株式会社トライエージェンシーは、1987年の創業以来、名古屋を中心に地域密着型の総合保険代理店として活動しています。 一貫して大切にしているのは、お客様ファーストの考えです。損害保険や生命保険の提供に加え、関連会社との連携により中古車販売やカーライフサポートなど、多岐にわたるサービスを展開しています。また、保険代理店格付制度で最高位のTGA（Top Grade Agent）認定を受けており、その専門性と信頼性が高く評価されています。さらに、天白警察署から2度の感謝状を受けるなど、地域社会への貢献も積極的に行っています。
経営企画部の手島氏は、社内全般のインフラ等の体制・構築・整備を担っています。NASをストレージとして利用していましたが、外出する営業メンバーや、本社以外で働くパートナーの方々の利便性を高めるため、クラウド型ストレージの必要性を感じていました。営業メンバーの川添氏にも同席していただき、現在Fleekdriveをどのようにご利用されているのか、お話を伺いました。
課題
- NASは外部からアクセスすることができず、様々な場面で不便に感じていた
- 複数のメンバーが編集するファイルを、オンライン上で保管・編集できるようにしたいと考えていた
- 就業規則などの全社員が閲覧する文書に、別拠点からもアクセスできるようにしたいと考えていた
施策
- 営業メンバーが毎週更新する案件表を、Fleekdriveに格納し、編集・更新するようにした
- お客様へお渡しするデータを、配信機能を使って送ることにした
効果
- 各メンバーから上がってくる情報を、案件表に記載するためのまとめ作業がなくなった
- ストレージにいつどこからでもアクセスできるようになり、管理効率が上がった
本社にいないとアクセスできないストレージ
Fleekdriveを導入するきっかけはどのようなことでしたか。
当社ではNASをストレージとして使ってきました。しかし、NASに保管しているファイルに、NASにはアクセスできないメンバーからの情報を反映させるためには、いったんメールでファイルを受け取り、編集後、NASにコピーをする必要がありました。これでは、たとえちょっとした修正を行うのにも、多くの手間がかかってしまいます。営業メンバーは、案件表を毎週更新しており、この方法では非効率でした。そのため、オンライン上で編集できるなど、更新に手間がかからず、外部からもアクセスできるストレージを整備する必要性を感じていました。
また、就業規則などの文書は、全社員がいつでも見られるようにする必要があります。こちらもNASに保管していますが、当社で働くメンバーの中には、別の拠点で業務を行っている者もいます。そういったメンバーは、本社にあるNASにアクセスができません。そこで、前述のニーズと合わせて、ネット環境があれば、どこからでもアクセス可能で、オンライン上で編集できるクラウド型のストレージを探していました。
セキュリティ要件が高い金融機関で導入されていることが後押しになった
Fleekdriveを導入する決め手となったことは何ですか。
OfficeファイルがFleekdrive上でそのまま更新できることに、使い勝手の良さを感じました。他社サービスも検討しましたが、その中には一度ダウンロードして更新した後に、再アップロードしないといけないものもありました。Fleekdriveで編集するときは、「Officeアドインで開く」をクリックし、「チェックアウト」をすると、他のメンバーが更新できなくなります。更新したファイルは「チェックイン」して上書きできます。そのため、同時に編集してしまい、新しいバージョンが複数できてしまうことも防ぐことができます。
また、スペースに対するアクセスの度合いを、ユーザ単位で設定できることも魅力の一つでした。現在は、部署ごとやテーマごとにスペースを作成していますが、例えば経営陣が使用するスペースには、他のメンバーがアクセスできないばかりか、そのスペースの存在自体もわからないようになっていたりします。このように、スペースごとに、関連するメンバーを関連するレベルに応じて、アクセス権限を設定できるのが便利だと感じました。
さらに、Fleekdriveが金融機関で導入されていることは、大きな後押しとなりました。導入事例の記事にも掲載がありましたし、関係先の企業さまがご利用になっていました。金融機関はセキュリティ要件が厳しいので、そういった企業が利用しているのであれば、セキュリティ面で間違いないと思いました。それまで抱えていた課題も解決でき、費用も想定内でしたので、導入することにしました。
Fleekdrive上で更新できるようになり、情報をまとめる作業がなくなった
現在どのようにFleekdriveを活用していますか。
現在は、すべての社員にライセンスを付与していますが、その中でもよく使っているのは、営業メンバーと内務メンバーです。営業メンバーは案件表を毎週更新しています。案件表は、新規の見込み顧客に関して進捗管理をするファイルで、どのような見込みがあって、どのようなルートで入ってきたかなどが記載されています。こちらはお客様ごとや営業メンバーごとにファイルがあるのではなく、すべての営業メンバーで共有されている一つのファイルです。こちらを、Fleekdriveで更新しています。
以前は、案件表を各営業メンバーに送り、更新したものを返送してもらい、それぞれの営業メンバーが返信してきた内容をまとめて、一つの案件表に記載する必要がありました。これにはかなりの時間がかかっていましたし、大変な作業でした。それが、現在は各メンバーがFleekdrive上で更新できるので、格段に手間が減り、効率も上がりました。
内務のメンバーは、お客様や代理店などへファイルを送るのに、配信機能を使っています。「高度な設定」からパスワードをかけられるので、個人情報を含んだファイル等を外部に送る際に使用しています。
また、本社で勤務していないメンバーは、モバイルでの活用も始めています。お客様から見せてもらった資料を写真に撮ってFleekdriveにアップすることで、時間が短縮でき、効率が上がるのではないかと考えています。
ワークフローや公開スペース、まだまだFleekdriveでできることはある
今後Fleekdriveをどのように利用していきたいですか。
すべての社員にライセンスを割り振っているものの、まだあまり使いこなせていないメンバーもいます。Fleekdriveの利用が定着したというよりは、まだどのような使い方が私たちにとってベストなのか、模索している最中です。例えば、Fleekdriveを採用する際に抱えていた課題の一つ、就業規則などの文書はまだNASに保管していて、Fleekdriveに移していません。まず、NASの中にあるファイルを整理しているところです。
他にも、外部から書類がFAXで送られてくることもありますし、紙の書類をスキャンすることもあります。現在は、どちらもNASに保管されるようになっていますが、将来的にはFleekdriveに自動で保管され、NASを通さなくても良くなればいいなと思っています。
さらに、経費申請をして承認されたら、自動でその書類が保管されるなど、ワークフロー機能も使えるのではないかと考えています。また、公開スペースを使うようにしたら、お客様とそのスペースを使ってデータの授受ができるようになります。まだまだ活用の余地はあるので、少しずつ進めていきたいと考えています。
