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仕事のミスは報告が基本!ミスが多い人は隠しがちって本当?

原田千明 原田千明
2017-11-13 | 仕事のミス

仕事でミスをしないに越したことはありませんが、ミスは誰にでも起こりうることです。そのため、職場で問題になるのはミスをしたことよりもミスをした後の対応です。もしも、ミスをした後の対処を間違うと、周りを巻き込む大問題に発展する可能性がありますから、対処の仕方を間違えないように注意しましょう。いざというときに焦って間違った行動をしないためにも、正しい対策方法についてあらかじめ考えておくことが大事です。

仕事のミスはなぜ起きる?原因がわかれば対策方法が見えてくる!

最初に、仕事のミスが起こる原因について、どのように考えている人が多いのかアンケートを取ってみました。

【質問】
仕事でミスが起こる主な原因はどこにあると思いますか?

【回答結果】
会社の仕組みに問題がある : 54
社員に問題がある : 46

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 – 29 30 – 39 40 – 49 50 – 59 60
【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年08月29日~2017年09月05日
有効回答数:100サンプル

ミスは仕組みのせいと考える人が多数派

今回のアンケートでは、会社の仕組みに問題があると回答した人が過半数を占めました。

・ケースバイケースだけど、たいていの場合、仕事の分担や連携がうまくいかずにそれがミスに発展する場合が多いと思うので。(40代/正社員/女性)
・ミスが起きる原因のひとつは人為的なものだと思いますが、人為的なミスは会社の仕組みによって最終的には防ぐことが可能だと思います。2重、3重のチェック体制を敷き、チェックを通らなければそれ以上プロジェクトが進まない仕組みを作ることが大切です。(50代/正社員/男性)
・組織の場合、多くのミスは個人の問題ではなく組織の問題。ミスを起こさない体制やコミュニケーションを構築する事が大切。(30代/個人事業主・フリーランス/男性)

会社の仕組みに問題があると回答した人のコメントを見ると、ミスを起こす社員個人にも問題があると前置きしたうえで、会社の仕組みに問題があると回答している人が目立ちました。誰でもミスをする可能性があることを前提に、会社がミスを防ぐ対策をきちんと取る必要があると考えていることがわかります。一方、社員に問題があると回答した人は、今回のアンケートでは少数派となったものの、半数をわずかに下回るだけでした。

・うっかり、注意散漫、あるいは基本の不徹底が原因で起きることがほとんどです。(50代/パート・アルバイト/女性)
・社員の仕事に対する取り組み方の温度差によるものであったり、不注意によるもの、心配事があって集中しきれていない事などであったりします。社員自身がミスに対する警戒を疎かにしていることが多いことが原因です。(40代/正社員/男性)
・基本的には、社員の不注意によるものが大半だと思います。ただ、会社側も未然にミスが起こらないように、チェック機能を万全にするなどの仕組みは構築するべきだと思います。(50代/派遣社員/女性)

社員に問題があると回答した人のコメントにも、会社はミスの起こらない仕組みを考える責任があると付け加えているものが多く見られました。そういった前提のもとで、社員本人の注意不足などによって起こっているケースが多いと考えている人が、こちらの選択肢を選んでいることがわかりました。

今回のアンケートから、仕事のミスは社員と会社どちらか一方のせいではなく、社員個人の不注意と会社の仕組み不足が合わさって起こっているように感じられました。では、次の段落で仕事のミスが多い人の特徴について詳しく見ていきましょう。

仕事のミスが多い人に共通する特徴とは?

仕事上のミスが多い人には次のような共通する特徴が見られます。

・マイナス思考
マイナス思考で生真面目過ぎる人は、一度してしまったミスをいつまでも引きずるため、思い切った行動がとれなくなり、ひとつの仕事に時間がかかるようになります。次第に複数の仕事が溜まり同時進行を余儀なくされると、時間的にも精神的にも余裕がなくなりミスをしやすくなります。
・メモを取らないまたは取り方が悪い
記憶力に頼ってメモを取る習慣がない人は、頭の中ですべての段取りを処理しようとする結果、しっかり記憶できない部分や、すぐに思い出せない部分ができミスに繋がってしまいます。また、メモを取っても書き方のルールがきちんと決まっていない人や、殴り書きしてあとで読めないような人も、どこに必要な情報が書かれているかがわからなくなりミスに繋がります。
・ミスの対策を練らない人
ミスをした後に再発防止の対策を練らない人は、ミスに繋がる習慣が改善されないため、同じミスを繰り返してしまいます。
・パソコン内の整理整頓ができていない
パソコン内のデータを整理できない人は、せっかく情報を集めても、どこに情報を保存したかがすぐにわかりません。たとえば、デスクトップ上のフォルダが煩雑、パソコン内にタイトルが同じファイルが大量にあるという人は要注意です。
これらのポイントを見て、自分がミスの多い人の特徴に当てはまっていないか、セルフチェックしてみましょう。

詳しくは、「仕事でミスが多い人の特徴4つ!あなたは当てはまっていませんか?」をご参照ください。

ばれるのになぜ隠す?仕事のミスを隠そうとする心理とは?

仕事でミスをしたらすぐに報告するのが基本ですが隠すくせがある人もいます。仕事のミスを隠す人の心理には次のような共通した特徴があります。
・甘い仕事観
自分の仕事が他の人の仕事とどのように繋がっているのかが見えていません。全体の仕事のうちどの部分を自分がしているかを考えていないため、自分のミスが周りに影響を及ぼすとは考えずうまく隠せばごまかせると考えてしまいます。
・ミスしたことを知られたくない
単純に叱られるのが怖い人と、プライドが高くてミスを指摘されたくない人、出世のためにミスを知られたくない人の3タイプがあります。
仕事上のミスはいずれ発覚するものと捉えて、わかった時点で報告し、再発防止の仕組みづくりをするのが正しい対応の仕方です。どんなに完璧な人でもミスをする可能性はあるのですから、自分だけで何とかしようとせず、周りの人と協力してミスを減らす取り組みをすることが大事です。報告・連絡・相談を徹底させ、周りの人と協力してダブルチェックできる仕組みをつくるなど対策をしておくとよいでしょう。ミスしたことを知られたくないなら、ミスをする前に対策をしておく必要があります。

詳しくは、「仕事のミスを隠す人の心理とミスを防ぐ2つの対策!」をご参照ください。

仕事でミスしたらすぐに報告!ベストなタイミングと注意点は?

仕事上のミスは、したことがわかったらすぐに報告することが基本中の基本です。報告のタイミングは遅らせたところで何もよいことはありません。状況次第では被害が大きくなるだけですから、できるだけ速やかに報告をしましょう。仕事上のミスは自分ひとりで解決できないケースも多く、時には周りの協力を必要とします。ただし、報告が早ければそれだけでよいわけではありません。ミスした事実を正確に伝える必要があります。いつどこで何をしたらミスに繋がったのか、原因がわかっているならその事実を、原因がつかめていない場合でも、わかっている範囲で事実を隠さずに伝えるようにします。ミスを伝えるときには、決して言い訳や責任転嫁をしてはいけません。「でも」のような逆接の接続詞や「…しようと思ったのですが」のような言葉を入れてしまうと言い訳にしか受け取られず、かえって上司や周りの人を怒らせてしまうことになります。自分がどう思うかなどの意見は入れず、事実だけを端的に報告するようにしましょう。ミスに対する一連の対処が終わった時点で、最後に報告書を作成して提出します。これはミスが起こった事実を全体で共有して、再発防止策を練るために必要な報告です。ここでも余分な言い訳などは書かず、ミスをした事実と、どのような対策が考えられるかといった改善策のみを書くようにします。

詳しくは、「仕事のミスを報告する適切なタイミングと報告の注意点まとめ」をご参照ください。

仕事のミスは防げる!発生させない対策が大事!

仕事のミスは100%無くせるわけではありませんが、対策によって軽減することは可能です。仕事のミスを減らす具体的な対策としては次のような方法が考えられます。
・ダブルチェックの仕組みをつくる
作業者とチェック者を別にして、複数の目で作業を確認するとミスを減らせます。
・ミスを防止する仕組みづくり
作業工程に合わせたチェックシートを活用するなど、ミスを減らすための仕組みをしっかり作ることが大事です。
・短時間集中型で仕事をする
だらだらと時間をかけて仕事をするのではなく、途中に休憩を挟むなどして、仕事に集中しなければならない時間を短くする方法です。集中が必要な時間を短時間にすることでうっかりミスや注意不足を減らせます。
・ホウ・レン・ソウの徹底
業務の大小を問わず、報告、連絡、相談を徹底することで、上司が部下の業務の進捗を把握しやすくなります。コミュニケーション不足によるミスが減り、ミスが起こる前に対策を取れるようになります。
自分ひとりだけで仕事をしているという感覚で作業をしているときほどミスが起こりやすいと言えます。職場全体の協力でミスは減らせます。

詳しくは、「仕事のミスは対策できる!ケース別ミスの対策6選!」をご参照ください。

仕事へのモチベーション低下がミスを招く?効果的な対策とは?

仕事へのモチベーションが低下しているときほどミスは起きやすくなります。なぜなら、仕事への興味ややる気がなくなってくると、注意力や集中力が維持できなくなるからです。モチベーションが下がる原因はいろいろありますが、労働環境や人間関係に問題があることが多いようです。自分の理想の労働環境と大きくかけ離れていると、なぜこの職場で働かなければならないのかという疑問がわいてきます。人間関係がよくないと、毎日顔を合わせるのが苦痛になってきます。自分の仕事に対して正当な評価が得られない場合もモチベーションが下がります。このような原因によって低下したモチベーションは、ただ放置しておいても簡単には上がりません。自力でモチベーションを上げる方法としては、何らかの目標を決めて、やり切った自分に対してご褒美を用意するという方法や、ごく短いスパンの目標を立てて達成感を味わう方法、自分と向き合って、なぜ仕事をするのかを真剣に考えてみる方法などがあります。周りの力を借りるなら、前向きにがんばっている人と話したり、身近にライバルを見つけて負けないようにがんばったりすることも有効です。モチベーションが上がれば集中力や注意力が戻りミスも徐々に減ってきます。

詳しくは、「仕事のミスはモチベーションの下落が原因かも!モチベーションを上げる6つの手法!」をご参照ください。

気持ちの切り替えとミスをなくす仕組みづくり!ミスをした後が大事

ミスは完全にゼロにすることは無理ですが、ミスゼロを目指す気持ちは欠かせません。ミスをしたときにはただ隠そうとしたり落ち込んだりするのではなく、すぐに報告をし、必要な対応をすることが重要です。最初のミスは、再発防止策に活かせば次のミスを防ぐための指標になります。ミスをしたことをいつまでもくよくよと悩み続けるのではなく、ミスを防止する対策を練り全体で共有するようにすれば、職場のミスをゼロに近づけられるでしょう。

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