株式会社コムテックは、2002年の創業以来、ビジネスホン設置などの電気通信工事からネットワーク整備まで通信インフラ工事全般を行う企業として、社会の産業基盤の一つである通信事業の発展に注力しています。通信機器の販売会社や営業会社、オフィスデザイン会社、大手ゼネコンの建設現場などが主な取引先となり、全国の企業および官公庁で施工を行なっています。

経営企画部 課長の宍倉氏は、同社で利用するITサービスなどの選定、管理を行う情報システム担当として、社内の業務効率化に取り組んでいます。社内外の工事スタッフのスケジュール管理に連動した情報共有の手段として、Fleekdrive導入に至った背景から実際の活用方法を伺いました。

課題

  • 工事現場の情報をメール添付で各スタッフに送る運用で手間がかかっていた
  • 突発的なトラブル対応によるスケジュールの組み直しで情報共有の漏れやミスがあった
  • 別のオンラインストレージを利用していたが動作不安定が続き、業務へ支障の懸念があった

施策

  • Fleekdrive上で日ごと、現場ごとのフォルダを作成して現場の情報を保管
  • 公開スペース機能でURLを発行してスケジュールサービスに記載
  • 作業後、報告書や完成図書をFleekdriveに保管

効果

  • メールによるトラブル、ミスが大幅に減少した
  • 行動予定の変更があってもスムーズに情報共有ができるようになった
  • 事務スタッフの業務負荷が低減された

メールからオンラインストレージに転換を図るも課題が

Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。

ビジネスホンはメーカー各社で仕様が異なるため、対応できる工事スタッフも細分化されることになります。社内のスタッフのほかに全国に協力会社があるものの、限られた人的リソースで設置工事や障害対応を行う必要があります。前日の夕方までには、翌日の全員の行動予定を決定し、事前に指示書や図面、写真といった現場の情報をメールに添付して各スタッフに送っていました。しかし、当日に発生した障害対応や、実際に現場に行ってみたら想定と内容が違ったという形で予定の組み替えが発生すると、そのたびに指示内容などを再度メールで送り直すといった作業が必要になります。メールの送り漏れや送信エラーなどもあり、この業務をもう少しスマートにできないものかと考えていました。

そこで、オンラインストレージによる現場情報の共有を開始したのですが、最初に利用したサービスがアクセスできなくなるなど動作不安定な状態が続き、サポート対応にも懸念があったため、別のサービスへの切り替えを検討することにしました。

メール添付での情報共有でミスが発生、手間もかかる

サービスの安定性を重要視、要件もクリア

Fleekdriveを導入する決め手となったことは何ですか。

スピード感をもって代わりのサービスを探さねばいけないという思いの中、前回のサービス選定時から候補に挙げていたFleekdriveがまず頭に浮かびました。安定稼働しているサービスか、サポート体制はどうかという点を念頭に置いて情報収集を行い、トライアルへと進めました。

サービスの安定性を確認した上で、フォルダ構成が俯瞰できるツリービューなどUIが大変わかりやすい、協力会社など社外の人ともファイル共有ができる公開スペース機能がある、など弊社の要件を満たせていることから、Fleekdriveの採用を決めました。

作業に関する情報をFleekdriveにまとめて保管、公開スペースで共有

現在どのようにFleekdriveを活用していますか。

現在、社内の工事スタッフおよび協力会社を含めた行動予定は、業務管理部門が管理をしています。事務スタッフがFleekdrive上で「日付・取引先名・現場名」という命名規則のもとでフォルダを作成して、取引先から提供される現場の情報、資料、指示書のファイルを格納します。それぞれのフォルダに対し公開スペースを設定して、発行したURLを別のスケジュールサービスに登録されている現場情報に記載します。これにより、工事スタッフは各自の行動予定を確認しつつ、関連するファイルをFleekdriveで参照することができます。

作業後は、工事スタッフが事務所に戻ってから作業報告資料や完成図書を作成し、Fleekdriveに格納します。こうした各フォルダは日ごと、月ごと、年ごとにまとめられ、検索しやすいように保管しています。

スケジュールと現場情報を公開スペースで連携

事務スタッフの業務負荷を大幅に低減

Fleekdriveを導入して、どのような効果がありましたか。

メールを送るという行為自体が減ったので、メール添付による運用のときにあった混乱やオペレーションミスにともなうフォローが不要になり助かりました。

主に実務を担当している事務スタッフからは、業務が楽になったという声を聞いています。弊社では定時退勤を推奨していますが、翌日の行動予定が確定するのが定時近くになることもあり、そこから工事スタッフにメールを送るとなるとバタバタするわけです。それがなくなったのですから、効果は大きいと思います。定時後に障害対応の依頼や明日の指示書が送られてくる場合もありますが、Fleekdriveのおかげで事務スタッフ以外でも行動予定の変更、情報共有がしやすくなったので、業務の平準化が図れました。

Fleekdriveの活用の幅を広げて業務効率化につなげる改善を

今後Fleekdriveをどのように使っていきたいですか。

全ての情報を無理にクラウドで共有するというのは違うと思いますが、Fleekdriveを活用したらもっと便利になるだろうということは感じています。取引先からのファイル受け取りはまだメールが中心ですし、協力会社との情報共有でも活用していきたいです。

今は部門や業務ごとで異なるサービスを利用していますが、サービスをまたがっているとどうしても煩雑になってしまうので、Fleekdriveを中心に少しでもシンプルな運用ができれば、業務効率化にもつながるので改善していければと思っています。