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容量のために圧縮してメール添付するメリットや注意すべき点は?

菅原 輝之 菅原 輝之
2017-09-21 | メール容量

現代社会においてメールで仕事上の連絡を取り合っている人は少なくありません。仕事関係のデータファイルをメールに添付して送ることもあるでしょう。しかし、メールの添付ファイルはデータサイズによってはダウンロードできないなど、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。そのため、添付ファイルのサイズは2MB以下に抑えるのがマナーです。そこで役立つのが「圧縮」というテクニックです。圧縮を行うとデータ内容はそのまま、サイズだけを小さくすることができます。

メールの添付ファイルを圧縮するのは何のため?メリットは?

メールの添付ファイルは、容量が大きくなればなるほどダウンロードに時間がかかります。しかも、使用しているメールシステムなどによって上限に差はあるものの、データサイズが大きいメールはそもそも受信できません。会社によっては3MBまでのメールしか受信できないということもあります。そこで、画像データなどのサイズが大きいデータや複数のデータファイルを相手に送信したいときは、データを圧縮してサイズを小さくしてから添付する必要があるのです。
データをZIP形式などに圧縮するとデータの内容は保持したまま、ファイル容量だけを軽くできます。しかも、複数のファイルを1つにまとめられるため、受信者側がファイルをいちいちダウンロードする手間を省くことができます。圧縮したファイルは解凍(展開)ソフトを使うことで元の状態に戻すことが可能です。
セキュリティという面でも、圧縮ファイルを使ってファイルのやり取りをすることにはメリットがあります。圧縮・解凍ソフトによっては、ファイルにパスワードをかける機能がついているからです。これにより普通にファイルをやり取りするよりも安全にデータを扱うことができます。

容量を考えて圧縮するなら!注意すべきポイントは何?

メールを使ってデータファイルをやり取りするのであれば、ファイルの圧縮は必要不可欠と言えます。しかし、ファイルを圧縮するときは注意点もあります。
1つ目は受信者側が解凍できる形式にデータを圧縮することです。Windowsの場合、標準でファイルをZIP形式に圧縮できる機能が付いています。そのため、圧縮ファイルの形式もZIPが一般的です。基本的にはZIPを使うようにするとよいでしょう。逆に避けるべきなのが圧縮ファイルの形式は.exe形式です。実行ファイル形式のファイルはマルウェア頒布などに悪用されるケースが多発したため、ファイル添付ができなくなっていることが多いのです。確実にデータの受け渡しを行いたいなら避けたほうが無難と言えるでしょう。
ファイルの圧縮形式はいくつかありますが、受信者側がファイルを解凍できないとデータを送った意味がありません。相手方のパソコン環境を確認してから送るようにしましょう。Mac・Windows間では文字化けなどのリスクがあるため、それにも注意が必要です。
2つ目はファイルを圧縮しても、データの種類や量によっては容量が小さくなるとは限らないことです。データの数が多ければ圧縮してもデータ容量は大きくなりますし、音声ファイルや画像ファイルなどデータの種類によっては、圧縮してもデータサイズがあまり変わらないこともあります。もしZIP形式にしても2MB以上になるようであれば、ファイル転送サービスやクラウドサービスの活用を検討するべきと言えるでしょう。

実際に気を付けているのは?メールユーザーだからわかる注意事項

メールを使った添付ファイルのやり取りには必須とも言える圧縮ファイルですが、送信側の準備不足によっては相手に余計な負担をかけてしまう可能性もあります。そこで、全国の男女にアンケート調査を実施、圧縮ファイルを送信する際に気をつけている点についてうかがいました。

相手への気遣いでデータのやり取りは快適になる

・圧縮してあることを伝えるようにしています(35歳/男性/正社員)
・相手が圧縮を解凍することができるかしっかり確認してから送るようにしています。(31歳/女性/パート・アルバイト)
・やはり詰め込み過ぎないことですね。容量に気をつけます。ファイルに何が入って居るかも記します。(34歳/男性/正社員)
・漏洩が怖いので、パスワードを付けるなどの対策を取るように会社から言われています。(44歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・圧縮ファイルの拡張子とデータ容量。それ以前に復元可能であるか一度解凍してチェックしている。(39歳/男性/個人事業主・フリーランス)
・メール送信者への送信者間違いに気をつけます。最近は別途パスワードを送信することもありますが。(51歳/男性/正社員)

【質問】
圧縮ファイルをメールに添付して送信する際、どんなことに注意していますか?

【回答結果】
フリー回答

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

アンケート調査の結果、データ容量のチェックをする、相手がファイルを解凍できるかどうか確認する、ファイルにパスワードをかけるなど、多くの人が確実に安全にデータをやり取りするために注意深く作業していることがわかりました。仕事関連のファイルは重要度も高く、高いセキュリティが求められます。それだけに慎重に扱っている人が多いようです。

圧縮や軽量化ってどうやるの?手順は?

画像ファイルの場合はファイルを圧縮しなくても、ペイントやエクセルなどのソフトで画像の解像度を下げる、もしくは画像を縮小することでデータ容量を小さくできます。また、スマホのメールアプリからメールを送信する場合や使用中のメールサービスによっては、画像をメールに添付する際サイズを選択する画面が表示されます。このとき小さめのサイズを選べば、それだけでデータサイズを小さくできます。
画像ファイルだけでなく文書その他のファイルを送るなら、ZIP形式にファイルを圧縮しましょう。たとえばWindowsの場合標準でファイルの圧縮・解凍機能がついてきます。さらに操作も簡単です。対象のファイル上で右クリックをする→「送る(N)」にカーソルを合わせる→「圧縮(zip形式)フォルダ」を選択するという3ステップで簡単にファイルを圧縮することができます。ファイルの解凍も圧縮フォルダを右クリックして、展開画面で「展開」を選択するだけで行えます。

使いこなせれば便利!手軽に対処できるのが魅力

メールの添付ファイルを使いこなすうえで、データの送受信サイズ制限はやっかいなものです。容量の上限に引っかかりそうなときは、ファイルの圧縮、画像の縮小や解像度調整で容量の節約を図りましょう。圧縮も画像縮小も、慣れてしまえばそんなに難しい作業ではありません。これらのテクニックを使いこなせれば、メールを使ったデータのやり取りはよりスムーズなものになります。ファイルの種類や量によっては他の方法を考える必要もあるかもしれませんが、ある程度の大きさの文書ファイルなどなら十分に対応できるはずです。

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