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オンラインストレージでデータバックアップの効率化を | クラウドストレージ | Fleekdrive ブログ

菅原 輝之 菅原 輝之

企業にとって、顧客データなどの極秘情報は重要な資産であり、適正な保管・管理が求められます。しかし、これまでのように外付けハードディスクやファイルサーバーを使用したバックアップ方法では、コンプライアンスの観点から心配だと思っている担当者もいるでしょう。そこで、新しいバックアップ方法として注目を集めているのがオンラインストレージを活用する方法です。この記事では、オンラインストレージのバックアップ機能や活用法について紹介します。

新しいバックアップ方法として注目を集めているのがオンラインストレージ

オンラインストレージのバックアップ機能の概要

インターネットが発達する前は、PC上にあるデータを外付けハードディスクなどの記録媒体にバックアップすることが一般的でした。インターネットの通信速度が遅い時代では、膨大な量になる企業のデータをスムーズにバックアップする体制が整っていなかったのです。しかし、ローカルに保管する方法には大きな問題があります。ハードディスクなどを使ったバックアップは毎回管理者が操作しなければならず、手間がかかります。もしも、なんらかの手違いで担当者がバックアップ作業を忘れていたら大問題です。また、いくら厳重に管理していても、職員の不正によってデータが抜き取られるリスクは否定できません。さらに、自社内で保管していると、地域に甚大な災害が発生した場合は復旧にあたって大事なデータを喪失してしまうおそれもあります。すると、顧客への対応はもとより、自社の従業員に対してすら満足に連絡がとれなくなる可能性があるのです。

これらの問題を解決できるのが、オンラインストレージを利用したバックアップ機能だといえるでしょう。この機能は簡単にいうと、外部にある専用のサーバーにデータやファイルを保存しておくという方法です。つまり、自社のPCや外付けハードディスクなどによるローカル管理ではなく、電子化されたデータやファイルをオンライン上に保存することになります。保存されたデータやファイルはインターネットを経由していつでも閲覧でき、オンライン上で作業したあとに再度上書き保存することも可能です。そのため、担当者が毎回バックアップ作業を行う手間が省けます。

オンラインストレージサービスを提供する会社は、その道のプロです。ウイルス感染や不正なログインに対する予防策、システム障害に備えた複数の対応策を講じているため、安全性も高いのが特徴です。これはコンプライアンスの観点からも有意義であり、必要不可欠なサービスです。さらに、バックアップを行っているのは外部の会社であるため、仮に営業している地域が大きな災害に遭遇したとしても重要データは無傷で残っている可能性が高くなります。オンラインストレージのバックアップ機能は、リスク管理の観点からも極めて有効なのです。

オンラインストレージの具体的な機能

オンラインストレージのバックアップ機能を活用すれば、まず「クラウドを使用してPCのデータをバックアップする」ことができます。クラウドとは、インターネットなどのネットワークを経由してアプリやその他のサービスを利用することです。つまり、インターネット経由でデータのバックアップができることを指します。クラウドを利用したバックアップでは、さまざまな条件を付加できます。たとえば、「指定したファイルだけをバックアップする」「ファイルが更新されるたび、または一定時間経過するたびにバックアップする」といった条件を設定できます。ファイルのバージョン管理や変更履歴のバックアップも可能です。自社の状況に応じて条件や機能などを選べるのは魅力でしょう。

また、オンラインストレージ上に保存されている「ファイルを共有して同期する」こともできます。PCごとにファイルを保存する方法だと部署間での情報共有のスピードが遅くなりがちですが、オンライン上にファイルがあればいつでも許可を与えられた人は閲覧可能となります。しかも、閲覧するだけではなく同時編集が可能なように設定することもできます。情報のスピード化が叫ばれている時代にあって、この機能も見逃せないポイントだといえるでしょう。

オンラインストレージのバックアップ機能を活用することで、「保存したファイルをアーカイブ管理する」ことも可能です。これまでのように外付けハードディスクなどにデータを保存していると、よほどしっかり整理しなければ古いものに何のデータが入っているのかわからなくなります。しかも、多人数でアーカイブ資料を共有していると、ファイルの整理・管理も簡単ではありません。しかし、オンラインストレージにデータを保存すると、ファイルを並び替えるだけで簡単に整理できてしまいます。普段はあまり使わないようなデータをアーカイブ管理して一元化しておくことで、必要なときにすぐ取り出せるようになります。結果として、ファイルの消失リスクや改変リスクにも対応できるようになるでしょう。

オンラインストレージ上に保存されている「ファイルを共有して同期する」

データファイルはオンラインストレージでバックアップしよう!

オンラインストレージでデータをバックアップすることは、「業務の効率化」だけでなく、「リスク管理」や「コンプライアンス対策」にもメリットがあります。導入にあたって費用はかかりますが、すでにサービスを提供している会社に依頼したほうが自社で最初からシステムを立ち上げるよりも安く利用できるでしょう。また、システム開発にかかる時間を省ける点も魅力です。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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