中小企業に採用される理由

100名を超える企業が抱えるユーザ管理、コンテンツ管理に効果

企業規模に柔軟に対応し、管理の手間を最小限に

企業の成長にともない組織の規模が大きくなり、共有拠点が増えた途端に管理が難しくなります。 Fleekdriveでは、利用ユーザが100名を超えるような場合も管理がしやすく、システム管理者の手間を最小限にすることが可能です。 会社の立ち上げ時から利用しているシステムでは拡張の限界が来ている、 人数が増えたことにより管理の工数が増えて非効率になっているといったお悩みを解決します。

管理の無駄を解消
管理の無駄を解消

ユーザの管理

CSVで一括ユーザ登録

ユーザ登録

ユーザの登録を1件ずつではなく、CSVで一括登録することが可能です。利用ユーザ登録の際、人数が増えても取り込みを手間なく行うことが可能です。

ユーザ有効期限

ユーザ有効期限

プロジェクトの期間中だけユーザIDを有効化したいなどユーザアカウントに有効期間を設定することができます。設定されている期間を過ぎるとユーザはシステムにログインできなくなるため、ユーザを手動で無効化する手間が省けます。

グループの利用

グループの利用

Fleekdriveではグループや部署、役職単位での共有設定が可能です。グループのメンバーが入れ替わっても、アクセスできるフォルダを再設定する必要がありません。

グループ管理者

グループ管理者

グループごとに管理者を設定することができ、グループ管理者は指定グループ内に限り、ユーザ管理やグループ管理の権限を委任されます。本社のシステム管理者がすべての拠点のユーザを管理することが難しいなど人数が増えることによる管理を分担することができます。

共有中のコンテンツを把握

Fleekdriveでは管理者がユーザごと、フォルダごと、それぞれの視点でどのコンテンツを共有しているか把握することができます。このフォルダが誰と共有されているのか分からない、この人はどのフォルダにアクセスできるのか分からないといったことがありません。

フォルダごとに共有ユーザを確認
フォルダごとに共有ユーザを確認
ユーザごとに共有ユーザを確認
ユーザごとに共有ユーザを確認

コンテンツの管理

表示項目の管理

表示項目の管理

ファイル、フォルダ、ユーザの属性情報を追加することができます。テキスト、数値、選択リスト、日付、自動採番などの項目を追加して、管理を効率よくすることができます。例えば、文書管理番号を追加したり、契約更新日を設定することができます。ファイルの検索項目としても利用でき、必要なファイルに早くアクセスすることができます。

ライフサイクル管理

ライフサイクル管理 (自動アーカイブ・自動削除)

アップロードされたファイルはやがて利用されなくなります。いろいろな人がファイルをアップロードするオンラインストレージ、管理者がいちいち確認して定期的にファイルを削除するのが手間。削除しないとストレージがゴミ箱化してしまうけれど本当に必要なファイルかどうかわからないなど大勢で利用するさいの悩みを解決。ファイルがアップロードされてから3年経過すると自動的にアーカイブする、さらに2年後にファイルを削除するといったルールをフォルダごとに設定可能、管理にかかる工数を削減します。

承認後にファイルを配信

承認後にファイルを配信

アカウントを持たない人とファイルを共有する際、ファイルのダウンロードURLを通知する配信機能がご利用できます。 配信前にワークフローを起動して上長の承認を得ることで、メールでのセキュリティ事故で多い、添付ファイルの間違いや宛先間違いを防止したり、担当者が不正にファイルを送信するのを防止することが可能です。知らないあいだに勝手にファイルが共有されていたということも防止します。

退職者のファイルもしっかり引き継ぎ

退職者のファイルもしっかり引き継ぎ

退職やプロジェクトメンバの交代などにユーザを無効化した際、無効化されたユーザのマイスペース(個人用フォルダ)に保管されたファイルを引き継ぐことができます。

拠点拡大による

拡張のしやすさ

拠点拡大による

拠点ごとにファイル管理をする場合、拠点が増えるたびにサーバを購入する必要があります。拠点間のファイル共有はメール中心になり、常に最新のファイルを共有することが難しくなります。本社のファイルサーバだけで管理する場合にもVPNなど専用回線を用意する必要がありますが、Fleekdriveならユーザの追加だけで新しい拠点のメンバーともすぐにコラボレーションを開始することができます。 オフィスワークだけでなく現場とのファイル共有もFleekdriveならタブレットなどモバイル端末を利用してコラボレーションを活発化。

導入前も万全サポート

コーポレート・ガバナンス

Fleekdriveは企業での利用を前提に設計されています。システムがデフォルトで用意された権限をカスタマイズして利用するなどより細やかな制御を実現。ファイル共有する立場に応じて適切な権限設定をすることで共有先をしっかり管理することが可能です。

証跡管理と保管期間

ユーザがログインしてからログアウトするまでのアクションを記録しています。ファイル共有に関するアクションだけでなく、管理者による設定変更をはじめすべてのアクションは記録されます。万一のセキュリティ事故の場合も証跡は5年間保管されているので追跡が可能です。 いつ、誰が、何をしたのか分からないという心配はありません。

株式会社VSN ファイル共有事例

派遣先に常駐する3,000名を超えるエンジニアとの情報共有を実現

3,000名を超えるVSNのエンジニアは、一人ひとりが派遣先の課題を発見し、課題解決のために積極的なソリューション提案を行うという高品質な技術サービスを提供しています。新たな価値を顧客企業に提供するためには、社内のソリューションデザイナーとの緊密で効率的な情報共有が不可欠でした。以前は、ソリューションデザイナーが直接派遣先を訪問してエンジニアから情報を収集し、共有すべき情報を紙ベースで持ち帰り、社内に戻ってデータ入力するという非効率なコミュニケーションで、情報共有にタイムラグが発生していました。Fleekdriveの導入によって、ソリューションデザイナーと派遣先のエンジニアとの間で、毎日のようにタイムリーな情報共有と意見交換が可能になりました。

派遣先のネットワーク環境に依存しないセキュアな情報共有の実現

派遣先の企業によってPCや通信環境が異なり、メールにファイルを添付できない、あるいはメールそのものが使用できないといった環境もありました。Fleekdriveの導入後は、インターネット環境さえあれば、PCからでもスマートデバイスからでも、いつでも、どこからでもセキュアに社内のデータにアクセスすることが可能になりました。現場で活躍するエンジニア同士がタイムリーに情報を共有し、その中で新しい問題を発見して解決に取り組むこともできるようになりました。

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