティブに捉えています。導入初期にPDFの扱いなど不明点をサポートへ相談した際も、迅速に対応いただけたおかげで、運用を早期に安定させることができました。

「公開スペース」の活用で会員やボランティアとの連携強化へ

今後Fleekdriveをどのように使っていきたいですか。

現状はまだファイルサーバとしての利用が中心ですが、今後はFleekdriveの機能をさらに深掘りしていきたいと考えています。例えば、約360の会員様への情報配信や、イベント時のボランティアスタッフとのシフト共有などに「公開スペース機能」を活用できるのではないかと期待しています。

アカウントを発行せずにURLだけで安全に資料を共有できる仕組みを活かし、協会内外のコミュニケーションをよりシンプルかつ効率的に改善していきたいですね。